Удаленная бухгалтерия — как выгода для бизнеса
Введение в условиях пандемии режима самоизоляции, нерабочих дней, самоизоляции и иных ограничительных мер подтолкнули еще большее число работодателей перевести сотрудников на удаленную работу из дома. Бухгалтерия – та деятельность, которую вполне можно осуществлять дистанционно. Главное – организовать рабочий процесс должным образом и при этом не нарушить нормативные требования.
Ведение бухгалтерского учета — процедура, посредством которой осуществляется организация и регулирование бухучета компании, организации или учреждения любого типа. Так как работа бухгалтерии напрямую связана с финансами организации, заниматься ею должны опытные и проверенные сотрудники. Однако предприятиям малого и среднего бизнеса сегодня не требуется собственный бухгалтерский отдел. Те же задачи, причем с меньшими затратами, может решить удаленная бухгалтерия.
Что же такое удаленная бухгалтерия? Бухгалтерский и налоговый учет компании может взять на себя аутсорсер — специализирующаяся на этом сторонняя организация или фрилансер, то есть работающий удаленно по договору бухгалтер. Его задача — учет всех финансовых операций заказчика и их документирование, составление отчетов, выписки, подготовка платежных документов, учет основных средств, расчеты с поставщиками, учет продаж и пр., поэтому он должен хорошо разбираться в бизнесе клиента, понимать, какие именно операции стоят за конкретными документами.
Выгоды…
В идеале такой удаленный сотрудник должен обеспечивать снижение налоговой нагрузки на бизнес, предлагать оптимальный вариант документирования операций, не допускать задолженностей перед покупателями или подрядчиками из-за задержек в оформлении документов, следить за начислением и уплатой налогов, зарплат и премий сотрудникам.
Нанимая удаленного специалиста или аутсорсинговую компанию, предприятие может существенно сэкономить на ведении бухгалтерии. К тому же аутсорсер заинтересован в постоянном повышении квалификации своих сотрудников, они имеют большой опыт общения с контролирующими органами, всегда в курсе изменений законодательства. С представителями контролирующих органов также общается аутсорсер. Специалист, который ведет удаленную бухгалтерию, заранее просчитает суммы налогов и расскажет руководству компании, как именно они получены, каким образом можно их уменьшить.
Кроме того, если бухгалтерия поручается аутсорсинговой компании, то заказчик не обязан начислять страховые взносы и обеспечивать бухгалтерам прочие социальные гарантии, заниматься вопросами подготовки кадров и повышением их квалификации. Все это берет на себя специализированная бухгалтерская компания. В договоре с нею описывается весь перечень оказываемых услуг. А если понадобится профессиональная консультация, то удаленная компания подобную услугу окажет за дополнительную плату.
…и риски
Однако дистанционное ведение бухучета – это более высокие риски: операционные, кадровые, репутационные риски, риски информационной безопасности, утечки конфиденциальной информации. Это также меньшие возможности эффективно контролировать работу привлеченных специалистов, потенциальное нарушение сроков сдачи отчетности в случае расторжения договора.
Поэтому несмотря очевидные выгоды, «бухгалтер на удаленке» — вариант, с которым связаны определенные неудобства. Аутсорсинговая компания — более надежная альтернатива практически за те же деньги. Она может предоставить максимально компетентного в конкретной области сотрудника. Некоторые аутсорсинговые компании оказывают такие дополнительные услуги, как юридические консультации, кадровый учет, оптимизация налогообложения, доступ к справочным системам, проверку контрагентов.
Аутсорсеру можно поручить полный бухучет или часть работ, например, составление отчетов или начисление заработной платы. Удобнее всего поручить аутсорсеру подготовку и сдачу всех отчетов, которые есть у компании: отчеты в ИФНС (прибыль, НДС, НДФЛ, ПФР, ФСС, ФОМС, транспортный налог, земельный налог, налог на имущество, акцизы и другие). Аутсорсинговая компания сама позаботится о создании электронной подписи и использует ее при составлении отчетов и их передаче через интернет.
В договоре с аутсорсером, как правило, прописываются объем и график работы, критерии оценки качества услуг, размер и механизм выплаты вознаграждения, положения, касающиеся конфиденциальности информации, коммерческой тайны и ответственности сторон. Необходимо подготовить необходимые документы и соглашения, определить алгоритм дистанционной работы финансового специалиста. Заказчик предоставляет аутсорсеру доступ к первичным документам и бухгалтерской системе. Существует ряд систем для ведения бухучета – 1С, веб-сервис «Мое дело» и пр. Самой распространенной является 1С.
Нужно также определить меру ответственности аутсорсера за собственные ошибки. Если аутсорсер страхует свою деятельность от бухгалтерских ошибок, то можно не опасаться, что ошибки в бухучете повлекут за собой штрафы.
