Последовательность шагов по организации управленческого учета на платформе JetCalc
В декабре прошедшего года у большинства коммерческих предприятий и государственных учреждений завершился процесс разработки и согласования планов хозяйственной деятельности на предстоящий год. Кто-то сформировал оптимистичный план, кто-то перестраховался на случай непредвиденных внешних обстоятельств, а кто-то подготовился к самому худшему сценарию. Степень проработанности планов у всех также разная — одни ограничились лишь самыми общими цифрами по доходам и расходам, а другие детально просчитали каждую статью. Но даже качественно и детально проработанный план — это только полдела. Чтобы план заработал как неотъемлемая часть эффективной системы управления, необходимо обеспечить регулярный контроль исполнения намеченных планов.
И не просто контроль цифр, а контроль эффективности работы тех или иных руководителей, стоящих за каждой цифрой. В самом простом случае такой контроль представляет собой регулярное заслушивание докладов руководителей по наиболее существенным отклонениям фактических результатов от плановых. С последующим анализом причин и выработкой необходимых действий на ближайшее будущее. В этом, собственно говоря, и заключается суть эффективной системы управления организацией любого размера и уровня сложности на базе управленческого учета.
Но если в небольших организациях управленческий учет вполне себе может существовать только в голове у руководителя, то вот уже с уровня средних организаций практически невозможно обойтись без современных информационных технологий. Но как в жизни бывает, эти самые информационные технологии часто создают только иллюзию эффективности процессов управленческого учета. Вроде все участники процесса при деле, есть море аналитических данных, доступных через интернет в режиме реального времени, но вот для конкретной ситуации чаще всего приходится выполнять дополнительные расчеты, хитро перекручивая и комбинируя бухгалтерские данные. Происходит это все потому, что архитектора большинства систем управленческого учета ориентирована преимущественно на специфику бухгалтерского учета, а не планирования.
Поясню. Традиционно процесс автоматизации в любой организации начинается с бухгалтерского учета и обещания в будущем подключить к системе плановиков, которые давно сидят в своем Excel и что-то там считают. В первую очередь автоматизируется процесс ввода первичных документов с ориентацией на систему налогового учета и государственной статистики, чтобы не платить лишние налоги, но при этом не попадая на штрафы за неуплату налогов. При этом система кодификации первичных документов в разрезе аналитических признаков, используемых плановиками, хотя в теории и существует, но на практике рядовые бухгалтера обращаются с ней крайне небрежно, часто путая те или иные аналитические признаки, а иногда и просто не заполняя их (ведь на налоговом учете это никак не отражается!).
В результате через некоторое время плановики для формирования отчетов по исполнению ранее намеченных планов вынуждены самостоятельно подключаться к бухгалтерским системам и в полуручном режиме делать выборки в разрезе необходимых аналитик. При этом заставлять бухгалтеров самим заполнять формы Excel практически бесполезно, так как эти формы в любом случае придется перепроверять, что в результате приведет не к сокращение, а к увеличению временных затрат на подготовку необходимых данных.
На этом этапе возникает развилка в дальнейшем развитии систем автоматизации управленческого учета. Если руководство компании не слишком интересуется информационными технологиями, то процесс автоматизации заканчивается на бухгалтерском учете. В ином случае к бухгалтерской системе прикручивается довольно кривоватая система планирования, не обеспечивающая нужной гибкости, в результате внедрения которой у плановиков нагрузка только возрастает, так как они продолжают самые важные расчеты выполнять в Excel, а затем дополнительно еще выгружать их в общую систему.
Что же может сегодня сделать обычный плановик в рядовой организации, чтобы как-то улучшить свое положение? Единственный на сегодня возможный способ — это перенос расчетов из Excel на облачную платформу экономического моделирования JetCalc, основные концепции которой были изложены в статье «Есть ли альтернатива Excel в сфере бюджетирования и бизнес-аналитики» по адресу habr.com/ru/post/421163. Причем перенос собственными силами без привлечения сотрудников ИТ-подразделений. Далее для таких плановиков приводится примерная последовательность действий по внедрению JetCalc в своей организации.
