Почтовый переезд: как мы меняли бэкап электронной почты с Acronis на Veeam
Вы уже теряли важные электронные письма? Помните это ощущение легкого ужаса, нарастающего по мере того, как проваливается попытка за попыткой восстановления? Сделать электронную почту абсолютно неуязвимой вряд ли получится, а вот процесс восстановления облегчить можно. Меня зовут Николай Ляшук, и сегодня я поделюсь опытом адаптации нового инструмента бэкапа корпоративной почты в Linxdatacenter.
Важные письма
Электронная почта продолжает оставаться наиболее распространенным способом коммуникации, личной и деловой. Так, по данным Statista, к 2022 году в мире будет отправлено и получено более 347 миллиардов электронных писем.
В корпоративной переписке любого бизнеса с более или менее продолжительной историей работы хранится множество важных сведений, объем которых, к тому же, постоянно увеличивается.
Иметь программное обеспечение для резервного копирования электронной почты — совершенно необходимое условие. Бэкап электронного почтового ящика на компьютере, внешнем жестком диске или в облаке позволяет сохранить доступ к сообщениям при самых неблагоприятных сценариях нарушения периметра ИБ, даже если хакеры взломают ваш ящик или почтовый сервер компании.
До недавнего времени мы в Linxdatacenter использовали для бэкапа корпоративной почты Acronis Cloud Backup Solutions, однако приняли решение о переезде на Veeam Backup for Microsoft Office 365.
Чем мы руководствовались при запуске проекта миграции?
Бэкап-решение для электронной почты от Acronis больше рассчитано на средний и малый бизнес, тогда как Veeam специализируется на бэкап-решениях вплоть до уровня Enterprise и предлагает выбор из множества лицензий, с большим потенциалом масштабирования, а также широкими возможностями по интеграции с другими элементами ИТ-системы.
Решение Veeam обладает более широкими возможностями: например, нет ограничений по выбору расписания, в отличие от Acronis Cloud Agent for Office 365, а бэкап почты может храниться как локально, так и в облаке. Функционал Veeam позволяет делать бэкап почты и с on-premises почтового сервера.
Также Veeam полностью открыт для прямой интеграции со всеми провайдерами глобальных облачных платформ, поэтому на базе бэкап-решения от Veeam можно легко настроить, например, хранение третьей копии данных у такого провайдера в качестве дополнительной подстраховки.
Однако был еще один важный для нас фактор: именно решение Veeam мы предлагаем своим клиентам в качестве бэкап-инструмента при размещении в нашем облаке. Мы решили использовать в своей собственной повседневной практике те ИТ-инструменты, которые сами же и продаем. Это лучшая мотивация для клиентов, которые видят, что провайдер, образно выражаясь, «живет по своим же заветам».
Как это было
Итак, нам требовалось обеспечить перенос 29 архивов почтовых ящиков сотрудников компании с контентом, подчас содержащим в себе годы рабочей переписки. В системе Microsoft Exchange существовало ограничение на размер одного ящика, в результате чего приходилось делать архивы. Общий объем переносимых данных составил около 100 Гб.
Казалось бы: не самый большой объем, сложностей возникнуть не должно. Однако, как обычно, дьявол проекта скрывался в деталях: в данном случае — в полном отсутствии каких-либо инструментов интеграции между решениями двух вендоров. Никаких шин, API, шлюзов и т.д., чтобы «перелить» ящики из Acronis в Veeam, не существует в природе. Это обстоятельство, вдобавок к полному отсутствию у нас опыта подобных проектов, привело к миграции в ручном пошаговом режиме.
Сам процесс состоял из нескольких этапов:
- Получить список активных ящиков.
- Сравнить его со списком ящиков в бэкапе Acronis.
- Выбрать бэкапы для восстановления.
- Создать для восстановления почтовые ящики в Office 365, так как перенос из одного бэкапа в другой невозможно сделать напрямую. Чтобы оптимизировать использование лицензий Microsoft, создавались ящики совместного пользования (shared mailbox).
- Уточнить у администратора подробности: смена имени ящика из-за смены фамилии, необходимость восстановления ящика из бэкапа, какие-то дополнительные нюансы.
- Восстановить бэкапы из Acronis, при восстановлении указав соответствующий ящик совместного пользования. Каждый ящик восстанавливался вручную: его нужно было найти в списке и запустить восстановление. У некоторых пользователей накопилось по несколько бэкапов за годы работы — все их нужно было объединить в новом ящике.
- Сделать бэкап восстановленного ящика с помощью Veeam.
В день инженеру, ответственному за проект, удавалось восстановить два-три ящика.
Экономической целесообразности проекта способствовало относительно небольшое количество ящиков в нашей корпоративной иерархии. Для крупной корпорации со штатом от 500 человек такой проект оказался бы значительно более трудоемким и, как следствие, дорогостоящим. В нашем случае, когда инженер занимался переносом ящиков в режиме дополнительной задачи, на задачу ушло 2,5 месяца. Для проекта такого профиля — это довольно долго.
В ходе проекта миграции Acronis подтвердил репутацию замкнутого на экосистеме своих решений вендора, с продуктами которого оперативную интеграцию в случае необходимости организовать непросто. Acronis предлагает конечное решение, не предусматривающее интеграции с Object Storage сторонних провайдеров.
Результаты, итоги, выводы
Но усилия того стоили.
Во-первых, мы оптимизировали пул сервисов для сотрудников: на один ИТ-инструмент в их практике стало меньше. Для восстановления почты используется тот же компонент, что и в решении Veeam Backup and Replication, что делает решение более удобным для наших инженеров. К тому же мы сами начали использовать решение, которое предоставляем нашим облачным клиентам, — действуем по принципу best practices для провайдеров.
Во-вторых, мы повысили прозрачность и производительность бизнес-процессов: в экосистеме Veeam намного проще управлять большим количеством зарезервированных ресурсов, и прогнозировать время, нужное для бэкапа. По нашим наблюдениям, в сравнении с прежним решением процесс восстановления ускорился приблизительно в два раза, а информативная шкала прогресса делает его также более предсказуемым.
В-третьих, нам стало доступно высокоточное, гранулярное восстановление данных из почты — вплоть до отдельного письма по целевому поисковому запросу без необходимости восстанавливать из архива всю переписку. При таком подходе мы можем мгновенно восстановить и извлечь любой фрагмент письма или отдельного вложения. Справедливости ради отметим, что Acronis тоже может восстанавливать отдельные письма, но письма он только пересылает, а опции экспорта в .pst у него нет. Это полезная функция, которая, к тому же, не требует доступа к ящику назначения, а просто экспортирует письмо в файл.
В-четвертых, решение Veeam универсально и может применяться для бэкапа не только почты, но и OneDrive, SharePoint и SharePoint Online.
Из других полезных итогов проекта стоит отметить получение бесценного опыта переноса резервных копий из Acronis на Veeam. Можно сказать, что этот проект стал отличной подготовкой к выполнению подобных задач для клиентов.
