Работа с бэклогом UX-исследователя
Иногда работа с исследовательским бэклогом находится в зоне ответственности лида, руководителя или менеджера. У нас в Контуре этим занимаются сами UX-исследователи, начиная с грейда Middle.
К работе с бэклогом можно подойти по-разному. При выборе формата важно учитывать особенности конкретной команды:
Количество ролей, проводящих исследования
Степень неопределенности в прогнозировании будущей нагрузки
Количество и сроки задач
В статье рассмотрим форматы работы с бэклогом на примере двух команд, процессы которых сильно отличаются.
Контур.Маркет и метод SAFe. Жесткое планирование
SAFe — это фреймворк, который помогает применять Agile-подходы в больших компаниях. Он позволяет командам работать вместе, управлять сложными проектами и использовать Lean-Agile методы на уровне комплексного предложения услуг.
Особенности команды
Сейчас в Маркете 2 UX-исследователя. Основные заказчики — продакты и сервис-ownerы, их 7 человек. Иногда обращаются маркетологи, аналитики, проектировщики.
Команда большая, порядка 150 человек, много подкоманд и отделов. Если все будут жить в своем режиме, то очень сложно будет координировать работу и делать задачи синхронно. Уже более 3 лет в Маркете используют метод SAFe — всей командой месяц планируются, а затем два месяца усердно работают.
В среднем в месяц 2 UX-исследователя проводят 8 исследований.
Как устроен процесс планирования сейчас
В Маркете квартальное планирование. 1 квартал = 3 месяца. Из трех месяцев 1 — это планирование и преданалитика, 2 месяца — активная разработка и исследования.
Перед стартом преданалитики все структуры команды считают свои ресурсы. Например, UX-исследователи:
Считают количество рабочих дней, которые будут в квартале
Умножают на 2, т.к. исследователей двое
Умножают на 8 — количество рабочих часов в дне
Из этого вычитают планируемые отпуска, конференции, работу над целями и прочие запланированные активности
В итоге получают конкретное число часов, которое есть у исследователей на исследования
В начале второй недели преданалитики исследователи запускают анкету / мини-бриф, в котором заказчики отвечают на вопросы:
Что хотят исследовать и почему?
Как будут использоваться результаты исследования?
Кого именно хотят исследовать / какая целевая аудитория?
Как готовы участвовать в исследовании?
В начале третьей недели преданалитики UX совместно с СХ-исследователями смотрят заявки и распределяют их между собой. Если исследование про процессы пользователей, сценарии, интерфейсы — то это UX. Если про рынки и конкурентов — то это СХ.
Затем проводят брифинг с заказчиками: обрабатывают детали, задают уточняющие вопросы. Иногда бывает так, что похожие исследования уже проводились, либо в конкретной ситуации нужно не исследование, а, например, тестовые продажи. Если исследование все же необходимо:
Уточняют сроки
Просят дособрать какую-либо информацию перед началом исследования — это могут быть метрики или обращения в ТП и т.д.
Подбирают метод (-ы)
Продумывают дизайн и дают оценку — сколько времени потребуется на проведение исследования
Вносят всю декомпозицию в поезд. В методологии SAFe поезд (Agile Release Train, ART) — это план задач группы команд, работающих вместе для регулярной и синхронной поставки ценности пользователям. Выглядит это примерно так:
Как выглядит поезд в Маркете
К последней неделе преданалитики все заявки обработаны, их оценки занесены в поезда. После этого начинается оценка поездов, в которой все задачи на квартал выстраиваются в рейтинг в зависимости от того, какой «денежный выхлоп» они принесут, сколько потребуется ресурсов на разработку.
В последние дни месяца преданалитики исследователи видят список поездов и понимают, сколько исследований смогут провести.
В конечном итоге строят график исследований и распределяют задачи между собой:
Пример графика исследований
Преимущества и недостатки
Главное преимущество такого планирования в том, что он не позволяет взять задач больше, чем получится переварить. Исключение — если задача была оценена неправильно, но опыт помогает избегать таких ситуаций.
Недостаток такого планирования в том, что трудно «впихнуть» какое-либо экстренное исследование, если оно необходимо.
