Простая автоматизация процесса управления актами о браке на SharePoint с примерами и картинками
Регламент работы с актами о браке
Термины и определения
Контролер — лицо, ответственное за проверку качества принимаемой у производства и поставщиков готовой продукции, материалов, сырья (контролер или руководитель отдела качества).
Экономист — лицо, ответственное за планирование и фактическую калькуляцию материальных и трудовых затрат (экономист-нормировщик или руководитель финансово-экономического отдела).
Техотдел — лицо, ответственное за конструкторскую и технологическую подготовку производства (Главный конструктор, Главный технолог или заместитель).
Бухгалтер — лицо, ответственное за учет производственных затрат и расчет заработной платы (бухгалтер по производству, себестоимости, зарплате или Главный бухгалтер).
Главный инженер — лицо, имеющее право подписи документов, при его отсутствии — лицо исполняющее обязанности главного инженера.
Список — электронная таблица (журнал), имеющая столбцы, где каждая строка (запись) представляет собой отдельный элемент.
Элемент списка — строка списка, имеющая уникальный идентификатор, которая может содержать вложения документов, иметь разграниченные права доступа пользователей, запускать рабочие процессы.
Рабочий процесс (РП) — программа, определяющая логику действий и выполняемая автоматически при наступлении определенных событий, таких как, создание или изменение элемента/документа в списке, наступление заданной даты.Общее описание
Для организации процесса управления электронными актами о браке используются списки узла «Отдел качества» портала предприятия, находящегося по адресу portal.domain.ru/SiteDirectory/quality
Списки можно представить как бумажные журналы регистрации, где есть строки и поля для заполнения, каждая строка — это уникальная запись, имеющая атрибуты. Отличие заключается в том, что запись в электронном списке может иметь вложения, запускать рабочие процессы для автоматизации действий, например, отправить уведомление, изменить любое значение, записи в списке можно динамически сортировать, группировать, калькулировать любые значения атрибутов и подводить итоги.
Используя указанные списки, а также автоматизированную логику действий, настроенную посредством применения программируемых рабочих процессов, созданы процессы управления электронными актами о браке (несоответствии).Процессы учета и обработки актов о браке
1. Создание Акта контролером
Для регистрации актов создан список «Акты о браке» (https://portal.domain.ru/SiteDirectory/quality/Lists/List). Фиксация актов о браке осуществляется контролером отдела качества в соответствии с правилами, принятыми в организации.
При создании записи в «Актах о браке» заполняются следующие поля:
Входной контроль — выбор Да/Нет (указывается Да в случае если регистрируется несоответствие входного контроля материалов и готовой продукции от внешнего поставщика)
Обнаружено — выбор цеха, где обнаружено несоответствие (обязательное)
Возникло — выбор цеха, где возникло несоответствие (обязательное)
Контролер — выбор ФИО ответственного контролера отдела качества (обязательное)
Продукция — наименование несоответствующей продукции (обязательное)
Количество — числовое количество несоответствующей продукции (обязательное)
Несоответствие — подробное описание несоответствия продукции (обязательное)
Маршрутный лист/Операция/Рабочий — перечисление производственных характеристик (обязательное)
Примечание — необязательное текстовое поле
Запись может также иметь вложения файлов (фотографии, чертежи, документы).
При редактировании записи доступны те же поля, что и при создании.
2. Принятие решения ОКК
После регистрации акта о браке автоматически создается элемент в списке «Решения по браку» (https://portal.domain.ru/SiteDirectory/quality/Lists/List6) и отправляется уведомление в отдел качества.
Руководитель отдела качества или ответственный инженер должен принять решение.
При изменении записи в списке «Решения по браку» заполняются следующие поля:
Решение — выбор значений из справочника «Решения» (https://portal.domain.ru/SiteDirectory/quality/Lists/List7) Возврат поставщику/Коррекция/Отступление/Утилизация (обязательное)
Устраняющий цех — выбор значений из справочника «Подразделения» (https://portal.domain.ru/SiteDirectory/quality/Lists/List1) (обязательное)
Коррекция — описание мер для устранения несоответствия (обязательное)
При просмотре элемента доступны следующие поля:
Принял решение — учетная запись сотрудника отдела качества, принявшего решение по несоответствию, поле заполняется автоматически после сохранения элемента
Срок — в течение 4 рабочих часов с момента получения уведомления.
3. Определение корректирующих действий
После регистрации акта о браке автоматически создается элемент в списке «Корректирующие действия» (https://portal.domain.ru/SiteDirectory/quality/Lists/List11) и отправляется уведомление руководителю подразделения, где возникло несоответствие. Статус Акта меняется на «Решение руководителя ОКК».
