Почему онлайн-конференция по управлению знаниями — это не скучно
Онтико давно проводит классические офлайн-конференции, HighLoad++, KnowledgeConf или РИТ++. Это мероприятия на несколько сотен или тысяч человек с привычным паттерном действий: можно физически ходить на доклады, сидеть в кресле, слушать, а после общаться со спикером за кружкой кофе. Но в марте ввели ограничения на массовые мероприятия и оставался единственный выход — переходить в онлайн. До этого мы думали, что онлайн-конференции это скучно и никому неинтересно, но оказалось, что это не так.
Почему онлайн это не скучно и каково перестраиваться с офлайн на онлайн, расскажем на примере конференции по управлению знаниями KnowledgeConf, которую мы провели в мае. Будет полезно тем, кто собирается выступать или участвовать в онлайн-конференциях, чтобы отличать посиделки в Zoom от полноценного онлайн-мероприятия.
Немного контекста
Когда в марте условия изменились, мы стали адаптироваться. До мая (когда намечался KnowledgeConf) в Онтико успели «поэкспериментировать» c Moscow Python Conf++.
Опыт показал, что провести онлайн-конференцию совсем не значит собрать всех вместе в Zoom и о чём-то поговорить. Здесь нужно режиссировать потоки, сводить эфиры, отдельно готовить презентации и спикеров, модерировать дискуссии, готовить фоны и уметь на лету преобразовывать формат.
После Moscow Python Conf++ собрали все данные, «переварили» коллективным «алгоритмом» и в апреле приступили к разработке собственной платформы для онлайн-конференций. Когда она была готова — протестировали работу платформы на PHP Russia Online 2020 при поддержке Badoo уже на 3000 человек.
Чек-лист для подготовки онлайн-конференции
После такого проводить KnowledgeConf 2020 Online не страшно. Если соберетесь провести онлайн-конференцию, то вот краткий «чек-лист», на основе нашего опыта.
Технические прогоны. Сначала со всеми докладчиками (докладов, блиц-докладов и митапов) связывался режиссер трансляции, чтобы протестировать естественное освещение и звук. Это важно, потому что логичнее заранее протестировать, как работает звук, каналы связи и как ведут себя спикеры перед камерой.
Оборудование. На прогонах заметили, что «естественные» условия чаще всего не подходят для качественной картинки. Поэтому всем, кому было необходимо, службами доставки отправили дополнительное (профессиональное) освещение, микрофоны и камеры.
Организаторы сильно порадовали: закупили и доставили профессиональную камеру, гарнитуру, свет и даже роллап! Были технические прогоны, на которых научили этим пользоваться, и предварительные слушания доклада со специалистами. После такой тщательной подготовки я значительно улучшил свою презентацию и переработал доклад. Спасибо огромное организаторам за возможность получить такой уникальный опыт!
Михаил Чкалов, спикер KnowledgeConf 2020 Online
Контент. Его мы готовили для конференции ещё с ноября 2019 (с прошлой KnowledgeConf) для классического формата, когда спикер стоит перед зрителями, рассказывает и показывает слайды на большом экране. Но в онлайне экран зрителя — это монитор, а спикер не видит тех, кому рассказывает. Поэтому требовалось подготовить доклады и презентации для онлайна, например, увеличить шрифт или добавить больше слайдов для динамичности.
Спикеры. Они всегда приходят, чтобы делиться опытом и получать обратную связь. В онлайне схема «сломалась». Когда докладчик говорит в «бездушную» камеру и не видит людей, сложно понимать, какой отклик вызывает доклад. Обратную связь спикер смог получать только после доклада, в чате обсуждений. Поэтому, если будете участвовать в онлайн-конференциях — не жадничайте, хвалите спикеров, им это особенно важно.
Без визуального контакта нужно быть в разы бодрее, поэтому не все были готовы выступать онлайн. Как следствие, некоторые доклады, которые одобрили для живой конференции, ПК убрал из онлайн-программы. Но ПК отметил их себе в «блокнотик», возможно, мы о них узнаем в 2021 году.
Расписание. Обычно в офлайне участники получают «раздатки»: блокноты, ручки, брошюры с расписанием, анонсами докладов и картой.
Если соберетесь организовывать онлайн-конференцию, то заранее подумайте, как будете переносить «раздатки» в цифровой вид. Мы перевели их в PDF-файлы, но получилось не так, как хотелось.
На обычной конференции мы листаем сборник полезных материалов между докладами. Здесь с этим оказалось сложнее: участники просто не смотрели в PDF-файлы с полезной информацией во время конференции, а добирались туда только после.
