В России есть замена MS Project. Обзор системы планирования и исполнения проектов в «Первой Форме»

Ещё до ухода Microsoft менеджеры проектов часто переключались между двумя системами — Project использовали для планирования задач и, например, Jira для их исполнения. В этом случае они вручную или с помощью дополнительных плагинов синхронизировали данные, а также отдельно узнавали статусы у исполнителей в третьем решении или мессенджере.

При этом Project оставался самой популярной системой для ведения проектов в крупных компаниях. Мы с командой понимали, что рано или поздно Microsoft отключит российских пользователей, поэтому заранее стали готовиться к росту запросов на «полный аналог» и перепридумали своё проектное управление. 

Меня зовут Максим Тимонов, я дизайн-директор в «Первой Форме». В этой статье я покажу, какие возможности мы добавили, чтобы заменить MS Project и объединить всю проектную работу в одной системе. 

Главное о системе «Первая Форма»

«Первая Форма» — это low-code BPM-система, с помощью которой можно автоматизировать все бизнес-процессы компании: документооборот, управление проектами, управление продажами, В2В2С-решения, корпоративные коммуникации, создание типовых автоматизированных рабочих мест.

Например, бизнес-процесс CRM: вы регистрируете продажу, генерируете из неё проект с паспортом каждого этапа, создаёте по шаблонам документы и обмениваетесь ими с клиентом с помощью коннекторов со СБИС и Контур.Диадок, обсуждая всё это во встроенном мессенджере и по видеосвязи.

Проектное управление в «Первой Форме» развивается с 2007 года — все его функции появились как ответ на потребности клиентов. Раньше проект в платформе проектировался как бизнес-процесс, в его рамках создавались проектные и производственные задачи. 

С уходом Microsoft поток заявок на полную замену Project возрос, и я решил переработать концепцию ПУ под потребности клиентов, чтобы обеспечить им безболезненный, насколько это возможно, переход на российское решение. 

Новая концепция — это виртуальные задачи в полноценном редакторе, как в MS Project, которые можно запускать в производство и сверять план-факт.

Далее давайте рассмотрим 7 новых фич, которые максимально сближают «Первую Форму» с MS Project. 

Инлайн-планирование без модальных окон и обязательных полей

Максимально в проекте можно создать 10 тыс. задач, как и в MS Project. Это можно сделать многократным нажатием одной кнопки, заполнить названия, срок и связи также можно из проектного интерфейса.

После клика по кнопке «Создать» автоматически становится активно поле названия

После клика по кнопке «Создать» автоматически становится активно поле названия

Управлять задачами можно как из табличной части интерфейса, так и с диаграммы Ганта. Например, объединить задачи в группу можно перетаскиванием строк, а задать сроки — растягиванием соответствующей полосы на таймлайне. 

При изменении сроков на Ганте данные в табличной части обновляются в онлайн-режиме

При изменении сроков на Ганте данные в табличной части обновляются в онлайн-режиме

Гант по умолчанию открывается по масштабу проекта, масштабируется от часов до лет и выглядит как в Project, Wrike и ClickUp.

В Project можно управлять размерами табличной части и диаграммы. В «Первой Форме» эта возможность тоже есть

В Project можно управлять размерами табличной части и диаграммы. В «Первой Форме» эта возможность тоже есть

В проекте можно задать четыре вида связей:

  • от конца задачи 1 к началу задачи 2 — зависимая задача 2 не начнётся, пока не завершится задача 1;

  • от начала задачи 1 к началу задачи 2 — задача 2 не начнётся, пока не стартует задача 1;

  • от начала задачи 1 к концу задачи 2 — зависимая задача 2 не завершится, пока не начнётся задача 1;

  • от конца задачи 1 к концу задачи 2 — задачу 2 можно будет закрыть только после окончания задачи 1.

Также можно установить зависимость одной задачи от нескольких: например, производство нового продукта не запустится, пока не будут выбраны поставщики сырья и разработана маркетинговая кампания. Как и в Project, для задач можно устанавливать предшественников — все задачи, от которых зависит текущая. 

Связи между задачами влияют на автоматическое планирование: если начать перемещать по таймлайну одну задачу, все зависимые также будут двигаться. Также есть отдельное свойство «Старт проекта» — в нём можно установить дату начала, и первые задачи подвинутся к ней, как в иностранных системах. 

В зависимости от того, какую связь вы установили, Гант автоматически переместит полосу задачи по таймлайну. Например, к концу зависимой задачи, как на картинке

В зависимости от того, какую связь вы установили, Гант автоматически переместит полосу задачи по таймлайну. Например, к концу зависимой задачи, как на картинке

В проекте можно проставить вехи — задачи без длительности. На диаграмме Ганта они будет обозначены «ромбом». Как и в Project, для вех задаются связи с другими задачами и дополнительные условия, о которых речь пойдёт далее, в отдельном блоке.  