Руководитель подразделения должен отреагировать, заполнив обязательные поля.
При изменении записи в списке «Решения по браку» заполняются следующие поля:
Причина несоответствия — выбор значения из справочника «Несоответствия» (https://portal.domain.ru/SiteDirectory/quality/Lists/List5)
Виновник — ФИО исполнителя или наименование поставщика
Корректирующие действия — меры, принятые или планируемые для предотвращения возникновения подобных несоответствий в дальнейшем
При просмотре элемента доступны следующие поля:
Принял решение — учетная запись руководителя подразделения, где возникло несоответствие, принявшего решение по несоответствию, поле заполняется автоматически после сохранения элемента
Срок — в течение 16 рабочих часов с момента получения уведомления.
4. Согласование решения Техотделом
После принятия решения по несоответствию руководителем отдела качества автоматически создается элемент в списке «Согласование решения» (https://portal.domain.ru/SiteDirectory/quality/Lists/List9) и отправляется уведомление руководителю Техотдела. Статус Акта меняется на «Согласование Техотделом».
Руководитель Техотдела должен согласовать или отклонить, предложенное отделом качества решение.
При изменении записи в списке заполняются следующие поля:
Согласовано — выбор значения Согласовано/Отклонено (обязательное)
Комментарий — текстовое поле с пояснениями (обязательное)
Поля, доступные при просмотре записи:
Согласовал — учетная запись сотрудника Техотдела, согласовавшего или отклонившего решение по несоответствию, поле заполняется автоматически после сохранения элемента.
На стадии согласования решения возможны два сценария:
- 1. Техотдел отклонил предложенное решение.
Происходит возвращение на стадию 2 рабочего процесса, когда заново создается решение для руководителя отдела качества. Статус Акта меняется на «Решение руководителя ОКК». Предыдущее решение сохраняется для истории. - 2. Техотдел согласовал предложенное решение.
Переход к стадии 5 процесса.
Срок — в течение 4 рабочих часов с момента получения уведомления.
5. Калькуляция затрат
После согласования решения автоматически создается элемент в списке «Калькуляция» (https://portal.domain.ru/SiteDirectory/quality/Lists/List8) и отправляется уведомление экономисту-нормировщику подразделения, выбранного руководителем отдела качества в качестве устраняющего. Статус Акта меняется на «Калькуляция затрат».
Сотрудник экономического отдела должен выполнить калькуляцию затрат (материальных, трудовых, прямых и косвенных), связанных с данным несоответствием, с реализацией решения по устранению несоответствия.
Запись может также иметь вложения файлов (фотографии, чертежи, документы).
При изменении записи в списке заполняются следующие поля:
Полуфабрикаты — сумма затрат на полуфабрикаты в рублях (обязательное)
Материалы — сумма затрат на материалы в рублях (обязательное)
Зарплата — сумма затрат на заработную плату в рублях (обязательное)
Описание — текстовое поле с пояснениями (обязательное)
Завершена — логическое поле Да/Нет (Значение Да (галочка) ставится по завершению выполнения калькуляции)
Поля, доступные при просмотре записи:
Пенсионные — сумма затрат на пенсионные страховые взносы в рублях (вычисляемое поле по формуле »=ОКРУГЛ ((Зарплата*0,321);2)»)
Общие — сумма общепроизводственных затрат в рублях (вычисляемое поле по формуле »=ОКРУГЛ ((Зарплата*2,18);2)»)
Сумма — сумма всех затрат в рублях (вычисляемое поле по формуле »=Полуфабрикаты+Материалы+Зарплата+Пенсионные+Общие»)
Выполнил — учетная запись сотрудника экономического отдела, выполнившего калькуляцию затрат по несоответствию, поле заполняется автоматически после сохранения элемента.
Срок — в течение 8 рабочих часов с момента получения уведомления.
5.1 Проверка условий
После выполнения калькуляции происходит проверка условий и ожидание определения корректирующих действий со стадии 3 процесса.
Если определение корректирующих действий со стадии 3 процесса не выполнено, статус Акта меняется на «Определение корректирующих действий».
После выполнения определения корректирующих действий руководителем подразделения, где возникло несоответствие, возможны два сценария:
- Затраты равны нулю.
Переход к стадии 5.2 процесса. - Затраты больше нуля.
Переход к стадии 6 процесса.
5.2 Проверка условий
После проверки условий на соответствие типу акта «Входной контроль» и решения ОКК «Возврат поставщику» возможны 2 сценария:
- Входной контроль — Нет.