Родион Нагорнов, глава ПК KnowledgeConf 2020 Online
Как ещё подготовиться к онлайну
Для KnowledgeConf 2020 Online тщательная подготовка была нужна также и потому, что по сравнению с прошлой однодневной конференцией, контента стало больше примерно в два раза: два дня вместо одного, 7–8 параллельных потоков, нетворкинг и дискуссионные зоны в Zoom после каждого доклада. А ещё появились новые форматы, например, lightning-треки, мини-интервью и консультации экспертов.
Поэтому было важно, чтобы технически все прошло без заминок и при этом участники видели красивую картинку в трансляции. Но не всегда всё проходит гладко, потому что самое сложное в онлайне — контроль и взаимодействие. Важен технический штаб — несколько человек «у пульта», которые отвечают за картинку, переключение спикеров, ретрансляцию картинки с разных залов, звук и много чего ещё.
Но здесь тоже нужно быть готовым к тому, что не всё работает так, как задумано, даже если вы всё предусмотрели.
Иногда внутренние каналы попадали в прямой эфир и в трансляции было слышно (чуть-чуть) переговоры организаторов или игру на гитаре…
Ксения Губаненкова, координатор ПК KnowledgeConf 2020 Online
Также будьте готовы к задержкам….
Из-за задержки в трансляции в несколько секунд возникали забавные накладки, как в телевизоре, когда корреспондент стоит и слушает вопрос, что прозвучал полминуты назад.
Лана Новикова, участник ПК KnowledgeConf 2020 Online
… и к усталости.
Самое сложное быть онлайн почти все 8 часов подряд, чтобы если что подхватить задавание вопросов, дискуссии, заполнить паузы, последить за чатом.
Лана Новикова, участник ПК KnowledgeConf 2020 Online
Лучше проводить конференции не 8 часов, а 4–5, растянув мероприятие на несколько дней дольше. Например, именно поэтому осенние онлайн-конференции DevOps Live 2020 и Frontend Live будут занимать неделю, но будут проходить только в первой половине дня.
KnowledgeConf 2020 Online
Мы подготовились, учли все (почти) нюансы. Программа конференции выглядела так — три трека докладов, к которым добавили митапы, мастер-классы, lightning-треки, мини-интервью и экспресс-консультации. На KnowledgeConf 2020 Online не было большого уклона в узкие темы, например, как работает какой-то определённый инструмент.
Доклады
Но в качестве исключения один инструмент всё же рассмотрели — Space от JetBrains. Space — среда для работы, которую в компании используют все, от программистов до бухгалтеров. О среде рассказала и показала (продемонстрировала) Валерия Андрианова.
Кроме видео, есть ещё тезисы и презентация, а потестить среду можно на официальном сайте. По отзывам некоторых зрителей доклад о Space — просто космос.
Кроме инструментов, поговорили о том:
- Как «заставить» экспертов делиться знаниями. Об этом рассказал Максим Гирин в докладе «Рефакторинг» процессов создания учебных материалов». Спойлер: нанимайте отдельного человека, который курирует экспертов, вытягивает из них «данные» и собирает в удобный продукт.
- «Как продать проект по менеджменту знаний руководству». Любой проект в области КМ получает развитие только при поддержке руководства на каждом уровне. Как использовать эти стартовые условия в свою пользу, рассказал Владимир Лещенко.
- Как оформлять любую работу в виде проекта. Это показал Максим Цепков в докладе «Управление знаниями в ИТ-проектах».
- Также немного заглянули в будущее — Евгений Селевич предсказал, что в следующем году обычный онбординг изменится. Вместо задачи погружения в компанию и быстрого выхода сотрудника на проектную мощность, будет другая цель — employee experience или задача создания позитивного впечатления для удержания сотрудника в компании. При этом так будет не только в IT.
«Мини-обзор» докладов закончим докладом Николая Зайченко и Кирилла Митягина из Nevsky IP Law. Все помнят «дело» Rambler vs NGINX: спустя 15 лет после увольнения сотрудника компания предъявила права на интеллектуальную собственность. Чтобы такого не происходило, важно «на берегу» правильно оформлять документы и оформлять знания, как интеллектуальную собственность. Тезисы и презентация на сайте конференции.
Рассказать о всех докладах, а тем более, поделиться конспектами, мы не сможем. Но знаем, кто сможет. Если у вас есть примерно полчаса, то переходите в блог Максима Цепкова, где он подробно и обстоятельно поделился конспектами примерно половины того, что происходило на конференции (не знаем, как у него это получается, но получается здорово). А один из докладов, которые расхваливал Максим — «Шаринг знаний через освобождающие структуры» Антона Морева — уже есть в записи.