Вехи также выделяются по цвету. Задать цвета можно в отдельном проекте и во всей системе. Тогда палитра проекта будет ей соответствовать

Вехи также выделяются по цвету. Задать цвета можно в отдельном проекте и во всей системе. Тогда палитра проекта будет ей соответствовать

Базовые планы и версии проекта

В системе есть возможность сохранить четыре базовых плана, которые можно вывести на проектный интерфейс по одному или вместе. Тогда при изменении текущего плана система будет подсвечивать расхождения:

  • красным, если показатели проекта при таком изменении становятся хуже;

  • зелёным, если вариант из текущего плана эффективнее базового.

В будущем в проектном управлении появится возможность установить 10 базовых планов

В будущем в проектном управлении появится возможность установить 10 базовых планов

Базовые планы можно также править в табличной части и пересохранять. Если нужно отправить вариант на согласование, такой план можно заблокировать для редактирования. После получения акцепта на нём появится отличительный маркер.

Кроме того, вы можете создать в рамках одного проекта другую «Версию» (в Project эта сущность будет называться «Проектом»). Отличие между базовым планом и версией в следующем:

  • базовый план сохраняет даты, сроки и продолжительность, не меняя состав задач;

  • версия сохраняет отдельный набор задач и базовые планы для них.

Чтобы уложиться в согласованное расписание, в проектном управлении от «Первой Формы» есть критический путь. Задачи, которые ему соответствуют, подсвечиваются на Ганте красным цветом.

Задачи из критического пути сильнее всего влияют на общую длительность проекта

Задачи из критического пути сильнее всего влияют на общую длительность проекта

Большой набор ограничений и условий

Проектное управление на базе «Первой Формы» подходит для долгосрочных проектов с сотнями задач. Для гибкости вы можете настраивать дополнительные условия автопланирования. Можно зафиксировать:

  • длительность в днях, и тогда трудозатраты на неё не повлияют;

  • трудозатраты в часах, и тогда срок может быть любым;

  • единицы в рублях, и тогда система подстроит срок и трудозатраты под бюджет и выбранные ресурсы.

Также можно установить дату, с которой начнет действовать ограничение задачи. Эти функции есть и в Project

Также можно установить дату, с которой начнет действовать ограничение задачи. Эти функции есть и в Project

Также можно задать запаздывание по дням между двумя связанными задачами, но тогда подвинуть зависимую задачу на более ранний срок не получится, и раннее начало и окончание, если вы планируете выполнить действие досрочно.

В Project модальное окно с информацией о задаче организовано также, как и в «Первой Форме»

В Project модальное окно с информацией о задаче организовано также, как и в «Первой Форме»

Кроме того, в системе есть восемь видов ограничений:  

  • старт «как можно позже» и «как можно раньше» — гибкое расположение задачи в хронологии проекта. 

  • фиксированное начало и окончание — строгие дедлайны задач.

  • старт «не позже» и «не раньше» — гибкое начало с пределом по сроку.

  • окончание «не позже» и «не раньше» — гибкий дедлайн.

Если выставить ограничение «как можно позже», задача переместится в конец проекта

Если выставить ограничение «как можно позже», задача переместится в конец проекта

Здесь также действует автоматизация массовой работы — если вы решите что-то подвинуть, все связанные задачи тоже переместятся. Ограничения тоже учитываются — система подсвечивает конфликты планирования и выдаёт предупреждение. 

Сейчас в системе можно настроить производственный календарь для всей компании. Он учитывается не только при распределении ресурсов и планировании сроков задач в проекте, как это происходит в Project, но и при исполнении и в автоматизациях производственных задач.

Заполнение ресурсов и показателей из проектного интерфейса

В «Первой Форме» есть две точки планирования ресурсов: в фактических задачах и в проектном управлении. Проектное управление — это множество планов, которые могут конфликтовать между собой на этапе проектирования. Эти конфликты можно заметить в фактических задачах в системе при утверждении проекта и заполнении плановых часов.

Вы можете указать множество ресурсов и процент их загрузки в рабочий день — например, по полдня каждый день. Также можно установить конкретного исполнителя-ответственного. 

Ресурсами в проекте можно назначить должности, аудитории, технику и многое другое. Для каждого ресурса можно задать ставку, стоимость аренды и другие параметры

Ресурсами в проекте можно назначить должности, аудитории, технику и многое другое. Для каждого ресурса можно задать ставку, стоимость аренды и другие параметры

При этом если вы решите забукировать, условно, 900 часов одного ресурса на три дня, система выдаст предупреждение об овербукинге и предложит или пересмотреть сроки, или добавить на задачу другие ресурсы. 