Переход к стадии 9 процесса. - Входной контроль — Да.
Переход к стадии 8 процесса.
6. Принятие решения Главным инженером
После выполнения калькуляции, определения корректирующих действий и если затраты больше нуля автоматически создается элемент в списке «Согласование затрат» (https://portal.domain.ru/SiteDirectory/quality/Lists/List10) и отправляется уведомление Главному инженеру. Статус Акта меняется на «Согласование Главным инженером».
Главный инженер должен принять решение куда отнести затраты, связанные с несоответствием.
При изменении записи в списке заполняются следующие поля:
Отнести затраты — выбор значения На виновника/На производство/На поставщика (обязательное)
Комментарий — текстовое поле с пояснениями (обязательное)
Поля, доступные при просмотре записи:
Принял решение — учетная запись Главного инженера, принявшего решение по отнесению затрат, связанных с несоответствием, поле заполняется автоматически после сохранения элемента.
На стадии согласования решения возможны два сценария:
- Главный инженер принял решение Отнести затраты на На производство или На виновника
Переход к стадии 7 процесса. - Главный инженер принял решение Отнести затраты на На поставщика
Переход к стадии 8 процесса.
Срок — в течение 4 рабочих часов с момента получения уведомления.
7. Закрытие Акта
После принятие решения Главным инженером по отнесение затрат на производство статус Акта меняется на «Закрыто», отправляются уведомления для Отдела качества, Экономического отдела, Бухгалтерии и Руководителю подразделения, где возникло несоответствие.
Руководитель подразделения должен распечатать Акт, подписать сам, взять подпись у Виновника, подписать у главного инженера и передать Акт в бухгалтерию.
Срок — в течение 8 рабочих часов с момента получения уведомления.
8. Создание претензии
После принятие решения Главным инженером по отнесение затрат на поставщика или при отсутствии затрат, но с решением входного контроля о возврате поставщику, статус Акта меняется на «Обработка претензии», автоматически создается запись в списке «Результаты претензии» (https://portal.smz.ru/SiteDirectory/quality/Lists/List12), формируется ссылка на форму печати претензии, отправляются уведомления для Отдела качества, Главного инженера, Экономического отдела и Руководителю подразделения, где возникло несоответствие.
Главный инженер должен распечатать Претензию, подписать, поставить печать предприятия и передать Претензию Руководителю подразделения, ответственного за данную поставку несоответствующей продукции.
Переход к стадии 10 процесса.
9. Закрытие Акта
После калькуляции затрат и определения корректирующих действий статус Акта меняется на «Закрыто», отправляются уведомления для Отдела качества, Главного инженера, Экономического отдела и Руководителю подразделения, где возникло несоответствие.10. Обработка претензии
Руководитель подразделения, ответственного за данную поставку отправляет Претензию поставщику, проводит все необходимые мероприятия, связанные с возвратом несоответствующей продукции и по результатам работы вносит изменения в соответствующую запись в списке «Результаты претензии» (https://portal.domain.ru/SiteDirectory/quality/Lists/List12).
При изменении записи в списке заполняются следующие поля:
Претензия удовлетворена — выбор значения Да/Нет/Частично/Отмена решения (обязательное)
Комментарий — текстовое поле с пояснениями (обязательное)
Поля, доступные при просмотре записи:
Принял решение — учетная запись Руководитель подразделения, отчитавшегося по результатам обработки Претензии, поле заполняется автоматически после сохранения элемента.
На стадии обработки результатов Претензии возможны три сценария:
- Результат удовлетворения Претензии — Да
Переход к стадии 11 процесса. - Результат удовлетворения Претензии — Нет или Частично
Переход к стадии 12 процесса. - Результат удовлетворения Претензии — Отмена решения
Переход к стадии 2 процесса. Отменяются все изменения и заново создается решение для руководителя отдела качества. Статус Акта меняется на «Решение руководителя ОКК». Предыдущее решение, калькуляции и все согласования сохраняются для истории.
Срок — в течение 30 дней с момента получения уведомления.11. Закрытие Акта
Претензия удовлетворена полностью, статус Акта меняется на «Закрыто», отправляются уведомления для Отдела качества, Главного инженера, Экономического отдела и Бухгалтерии.12. Закрытие Акта
Претензия удовлетворена частично или не удовлетворена, статус Акта меняется на «Закрыто», отправляются уведомления для Отдела качества, Главного инженера, Экономического отдела, Бухгалтерии и Юрисконсульта.