Примечание. Новые записи докладов и их расшифровки будут выходить регулярно. Подписывайтесь на рассылку конференции Knowledge Conf и ничего не пропустите.
Lightning talks
Это короткие доклады с ответами на вопросы. Lightning talks — новый формат, который появился на KnowledgeConf 2020, хорошо себя показал и «мигрировал» на другие конференции. Lightning-talks объединили в блоки, благодаря этому за время одного доклада получалось узнать и обсудить несколько тем (мини-докладов).
Было интересно послушать lightning talk с Гузель Рахимовой, Виктором Вальчуком и Татьяной Андреевой. Мало того, что у них были очень полезные и глубокие выступления, так ещё и дискуссия после них доставила лично мне большое удовольствие.
Родион Нагорнов, глава ПК KnowledgeConf 2020 Online
Нетворкинг
Это главное открытие — общения было много. Эксперты и участники с удовольствием общались, задавали вопросы и вступали в дебаты в Zoom-комнатах. Например, после доклада Ивана Мартьянова дискуссия продолжалась больше часа. Возможно, это связано с нестандартными тезисами, что папочная структура баз знаний устарела, а людям нужен управляемый хаос.
Но час — это не рекорд. Дискуссионная зона Семёна Факторовича после доклада «Вам кажется, что с вашей документацией что-то не так? Вам не кажется» длилась больше двух часов. Доклад Семёна не о документации, а о заблуждениях об управлении знаниями. Естественно, что эта тема вызвала бурное обсуждение.
Дискуссии на 1–2 часа — одно из преимуществ и открытий онлайна. Дело в том, что Zoom-комнаты не ограничены по времени. Участникам хочется общаться, и логично, что экспертные комнаты и обсуждение тем управления знаниями в Zoom стали альтернативной общению со спикерами в фойе. При этом здесь никто не мешает, Zoom-комнаты вмещают всех, и между ними можно перемещаться гораздо быстрее, чем между физическими. И даже быть в двух одновременно.
Онлайн-формат получился очень удачным, хотя офлайн-нетворкинга в фойе конференции мне лично не хватало…
Максим Цепков, участник ПК KnowledgeConf 2020 Online
Zoom-комнаты мог организовать почти любой участник, что труднореализуемо в офлайне. Например, после одного из митапов участник назначил свой митап на ту же тему и провел его.
А ещё на KnowledgeConf 2020 Online был (и есть) чат, где активно задавали вопросы…
… и пытались «купить» записи докладов на «чёрном рынке».
Афтепати
Возможно, организованный нетворкинг не так привлекателен, как спонтанный, когда можно случайно познакомиться с кем-то за кофе. Но на afterparty в Zoom тоже было интересно.
На РИТ++ 2020 мы попробовали решить и это ограничение — организовали онлайн-нетворкинг на afterparty на оба дня конференции с помощью spatial.chat. Это сервис, в котором можно общаться. Все выглядит как большой экран с круглыми аватарками пользователей. Аватарки располагаются на экране и чем они ближе, тем лучше слышно. Те, кто хочет поговорить — сбиваются вместе в группы по интересам, в массив из кружков. Кажется, идея понравилась, потому что afterparty заканчивались в 11 вечера.
Онлайн это не скучно
Раньше онлайн-мероприятий мы не проводили. От этого подготовка была ещё интереснее. Оказалось, что вовлеченности аудитории и её активности не меньше. Получился не фестиваль вебинаров, а настоящая конференция, пусть и с именами в Zoom вместо лиц.
Выводы
- В онлайне можно задействовать спикеров со всей страны.
- В Zoom-дискуссиях «огня» не меньше, чем в обычных.
- Участники готовы к более глубоким докладам: с исследованиями, стандартами, работе международных организаций и прочем контенте более детального уровня.
- Капитанский вывод: на онлайн-конференцию не нужно никуда ездить, она уже дома.
Если хотите посмотреть, как всё это выглядит изнутри, на осень у нас запланировано пять онлайн-конференций и мы как раз принимаем заявки на выступления.Также подписывайтесь на рассылку KnowledgeConf 2020 Online. В первом письме пришлем digital pack с полезными материалами конференции. Применяйте знания, используйте в работе, а о результатах рассказывайте на KnowledgeConf 2021 (можете подавать заявку на доклад уже сейчас — прием открыт). В следующих письмах будем отправлять новости, анонсы и расшифровки докладов об управлении знаниями. Если хотите обсудить управление знаниями, спросить совета или поделиться историями с работы — подписывайтесь на Telegram-канал «Я шарю».