Бухгалтерия в облаке
Следует определиться и с наиболее эффективной схемой документооборота. Часто практикуют отправку бухгалтеру сканов первичных документов по электронной почте. ПО и базы данных могут храниться на сервере компании, а доступ к ним организуется через интернет, либо они размещаются на серверах хостинг-провайдера или в облаке. Бухгалтеры уже оценили преимущество облачных технологий.
Обычно аутсорсинговая компания предоставляет клиенту удаленный доступ к бухгалтерии для просмотра данных. А при необходимости можно будет забрать базу с данными. Бухгалтерская компания передаст вам подготовленную базу, поможет установить ее на ваше оборудование.
Особое внимание следует обратить на периодичность создания резервных копий баз данных (обычно за это отвечает провайдер) и на безопасность передачи данных, ведь дистанционно теперь чаще передаются, например, персональные данные, другая информация, требующая защиты от несанкционированного доступа.
Если программа 1С расположена в облаке, то работать с нею можно и с домашнего ПК или ноутбука. Арендуя облачную 1С, вы получаете круглосуточный доступ к ней из любой точки мира. А по стоимости облачная 1С вполне доступна для любой компании.
Аренда или хостинг 1С
Независимо от того, кто занимается бухгалтерией – специалисты, состоящие в штате, фрилансер или аутсорсер, 1С: Предприятие удобно развернуть на виртуальном сервере (VPS) в ЦОД хостинг-провайдера. Такой сервер может работать как под Windows, так и под Linux. При этом не потребуется затрат на оборудование и его обслуживание. Все чаще компании рассматривают аренду сервера как альтернативу его покупки.
Большинство системных администраторов и разработчиков 1С используют ОС Microsoft Windows Server и СУБД MS SQL. Как правило, это VPS с гипервизором виртуализации KVM или Hyper-V. Для 1С нужно от 2 Гбайт оперативной памяти и не менее 40 Гбайт на диске.
В России услуги аренды сервера VPS c 1С (1С: Бухгалтерия,1С: Управление нашей фирмой, 1С: Предприятие, 1С: Комплексная автоматизация и др.) предлагает целый ряд хостеров. В этом случае с 1С можно работать с любого устройства и из любой точки мира. Можно перенести на виртуальный сервер свои базы или создать их с нуля.
Преимущества хостинга 1С:
- Экономия на капитальных затратах, не требуется приобретать серверное оборудование, не нужно покупать лицензию на 1С, продукты Microsoft.
- Информационные базы 1С на виртуальном сервере доступны круглосуточно, в любое время и в любом месте.
- Удобство работы, поскольку 1С на VPS функционирует на любых устройствах с доступом в интернет.
- Не нужно тратить время на обновления и резервные копирования, обычно провайдер делает это за вас.
- Высокая надежность ЦОД.
RUVDS например, имеет широкую сеть надежных дата-центров (они расположены в Москве, Санкт-Петербурге, Казани, Лондоне, Франкфурте, Цюрихе, Амстердаме, Екатеринбурге), и работаем с крупнейшими сетевыми и независимыми дата-центрами с высоким рейтингом надежности, не ниже TIER III (SLA 99,998%). Наши серверы работают на мощном и новом оборудовании от партнера — компании Huawei.
Помимо усиленной защиты и резервирования на уровне дата-центра, сертификации ФСТЭК, мы заключили договор страхования с крупнейшей мировой компанией — страховщиком AIG и теперь можем предложить клиентам — юридическим лицам привлекательные условия индивидуального страхования их деятельности и данных на виртуальных серверах компании. Такое страхование дает клиентам уверенность в том, что в случае инцидента они смогут получить возмещение ущерба. Кроме того, это минимизация последствий кризиса, вызванного утечкой данных, компенсация в случае нарушения целостности корпоративной информации.
Итак, виртуальная 1С в облаке по модели SaaS (Software as a Service) позволит пользоваться программным обеспечением как услугой с помесячной оплатой, работать с 1С в облаке из любой точки. Нет необходимости в покупке программного обеспечения, его обслуживании и обновлении. Обходится 1С в облаке значительно дешевле покупки ИТ-инфраструктуры под 1С.
Поэтому облачное решение выбирают исходя из критериев практичности и стоимости обслуживания. Заказчики получают рабочее лицензионное решение без необходимости обращаться к специалистам для обновления системы 1С. Экономия времени, денег, а также возможность работать с приложением с разных ПК могут стать определяющими факторами в выборе продукта. Оформив подписку, клиенты могут автоматизировать основную деятельность, вести учет, рассчитывать зарплату, сдавать отчетность через интернет.
Как показывают результаты тестов, 1С на VPS/\VDS — интересное решение, которое может снять головные боли многих компаний. Поэтому стоит обратить внимание на услуги «VPS-сервер с предустановленной 1С». Конечно – принимая во внимание все плюсы и минусы такого решения.
