Создаем коллективный интеллект: обмен опытом в команде технических писателей
Как эффективно организовать процесс обмена знаниями в компании, минимизировать потерю времени и повысить продуктивность команды. В статье делимся проверенными инструментами и подходами из личного опыта работы техписов, которые сделали взаимодействие внутри команды удобным и результативным.
Привет, Хабр! Мы в Документерре уже более 10 лет разрабатываем и развиваем платформу для продуктовой документации, постоянно взаимодействуя с техписами из разных компаний и отраслей. Благодаря этим диалогам мы узнали, с какими вызовами они сталкиваются, и какие подходы действительно работают.
Сегодня мы хотим поговорить об обмене знаниями внутри компании. Разберем основные сложности, которые часто мешают наладить этот процесс, и поделимся эффективными решениями, которые помогли нашим клиентам. Дальше вы найдете истории от разных техписов, которые расскажут, как они справляются с этой задачей в своих командах. Возможно, эти идеи окажутся полезными и для вашей компании.
Давайте начнем!
«Обмен знаниями и опытом в компании осуществить не так просто как может показаться, особенно если ваша команда работает удаленно или в разных часовых поясах. В моей прошлой компании управление процессами было по большей части ручным: проджекты (project manager) следили за общим потоком задач и вмешивались, когда возникали заминки.
А еще, был такой воркфлоу, где разработчики «пилили» новый функционал, тестировщики проверяли, а техписы документировали. В принципе довольно стандартная схема. Кажется все понятно, ноооо… Часто приходилось что-то уточнять, задача переходила к человеку, от которого нужна информация, он (после напоминаний и пинков) писал уточняющий комментарий и возвращал задачу техписам. Затем задача уходила тестерам, реже разрабам. Если техпис что-то написал не так — возвращалась в работу. Возникала некоторая суматоха. Такой обмен знаниями не очень эффективен и отнимает много времени, снижая мотивацию команды».
С правильным подходом и использованием современных инструментов, процесс обмена знаниями становится легче и удобнее. В Документерре мы разработали решения, которые помогают компаниям наладить этот процесс и значительно улучшить взаимодействие внутри команд.
1. Создание центра знаний: wiki и базы данных
Один из первых вызовов, с которым сталкивается новый сотрудник, — это погружение в процессы и стандарты команды. Вместо того чтобы объяснять ему всё с нуля, проще дать ему доступ к базе знаний, где собраны все важные инструкции и примеры.
Пример: Команда технических писателей создала вики-сайт на Confluence, где они собрали все руководства по стилю, шаблоны и примеры документации. Когда в команде появился новый сотрудник, ему не нужно было тратить недели на адаптацию. Он быстро ознакомился с материалами и сразу приступил к работе.
Совет: Начинайте сразу с профессионального инструмента для управления знаниями. Это позволит избежать трудностей с переносом информации из разных источников и файлов и обеспечит более организованную структуру с возможностью быстрого поиска и доступа к необходимым материалам.
2. Внедрение стандартов: Шаблоны и глоссарии
Когда в команде несколько технических писателей, важно, чтобы все следовали одним и тем же стандартам. Это помогает сделать документы последовательными и понятными.
Пример: В небольшой компании решили создать шаблоны для всех видов документации: руководств пользователя, справок, технических описаний. Это позволило новым сотрудникам быстрее влиться в работу, а опытным — сосредоточиться на содержании, а не на оформлении.
Совет: Разработайте общий глоссарий терминов, который поможет избежать недоразумений и несоответствий в документации. Такой глоссарий можно хранить в том же вики-сайте или облачном хранилище.
3. Регулярные встречи: Обсуждение трудностей и успехов
Живое общение — важная часть обмена знаниями. Даже если команда работает удаленно, регулярные встречи помогут поддерживать контакт и делиться опытом.
Пример: Мы в Документерре, проводим короткие встречи по понедельникам, где каждый делится своими задачами на неделю. В конце недели проводится ретроспектива, где обсуждаются трудности, успехи и уроки, которые удалось извлечь. Всего пара «митингов» не перегружает рабочую неделю совещаниями, а остальное можно обсуждать в рабочих чатах.
Совет: Попробуйте чередовать формальные встречи с неформальными. Например, раз в месяц устраивайте виртуальный «кофе-брейк», где можно обсудить не только работу, но и какие-то личные достижения или просто поболтать.
4. Наставничество: Взгляд со стороны
В команде всегда есть более опытные сотрудники, которые могут поделиться своими знаниями. Организация системы наставничества помогает новичкам быстрее адаптироваться и учиться у лучших.
Пример: Один наш клиент делает так: каждому новичку назначают наставника, который помогает ему в первые три месяца работы. Наставник не только объясняет, как работают инструменты, но и делится советами, как лучше писать документацию, на что обращать внимание, как взаимодействовать с другими командами.
Совет: Попросите новичка после первых месяцев работы поделиться своим опытом на встрече команды. Это поможет закрепить знания и выявить, что еще можно улучшить в процессе обучения.
5. Использование инструментов: Совместная работа
Современные инструменты делают совместную работу проще и удобнее. Они позволяют работать над документами вместе, даже если вы не находитесь в одном офисе.
Пример: Команда технических писателей в одной IT-компании активно использует Документерру для совместной работы над документами. Там каждый может вносить свои правки и оставлять комментарии. Таким образом, все изменения видны сразу, и не нужно тратить время на пересылку файлов.
Совет: Обсудите с командой, какие инструменты наиболее удобны для вас. Это могут быть Google Docs, Microsoft Teams, Slack или что-то другое. Главное — чтобы все участники процесса были довольны и могли эффективно работать.
6. Постоянное улучшение: Получение обратной связи
Обратная связь помогает выявить слабые места и улучшить процесс. Важно не только получать её от коллег, но и давать самому.
Пример: В одной команде раз в квартал проводят анонимные опросы, чтобы узнать, что можно улучшить в процессе создания документации. Оказалось, что многие хотели бы больше знать о том, как их работа используется в реальных проектах. В итоге стали проводить встречи с разработчиками, где обсуждали, как документация помогает в их работе.
Совет: Обратная связь это не только критика. Обязательно отмечайте успехи и достижения, это мотивирует команду двигаться дальше.
***
Как вы видите, обмен знаниями в команде — это не просто процесс, а настоящее искусство, которое требует внимательности и усилий с обеих сторон. Но результаты того стоят! Ведь качественная документация, слаженная работа и постоянное развитие каждого участника команды — это не просто абстрактные цели, а реальность, если правильно настроить процессы. Надеемся, что наши советы и примеры помогут вам сделать обмен знаниями в вашей команде более эффективным и продуктивным.