Контур.Эльба и оперативное планирование
Особенности команды
На текущий момент в команде 74 человека, 5 основных заказчиков — это продакты и продуктовые маркетологи, 2 UX-исследователя и 1 бизнес-исследователь. Запросы на исследования также могут быть от аналитиков, проектировщиков, менеджеров разработки, но не часто — их исследователи вносят в план самостоятельно.
Эльба сильно зависит от законодательства, активно идет в новые направления / аудитории, что приводит к изменению приоритетов и необходимости адаптировать к этому план.
В среднем в месяц 2 UX-исследователя проводят 8 исследований — аналогично Маркету.
Как устроен процесс планирования сейчас
Раньше исследователи в Эльбе планировались на квартал, но по итогу с реальностью план не совпадал примерно никогда: то законодательство меняется, то приоритеты.
1,5 года назад решили попробовать другой формат, который в итоге оказался наиболее подходящим.
Раз в неделю проходит получасовая встреча на полчаса с продактами, продуктовыми маркетологами, UX- и бизнес-исследователями. Суммарно 8 человек. На встрече обсуждают, как у заказчиков дела, какие задачи в работе в подкомандах, что ближайшее в бэклоге разработки — это позволяет находиться в контексте происходящего и инициировать исследование при необходимости. Затем обсуждают новые запросы и актуальный план исследований.
Информация фиксируется в таблице с двумя вкладками: запросы на исследования + конкретный план / таймлайн с исследованиями на следующие 1–2 недели.
Запросы на исследования
В запросах заказчики верхнеуровнево описывают контекст — на что повлияет исследование, аудиторию, сроки, к какой подкоманде относится. На встрече все вместе разбирают новые запросы. По мере внесения в план / завершения исследования проставляется соответствующий статус. Готовые запросы скрываются фильтром. Ближе к задаче заказчики заполняют развернутую таску на ютрэке — есть шаблон с вопросами, на которые нужно ответить.
Таска на ютрэке
Если решили не проводить исследование — запрос не удаляется, а получает статус «Решили не проводить». Это помогает отслеживать, сколько было таких задач, рефлексировать — почему так?
План исследований
Вкладка с планом содержит таймлайн на 2 месяца, чтобы неактуальные данные не мешали быстро ориентироваться. Когда 2 месяца проходит, заполненную вкладку скрывают и создают новую.
Здесь фиксируется заказчик, название исследования, метод, кто из исследователей проводит. Ячейки на таймлайне закрашиваются в соответствии с периодом проведения исследования — чтобы было легко понять, когда начали и когда закончили. Это нужно для анализа потраченного времени. Круто, что сразу видно, сколько на человеке было исследований параллельно. Также отмечаются планируемые отпуска исследователей.
Не все закрашенные дни уходят на одно конкретное исследование — то есть по таблице срок проведения может быть в 3–4 недели, но по факту чистое время, которое исследователь потратил на него составляет 1–2 недели. Это нужно, чтобы следить за отсутствием пересечений в исследуемой аудитории.
! Шаблон таблицы !
Преимущества и недостатки
Преимущества:
Есть контекст по всем задачам, которые планируются / есть в работе у подкоманд — это позволяет своевременно инициировать и запланировать исследование.
Если приходит срочная задача, проще договориться, поменять очередь задач — исследователь не выступает как переговорщик между несколькими заказчиками, не играет в «глухие телефончики» и может сразу обсудить все вместе с остальными заказчиками.
План, который сбывается. С учетом праздников, выходных, мероприятий на весь день.
Артефакт, по которому легко отслеживать нагрузку, понимать, кому лучше взять исследование и анализировать, какие запросы не пошли в работу, сколько времени заняли исследования и почему.
За полтора года недостатков не выявили — этот формат отлично прижился в команде, количество задач и скорость их выполнения не просели, появилась опора в виде конкретного реалистичного плана.
Завершение
Выбор и выстраивание процесса работы с бэклогом — интересная и творческая задача. С ним как с фреймворками — далеко не всегда можно брать точь-в-точь по канону, важно адаптировать под особенности команды.
Мы безгранично счастливы, что подобрали идеально закрывающий наши потребности формат, и желаем каждому найти свое.
Написано Юлианой Шевчук и Дарьей Стариковой для телеграм-канала про исследования с вкусным названием «Сдоба».
