Self Service: как и зачем учить пользователей самостоятельности
27 минут — столько времени в среднем проходит между заявкой об инциденте и сбором команды для ее обработки. За это время компании могут потерять более $230 тыс. Для бизнеса необходимо современное решение. Дать быстрый ответ возможно за счет автоматизации процессов и заблаговременной подготовки.
Стивен Ван Беллеем (Steven Van Belleghem), специалист в области клиентской поддержки, выяснил, что самообслуживание является единственным долгосрочным решением, которое заведомо отвечает ожиданиям клиентов. Причем в качестве этих «клиентов» могут выступать и сотрудники компаний, если речь идет о Self Service платформе для внутрикорпоративного использования.
В статье поговорим, как должен выглядеть сервис самообслуживания и как приучить пользователей «выбирать удочку вместо рыбы».
/ Flickr / David Goehring / CC
Зачем компаниям сервисы самообслуживания
Начнем с очевидного — экономия средств. Еще пару лет назад в HDI подсчитали, что самообслуживание — самый дешевый способ обработки заявки ($10). Удобство порталов самостоятельного решения вопросов пользователями заключается в том, что они не требуют команды обученных специалистов. Такие сервисы нуждаются в инвестициях на трех этапах — при создании, внедрении и поддержании. Со временем портал самообслуживания сможет разрешать все больше вопросов, а количество персонала при этом останется прежним.
Однако экономия затрат не является единственным мотивом для компаний и даже не самым важным преимуществом. Не стоит забывать про увеличение эффективности отдела поддержки. Порталы самообслуживания, как правило, не заменяют другие каналы поддержки клиентов, но снижают нагрузку на сотрудников.
Автоматизированные инструменты решают распространенные проблемы и разбираются с низкоуровневыми заявками. Таким образом происходит «естественный отбор» тикетов. Служба поддержки может сосредоточиться на помощи клиентам с серьезными вопросами, требующими нетривиального решения и высшего приоритета.
Еще одно преимущество — самообслуживание повышает доступность поддержки. Три четверти всех саппорт-отделов не работает круглосуточно. В этом случае, если проблема возникла в выходной день, она будет лежать нерешенной до понедельника. Порталы самообслуживания доступны в любое время суток. Кроме того, пользователи привыкли получать ответ на свой вопрос за несколько минут и готовы платить за это деньги.
Самообслуживание исключает все факторы промедления и максимально снижает время обработки заявки. К этому же преимуществу можно добавить расширение географии поддержки. Подготовка портала для самостоятельного решения проблем на нескольких языках заменяет собой необходимость найма их носителей.
Какой может быть система самообслуживания
Статичная база знаний и FAQ
Эти инструменты основываются на двух предположениях: что конкретный пользователь должен знать и что он захочет узнать в будущем. Компания предугадывает возможные сценарии на основании ранее созданных заявок и часто задаваемых вопросов. С точки зрения ITSM, это может быть база лучших практик, которым сотрудники должны следовать.
Динамичный портал
Это инструмент, работающий в полуавтоматическом режиме. Он предоставляет возможность формирования заявки с интеллектуальной системой подбора ответа из базы знаний. Пример — корпоративный портал самообслуживания на платформе ServiceNow. Главное преимущество такого инструмента — централизация.
Когда все сервисы располагаются в единой библиотеке, пользователям становится намного легче найти ответ на свой вопрос. Динамичным может быть и раздел с часто задаваемыми вопросами. Добавление семантического поиска ответов помогло стартапу Farmgirl Flowers избавиться от ежедневного разбора писем и увеличить продажи на 15%.
Интеллектуальный помощник
71% потребителей предпочитает виртуального помощника для поиска информации. Компании-гиганты инвестируют миллионы в чат-боты. Компьютерные агенты заменяют персонал на обслуживании простых задач, черпая сведения из базы знаний. Если бот не может найти решение для инцидента, он автоматически создает заявку на основе деталей из беседы с пользователем.
/ Pexels / John Jackson / PD
Гибридный чат
Иногда принять заявку клиента следует еще до того, как чат-бот зашел в тупик. В таких случаях пригодится технология гибридного чата. Она позволяет мгновенно переключить пользователя на живого человека и продолжить разговор с того места, где закончил бот.
«Краудсорсинг»
Группа энтузиастов делает за считаные минуты то, что у одного сотрудника иногда может занять несколько дней. Это доказывает опыт онлайн-магазина SquadRun, который снизил затраты на 90% и увеличил скорость работы в пять раз, отдав отзывы на модерацию сообществу.