Первым и ключевым условием является назначение ответственного лица, который будет курировать процесс внедрения JetCalc в рамках всей организации и обеспечивать в рамках этого процесса координацию деятельности всех ее подразделений. Рабочее название такой должности — главный администратор JetCalc. Главный администратор JetCalc должен быть назначен приказом по организации, в котором помимо определения ответственного лица также утверждается регламент работы в системе JetCalc. С содержимым типового приказа можно ознакомиться по адресу www.jetcalc.ru/? page_id=423.
Здесь следует особо отметить, что главный администратор JetCalc — это не техническая, а организационная должность. А потому на эту должность может быть назначен только авторитетный в организации руководитель из финансово-экономического блока, хорошо разбирающийся в специфике бизнеса и экономическом планировании. В идеале это должен быть либо начальник, либо заместитель начальника планово-экономического подразделения организации. При этом для его уровня владения информационными технологиями вполне достаточно уверенного пользователя Excel. Если же такого руководителя в организации нет, то последующее внедрение JetCalc становится бессмысленным даже при условии привлечения внешних консультантов.
Следующим этапом является четкое разграничение полномочий между экономическими и ИТ-подразделениями. Необходимо сразу четко обозначить, что ИТ-подразделения никоим образом не могут вмешиваться в вопросы методологии. Их задача — размещение на сервере организации программного кода JetCalc и обеспечение бесперебойного доступа к нему через интернет-браузеры Chrome или Яндекс.Браузер (то есть на движке V8), а также выполнение стандартных сервисных задач с базами данных и серверной операционной системой.
Дальнейшим важным шагом является назначение ответственных за работу в JetCalc для каждого функционального направления в головной организации (администраторов JetCalc по направлению) и каждого территориально обособленного подразделения (администраторов JetCalc по предприятию). Причем также из числа профильных сотрудников, а не ИТ-специалистов. Через этих специалистов в будущем будет выполняться вся организационная работа по взаимодействию главного администратора JetCalc с функциональными и территориально удаленными подразделениями. Главными задачами этих специалистов является предоставление доступа к JetCalc сотрудникам своих подразделений, а также координация и взаимодействие в вопросах методологического (в основном структуры управленческих отчетов) и организационного характера.
После начала работы необходимо сразу уделить внимание правильной классификации ролей и пропусков, обеспечивающих доступ к функциям и документам в системе JetCalc. Подробнее о системе безопасности JetCalc можно прочесть в документации по адресу leossnet.gitbook.io/jetcalc/chapter1. При настройке системы безопасности следует придерживаться баланса между гибкостью настройки (много ролей и пропусков) и управляемостью системы (мало ролей и пропусков).
Процесс переноса таблиц Excel на платформу JetCalc следует начинать с небольшого перечня основных отчетов, содержащих преимущественно первичные данные. В качестве примера можно порекомендовать следующие отчетные документы:
- бухгалтерский баланс;
- отчет о финансовых результатах;
- оборотка по налогам и платежам;
- отчеты о затратах на производство и реализацию.
На основании этих отчетов можно сформировать довольно интересный отчет о движении денежных средств косвенным способом, а также множество финансовых показателей.
На этапе внедрения начальных форм управленческой отчетности ключевой задачей является отработка навыков решения следующих задач:
- Обеспечение сопоставимости плановых и фактических данных по каждой статье каждого отчета.
- Формулирование по каждой статье описания алгоритма формирования планового значения, а также источника и способа формирования фактических данных. Эта информация может быть размещена на вкладке «Документация» соответствующего документа в JetCalc.
- Разработка контрольных точек для каждого документа, обеспечивающих верификацию вводимых в систему плановых и фактических данных (подробнее см. leossnet.gitbook.io/jetcalc/kontolnye-funkcii/kontrolnie-tochki).
