Пусть скрипт работает, а вы спите: автоматизация Stand Up Meetings
Привет!
В статье хочу рассказать об оказавшемся полезном для нас решении — автоматизации внутрикомандных Stand-up созвонов.
Вряд ли будет удивительным фактом, что по свежему исследованию аналитиков из Jay Copilot, созвоны по-прежнему входят в топ раздражителей IT-специалистов (40,3%). Если заглянуть в детализацию ответов респондентов по этой категории, то, вероятно, «дэйлики» будут фигурировать в примерах у многих.
До недавних пор и мы не были исключением. Сложно забыть, наверное, знакомое многим чувство, когда ты на ежедневном стендапе в 9:00 утра, лежа еще под теплым одеялом, с чашкой кофе в руке ожидаешь своей очереди двухминутного «выступления», которое очень важно услышать другим 15 участникам встречи.
Наш IT-отдел состоит из 80 человек распределенных по нескольким направлениям и командам. Как и многие, мы прошли классический путь от недостатка внутрикомандных синхронизаций до их избытка, и в конечном счете, кажется, нашли свою золотую середину. Нет, мы не отменили дэйлики, а пришли к довольно простому и, как оказалось, популярному среди наших сотрудников решению — перевели стендап в текстовый формат, где Scrum-мастером выступает Google Apps Script (GAS).
Описание инструмента
К завершению каждого рабочего дня всем сотрудникам проектных IT-команд приходит авто-рассылка — напоминание о необходимости заполнить Daily Stand-up report:
Stand-up Report — Reminder
Где, перейдя по ссылке в Google-форму, в свободном формате надо ответить на два простых вопроса:
что ты сделал сегодня?
что планируешь сделать завтра?
Google-форма
Все ответы фиксируются в Google Sheet, группируются по командам, и через GAS каждый рабочий день в 8:45 рассылается email — общий Stand-up report на весь IT-отдел следующей структуры:
Структура Stand-up report
К такой версии автоматизированного Stand-up report мы пришли не сразу, и первое время Google-форму заполняли только тимлиды, каждый вечер в чатах собирая от сотрудников мини-отчет о проделанной работе и планах на завтра, а затем причесывая все собранные ответы в удобоваримый summary. Это быстро привело нас к очевидным проблемам: излишние нагрузка на тимлидов и давление на сотрудников, от которых каждый вечер ожидался доклад в лс своему руководителю.
Передав инструмент полностью во владение сотрудникам, мы, по сравнению с отправной точкой, ушли от надоевших утренних созвонов, добавили прозрачности между командами (которые физически не могли присутствовать на всех стендапах одновременно, а теперь как и все получают summary о всех командах), стали иметь историю о ежедневном прогрессе всех отделов в разрезе специалистов.
Каких-то жестких требований к формату или контенту у нас нет, достаточно описать так, чтобы тиммейт из того же домена мог понять, о чем речь.
Если по каким-то причинам сотрудник не заполнил форму, и в Stand-up report напротив его фамилии наблюдается «No data», то для таких кейсов у нас есть бирюзовое правило: при ближайшей возможности опоздун просто делится ответами на те же два простых вопроса в командном чате в Telegram.
Мнение сотрудников
По обратной связи от самих сотрудников, такой подход способствует не только самоорганизации, но и (возможно кого-то это удивит) отдыху: спустя несколько месяцев работы с Daily stand-up report, некоторые ребята начинают ассоциировать нажатие на кнопку «отправить форму» как ту самую границу между work и life, некий рубикон, после которого происходит разгрузка от рабочих мыслей и посвящение себя личным делам.
Мы также не получали жалоб на сокращение коммуникаций. Инструмент не исключает обычное общение для желающих, а лишь освобождает от обязательного обсуждения статуса и списка задач.
Однажды выстроенная система даже защитила сама себя, выдержав челленджинг:
В какой-то момент менеджерским составом мы задумались, не превратился ли процесс в рутину, и предложили командам и тимлидам выбор: вернуться на классические утренние созвоны или сохранить все как есть. Реакция была удивительна: практически единогласно сотрудники настояли на том, что хотят сохранить инструмент, и уверенно защитили его. Ниже фидбэк одного из моих сотрудников об идее вернуть голосовые стендапы. Во многом он отражает мнение большинства:
«Мне кажется, это прям бэд айдиа.
Внутри конкретного проекта дейлики — это благо. Внутри
команды по куче разных проектов — ооочень сомнительно.
И вот почему я так считаю:
В текстовых дейликах есть большая, пускай и не всем прозрачная, ценность — их можно перечитать самому сотруднику на утро и в конце дня. Это хорошо подсвечивает, если ты что-то забыл или упустил из-за суматохи
Если сделать дейлик утром, то
Из-за погоды, дел или еще чего не всегда будет фул состав. Мы все иногда опаздываем или элементарно стартуем день в курилочке на 5–10 минут. Элементарно лишний стресс «а вдруг опоздаю на дейлик», и день начинается со спешки и нервов
Элементарно утром у многих из нас рутина — разгрести почту, посмотреть свои задачи и тихонько начать вкатываться в день. А если сделать дейлик днем или вечером, то они вырывают из дел и потокового состояния
С учетом специфики отдела, за 15 минут мы можем не всегда уложиться. А делать длительный статус = заставить всех остальных с самого утра грузиться проблемами или панами на других проектах»
А что думают менеджеры?
Делюсь подкастом, где наш IT-директор — непосредственный автор решения рассказывает о Stand-up report, как об управленческом инструменте (в видео на 55:07):
С точки зрения эффективности инструмента также важно насколько регулярно и качественно непосредственный менеджер отслеживает контент, находится в контексте Stand-up reporting своей команды. На это, конечно, требуется время руководителя, но уже не требуется время 15 человек команды, ранее ожидавших своей очереди «Stand-up» на утренней встрече.
Всегда ли это сработает?
Стоит отметить, что данный подход не стоит рассматривать как серебряную пулю. Инструмент может не подойти процессам, где нет потребности в Stand-up, например, некоторым командам системных администраторов. Или наоборот, где эта потребность особенно острая: сильно разрозненным сотрудникам, где классический Stand Up — это единственная возможность пообщаться голосом/по видео.
Надеюсь данный опыт может оказаться полезным для вас, или как минимум сэкономит время на тестирование подобных гипотез :)
Буду рад услышать ваше мнение: подошел бы такой инструмент вашей команде, и если нет, то почему?
Спасибо за внимание!
Андрей НикитинРуководитель IT-направления Transport в компании FM Logistic