Еще один эффективный канал самообслуживания — портал, на котором сидят группы заинтересованных людей. Это форумы, социальные сети, каналы в мессенджерах и др. Например, ServiceNow Communities объединяет пользователей платформы со всего мира и помогает им самостоятельно находить ответы на интересующие вопросы.
Как заставить пользователей полюбить Self Service
Первый шаг — адаптировать портал под запросы пользователей. Для этого все разделы и каждый пункт меню должны носить интуитивно понятные названия. Самообслуживание требует высокого уровня участия человека, но, если он не находит ответ в разделе часто задаваемых вопросов дольше 30 минут, скорее всего, он бросит поиски. Нужна удобная навигация, интеллектуальная система поиска и структурированная выдача результатов.
Обслуживание одной и той же заявки можно сделать простым и понятным для пользователя, а можно испортить все лишними формулировками и деталями. Следует упростить терминологию — отказаться от «тикетов» и «инцидентов», как в случае с упрощением ITSM.
Вовлекайте пользователей в создание портала. Так, они будут больше ценить сервис самообслуживания и станут чаще к нему обращаться. Объясняйте пользователям преимущества портала самообслуживания. Людям нужны доводы, чтобы перестать обращаться в саппорт со своими проблемами.
Британская юридическая компания Trowers and Hamlins провела четырехступенчатое внедрение портала самообслуживания, сократившего число звонков в поддержку от сотрудников компании на 25% за две недели. Оно началось с продвижения портала с помощью наглядных пособий. В ход шли даже плакаты на офисной кухне с анонсом скорого запуска нового сервиса.
Другая британская компания Barnardo’s обратилась к геймификации и современным формам общения для подготовки своих сотрудников к нововведению. До запуска портала самообслуживания в сети компании стали появляться сообщения в форме мемов. Это помогло увеличить вовлеченность клиентов при внедрении сервиса. К запуску портала был приурочен конкурс: каждый сотрудник, обратившийся к сервису в течение месяца, участвовал в розыгрыше приза.
Важно объединить эту центральную «базу знаний» с другими корпоративными инструментами. Например, ServiceNow помогла компании Automic Software перенаправить более 80% запросов от клиентов на портал самообслуживания, интегрировав его с CRM-системой Automic. Так отдел продаж всегда знал актуальный статус заявок.
Не стоит забывать и про развитие сообщества. Чтобы краудсорсинг работал, на форумах должны сидеть люди. Владелец приложения для управления проектами Trello делится своим опытом создания платформы для обмена знаниями. Первый шаг — «засеять» раздел собственными вопросами. Шаг второй — привлечь экспертов из числа сотрудников, чтобы они ответили на эти вопросы. Когда портал готов, пора продвигать его по электронной почте или в блоге. После остается следить, что на все вопросы даются ответы, и перенаправлять пользователей в систему самообслуживания.
В 2011 году канадский оператор Koodo Mobile запустил портал самообслуживания на основе краудсорсинга, и сейчас 99% запросов обрабатывается пользователями. Активно консультирующих участников премируют значками и баллами. За два месяца процент клиентов, обращающихся к порталу самообслуживания, увеличился на 15%, а число активных консультантов выросло на 72%. Среднее время ответа на вопрос клиента установилось на отметке 12 минут.
/ Maxpixel / Hands Team Spirit Community CC
Итак, обстоятельный подход к созданию портала самообслуживания позволяет решать проблемы пользователей, компании и саппорта. Чтобы привить пользователям желание обращаться к self service порталам, следует:
- Сделать портал удобным для пользователей — вспомните помощника-скрепку в Microsoft Office, он всегда говорил с клиентами на одном языке.
- Привлекайте пользователей к созданию портала — успех корпоративного сервиса Atlassian строится на энтузиазме экспертов из числа сотрудников компании.
- Продвигайте портал еще до запуска — пригодится даже офлайн-реклама (например, постеры в столовой).
- Поощряйте клиентов за обращения к порталу самообслуживания — в Barnardo’s устраивали розыгрыш призов.
- Вовлекайте пользователей в обслуживание заявок — 99% вопросов в Koodo Mobile разрешается сообществом.
P.S. Еще несколько материалов по теме из нашего блога:
- Организация и внедрение службы Service Desk: Преимущества и результаты
- Совместно используемые услуги: Преимущества и реализация
- 5 практических советов для создания каталога услуг
- Как модернизировать управление ИТ-услугами