- Разработка настраиваемых шапок аналитических отчетов для каждого документа, позволяющих быстро формировать необходимые представления аналитических данных (подробнее см. leossnet.gitbook.io/jetcalc/soderzhimoe-dokumenta/zagolovki).
- Настройка системы блокировок документов, посредством которой обеспечивается контроль исполнительской дисциплины (подробнее см. leossnet.gitbook.io/jetcalc/kontolnye-funkcii/sistema-blokirovok).
Настройку документов на начальном этапе следует организовать в планово-экономическом подразделении, даже если эти документы относятся к сфере специфики других подразделений. Например, отчеты по труду или по производству. В последующем после наработки опыта можно организовать обучение сотрудников других подразделений, чтобы обеспечить стандартизацию подходов в создании документов и кодификации отдельных показателей.
В самом планово-экономическом подразделении работы по настройке документов следует разделить на два уровня сложности с соответствующим уровнем доступа:
- Базовый уровень, позволяющий настраивать только строки докуменат. При этом шапки документов выбираются из перечня ранее созданных. Это доступ по умолчанию, предоставляемый всем сотрудникам подразделения, владеющих компьютером.
- Расширенный уровень, позволяющий настраивать строки и шапки документов, а также выполняются общесистемные настройки. Этот доступ предоставляется одному или двум сотрудникам, хорошо владеющим компьютером и, самое главное, знающим специфику бизнеса и владеющим бухгалтерским учетом как минимум на уровне главбуха малого предприятия. Знание бухучета является критически важным для изначально правильной настройки структуры и формул документов.
Для закрепления навыка настройки и последующего использования JetCalc достаточно двух квартальных циклов формирования планов и отчетов. Здесь предполагается, что планы формируются на предстоящий квартал, а факт собирается ежемесячно. Месячный план рассчитывается как одна третья часть квартального плана. Ежемесячно планово-экономическое подразделение анализирует выполнение плана в рабочем порядке, а вот ежеквартальный отчет выносится на рассмотрение уже высшего руководства организации.
После отработки основных навыков настройки JetCalc можно приступать к расширению перечня управленческих отчетов. При этом необходимо учитывать, что если формы отчетности, настроенные на начальном этапе, содержали в себе минимальное количество методологических ошибок, так как основаны на регламентированных формах отчетности, то вот в формах внутренней управленческой отчетности скорее всего будет все совершенно по-другому. В лучшем случае будет несоответствие номенклатуры статей у разных подразделений, в худшем случае — трудноуловимые различия в алгоритмах расчета одинаковых статей у разных подразделений.
В классическом подходе к автоматизации непосредственно перед настройкой новых документов должен наводиться порядок в учете и отчетности. Длительность этого этапа может быть довольно значительной, что может стать непреодолимым препятствием для комплексной автоматизации. В JetCalc этот момент реализуется несколько иначе. Концепция наведения порядка никуда не исчезает. Вот только каждая итерация «наведение порядка — автоматизация» сводится даже не к отдельному документу, а к отдельной строке документа. Это кардинально сокращает время на каждую итерацию. При этом со стороны это выглядит как непрерывный процесс автоматизации с одновременным наведением порядка.
Реализуется такой подход следующим образом. Первоначально создается отчетный документ «как есть», то есть каким он предоставляется отчитывающимися подразделениями. Затем в этом документе настраиваются контрольные точки, связывающие контрольными соотношениями некоторые показатели этого документа с показателями других документов. По мере добавления документов таких контрольных точек может становиться все больше и больше.
При этом важно подчеркнуть, что механизм контрольных точек в JetCalc неразрывно связан с системой блокировок документов, которая определяет степень готовности введенных данных отчетного документа. Это может быть либо завершение ввода данных отчитывающимся подразделением, либо завершение проверки полученных данных контролирующим подразделением. При этом изменение статуса документа логируется по дате и пользователю. Также для групп документов можно настроить предельные сроки сдачи отчетности, то есть последнюю дату блокировки документа для отчитывающегося подразделения. При блокировке документа после отчетной даты документ считается не сданным вовремя с возможностью принятия к ответственным лицам мер дисциплинарной ответственности.