В проекте можно указать риски для каждой задачи: маленькие, средние и большие. В зависимости от них система подсвечивает задачу. 

Согласование и исполнение проекта

Перед запуском вы можете утвердить версию проекта и зафиксировать её состояние. Для каждой задачи прописываются плановый и фактический процент выполнения, между которыми рассчитывается разница на конкретную дату. Например, если вы забронировали 40 часов разработчика на пять рабочих дней, он списал уже 24, а задача выполнена на 0%, значит, что-то идёт не так и нужно вмешаться.

В Ганте, кроме процента выполнения, также отображается задержка по старту и окончанию задачи вплоть до секунд. В зависимости от неё вы можете перепланировать проект или добавить ресурсы, чтобы сократить разрыв

В Ганте, кроме процента выполнения, также отображается задержка по старту и окончанию задачи вплоть до секунд. В зависимости от неё вы можете перепланировать проект или добавить ресурсы, чтобы сократить разрыв

Текущие и плановые показатели завершения проекта тоже можно отобразить на диаграмме и в табличной части. В этом случае на ресурсных колонках появится бейдж с показателем отставания. Так вы сможете быстро отследить проблемы, без скроллинга задач и поиска по Ганту. И если в MS Project это нужно отдельно настраивать и заполнять вручную, в «Первой Форме» отставания доступны по умолчанию.

Если план и факт сильно расходятся, можно изменить всю вторую половину проекта и утвердить её заново. Тогда при изменении сроков система покажет все заданные предупреждения и автоматом перенесёт связанные задачи. После отправить версию руководителю можно одной кнопкой.

Заведение производственных задач в BPM-системе и фиксация фактических показателей

В отличие от MS Project, который предназначен только для планирования, «Первая Форма» — это система для автоматизации всех бизнес-процессов и потоков задач компании. Это значит, что вы можете перенести задачи из проекта в систему, и они распределятся по всем вовлечённым отделам на конкретные даты и ресурсы. 

При настройке процессов вы можете задать автоматическое заполнение полей, сроков, исполнителей и слотов в их календарях. Также можно автоматизировать приоритеты, бюджет, трудозатраты, тип задач и проекта. Карточка при этом будет связана с задачей в проектном интерфейсе — если обновить данные в одной, они автоматически подтянутся во вторую.

Синхронизация плановых и фактических задач проходит в фоне

Синхронизация плановых и фактических задач проходит в фоне

В карточках задач исполнители могут обсуждать детали, созваниваться с руководителем и вносить фактические трудозатраты. Они автоматически подтянутся в сам проект, где система пересчитает доступные ресурсы и отобразит актуальные статусы. Если сотрудники забывают фиксировать потраченное время, из проектного интерфейса можно разослать автоматическое напоминание. 

Гибкие настройки доступа

В «Первой Форме» можно настроить права доступа к любым разделам и их содержимому. Проекты не исключение — вы можете выдать право на просмотр и редактуру как всей сущности, так и версий и производственных задач.

При этом любые правки проекта можно отследить в истории изменений. В интерфейсе есть сохранённые версии, которые позволяют перейти на предыдущие шаги. Если нужно откатить всё до ранних вариантов плана, это также можно сделать из истории.

В самой BPM-системе производственные задачи также можно гибко настроить по доступам. Пользователям можно разрешить просматривать или редактировать все задачи отдела, конкретные карточки и определённые поля в них.

Права можно выдавать массово, для этого в системе можно создать отдельные группы

Права можно выдавать массово, для этого в системе можно создать отдельные группы

Будущие обновления: планирование с учётом разных календарей

В будущем появится возможность заводить разные производственные календари-графики одновременно для разных групп сотрудников:

  • классический 5/2;

  • график 2/2 с плавающей датой первого рабочего дня;

  • разное начало рабочего дня.

Также появится представление ресурсов в разрезе исполнителей (ресурсов) по часам на день. 

Вместо итогов

Вся логика проектного управления в системе основана на кейсах клиентов, которые ранее работали в MS Project. Менеджеры могли только планировать проекты в отрыве от исполнителей. Эта логика быстрого проектирования сохранена в системе в тесной связи с BPM-процессами и глобальным планом. 

Проекты из Project можно импортировать в «Первую Форму». Для этого нужно:

Если вам нужно отправить проект внешним пользователям, его можно экспортировать в PDF и Excel. 

1 октября пройдёт вебинар, на котором я покажу все эти функции в действии. Участие в нём бесплатное по предварительной регистрации. Вопросы о решении вы можете задать в этой форме или здесь в комментариях.

© Habrahabr.ru