Так вот. Если в документе есть незакрытые контрольные точки, то документ невозможно заблокировать и, следовательно, вовремя по нему отчитаться. Единственный способ заблокировать документ — это внести изменения в отчетные данные, чтобы сошлись контрольные точки. При этом совершенно не страшно, что в течение нескольких месяцев после добавления новой формы отчетности данные могут просто подгоняться, лишь бы сошлись контрольные точки. Просто со временем даже до самых упертых манипуляторов начинает доходить, что гораздо проще навести у себя порядок в первичном учете, чем каждый раз подгонять данные под контрольные точки. Ведь по мере увеличения количества контрольных точек такая подгонка становится все сложнее и сложнее.
На практике после добавления новой формы отчетности требуется 1–2 года для наведения порядка в первичном бухгалтерском учете на местах по определенному направлению. Из этого срока один полный год уходит на то, чтобы осознать неизбежность наведения порядка в учете и реализации с нового финансового года необходимых изменений, в том числе внесения изменений в учетную и налоговую политику.
При этом в процессе наведения порядка в учете довольно часто возникает ситуация необходимости внесения изменений в структуру тех или иных формы отчетности с неизбежной корректировкой данных за прошлые периоды. В JetCalc эта задача реализуется относительно легко и быстро с помощью механизма автопрокачек.
Для этого первоначально создается одна или несколько новых строк, которые исключаются из расчета суммовых итогов. Для этих строк настраиваются формулы автопрокачки, которые не только автоматически рассчитывают значения по формулам, но и сохраняют результат этих вычислений в базе данных. После сверки значений, в том числе с помощью формульных строк, у строк с формулами автопрокачки отключаются формулы, в результате эти строки становятся первичными. Далее у этих строк убирается признак исключения из суммовых итогов. И в завершении удаляются старые строки.
Таким способом обеспечивается постепенное уточнение аналитических данных, при этом сохраняя сопоставимость прошлых лет с данными отчетных периодов. Сразу хочу оговориться, что при этом может получится так, что нарушится соответствие структуры документов за прошлые годы отчетным формам бухгалтерского и иного учета. На самом деле это не является таким уж большим злом, так как система JetCalc ориентирована в значительной степени на будущее, а не на копание в прошлом. И с этой точки зрения сопоставимость данных прошлых лет с актуальными на сегодня данными гораздо важнее, чем соответствие данных прошлых лет формам устаревшей отчетности. В крайнем случае можно создать форму устаревшей отчетности, увязав формулами все ее строки со строками актуальной отчетности.
Таким образом постепенно, шаг за шагом в течение 3–4 лет можно создать эффективную систему управленческого учета, которая будет охватывать все значимые стороны хозяйственной деятельности организации. Можно конечно сделать и быстрее, но тут все упирается в различные страхи исполнителей на местах, которые будут всячески саботировать любые серьезные изменения в их работе. Поэтому из практики наиболее эффективной является так называемая ползучая автоматизация, когда на каждом шаге внедряется относительно небольшой функционал, не вызывающий серьезных опасений у исполнителей, и даже иногда облегчающий их собственную работу.
В заключение хотелось бы подчеркнуть, что платформа JetCalc распространяется под лицензией MIT и может бесплатно использоваться не только для создания собственной системы управленческого учета, но и при оказании платных услуг по автоматизации управленческой деятельности. Смысл такой модели лицензирования заключается в том, что серьезному бизнесу и государству сама по себе автоматизация особо и не нужна. Бизнесу и государству нужны гарантии получения осязаемых выгод, которые могут предоставить только профессионалы своего дела в рамках коммерческих договоров, в которых прописываются эти самые взаимные гарантии. А здесь разработчики платформы JetCalc и их официальные партнеры оказываются вне конкуренции.
