Памятка для тех, кто планирует впервые набрать стажеров
Структурированный личный опыт небольшой IT-компании: где искать, чем загружать, каким образом отбирать, как относиться и как не обзавестись стажером-дементором. Для тех, кому многобукав — в конце есть краткие выводы.
Немного о нашем отношении к стажерам в целом
Стажер — это не тот, кто сделает всю «грязную» работу, не тот, кто просто поработает бесплатно и не тот, на кого можно свалить проблемного клиента, который нас самих уже измучил. Пробежимся чуть подробнее по каждому из пунктов:
• Про скучные задания
Целый день «Ctrl C + Ctrl V», ксеринга-дыроколинга и беготни по мелким поручениям — такая работа может вызывать только раздражение, антипатию и апатию. А дальше по цепочке: закатанные глаза и фраза «только не в компанию X» во время разговоров на тему «как я провел лето» с одногруппниками — и в итоге мы теряем потенциальных сотрудников. Все-таки за нудную и нервную работу в больших объемах надо хорошо платить, перераспределять ее или быть готовым к текучке кадров — что, в свою очередь, еще больше усугубит ситуацию, ведь за время поисков нового человека на позицию работы накопится еще больше. Впрочем, это уже совсем другая история.
• Про работу «забесплатно»
Да, деньги стажеров интересуют меньше, чем соискателей. Одного четверокурсника из Сколтеха, запросившего 100 000 на руки в месяц, мы отсекли сразу же, остальные соискатели размером зарплаты не сильно интересовались. Но если человек готов отдавать свое время, не получая взамен достаточный объем чего-то ценного для него (денег, опыта, законченных кейсов в портфолио, связей, материала для научных изысканий, корпоративных приятностей) — то наверное это либо человек с очень низкой самооценкой, либо его квалификация и личные качества оставляют желать лучшего.
• Про проблемных клиентов
Мы сами так делать не пробовали, но знаем по опыту знакомых, что так все станет еще хуже. Введение в курс дела при работе с проблемным клиентом отнимает очень много времени у того, кто как раз хотел избавиться от скучной работы, а неумелая коммуникация и эмоциональная неустойчивость стажера приведут к двойной работе, потере времени или даже потере клиента.
Зачем нам понадобились стажеры?
1. Кадровый резерв
У нас небольшой IoT-стартап, который занимается разработкой решений на собственной платформе Интернета Вещей. Компания совсем молодая и известна только в узких кругах, широкомасштабного маркетинга мы еще не развернули, а вот штат регулярно нужно увеличивать. Времени на долгие поиски специалистов при этом обычно нет (договор подписан, клиент ждет), равно как и «готовых» сотрудников (всем так или иначе придется потратить время на понимание специфики работы с платформой) — так что хочется иметь «про запас» людей, которых мы знаем и которые знают о нас.
2. То, до чего не доходили руки
Мы дали стажерам проект, который в дальнейшем пригодится для развития компании –, но при этом у нас не поднималась рука выделять на это время и без того сильно занятых штатных разработчиков. Тем более проект был исследовательский и мы не были уверены, что он не заведет в тупик.
3. Прокачка наших рыцарей-джедаев до мастеров
На данный момент у нас много джуниоров, которые при увеличении штата будут расти до миддлов, а затем и до сениоров. Но для этого нужно уметь не только кодить себе в уголочке, но и эффективно строить работу команды — и вот тут-то многим не хватает опыта и скиллов.
Фантастические стажеры и где они обитают
Идея «завести стажеров» появилась у нас в декабре. К реализации мы приступили в апреле — что было большой ошибкой, поскольку самых инициативных и перспективных стажеров, участвовавших в различных исследованиях, хакатонах и конкурсах и имеющих хороший опыт и портфолио, уже захантили крупные компании. К тому же мы затянули с написанием анонса — например, не публиковали ничего, пока не обсудили с бухгалтером, сколько будем платить ребятам во время стажировки. Как выяснилось, зря, потому что этот пункт наших «орлят» практически не волновал.
График выбрали частично удаленный (необходимо являться в офис 1–2 раза в неделю) из-за ограниченности офисного пространства (тем более, что стажеры должны были много общаться, а отдельных комнат у нас под них не было) и отсутствия свободной техники (все приходили с личными ноутбуками). В качестве требования установили базовое владение «Python», поскольку проект стажерам предстоял исследовательский, а Питон априори считается научным языком с большим количеством готовых библиотек. Плюс на нем же мы начали писать кодовую базу, когда начинали готовить этот проект сами.
Далее — мы воспользовались стандартными каналами: посты в соцсетях, сайты и рассылки университетов (МФТИ, НИУ ВШЭ, Сколтех, МГТУ им. Баумана), а также обратились к кураторам вышеперечисленных вузов. Лучше всего сработал вариант с кураторами — видимо повлияло то, что устное сообщение от «своего» человека выделяется в информационном поле лучше, чем очередной e-mail или пост. Так что да здравствует «сарафанное радио».
Кстати, еще зимой в процессе выступлений мы начали упоминать о том, что у нас есть грантовые и стажерские программы, хотя ни то, ни другое на тот момент еще толком не было прописано и продумано. И один из будущих стажеров заприметил нас еще в январе «Зимней Школе» в ВШЭ, одним из первых откликнулся на объявление и даже по окончании стажировки остался работать в штате на полставки. Так что не бойтесь привлекать людей на не полностью проработанные проекты — пусть «имеют вас в виду».
Отбор, отсев и прочее…
Несмотря на косяк со сроками, нишевость компании и отсутствие большого бюджета на размещение анонсов, мы получили около 35 контактов: это были либо телефоны перспективных ребят от кураторов, либо заявки на e-mail от тех, кто видел объявления в сети.
После первого созвона «отвалилось» около половины — одни хотели работать в других областях (Big Data, искусственный интеллект и так далее), вторые на месяц и более уезжали домой, кого-то перехватывали другие компании, кто-то слился по личным причинам… До этапа собеседования добралось 11 человек — из них в итоге взяли пятерых. Среди них был один англоговорящий студент из Конго — честно признаемся, мы выдохнули с некоторым облегчением, увидев, что как математик он неплох, но с разработкой у него совсем туго (он не смог сделать даже совсем простые вещи вроде заполнения массива) и он нам не подходит. Не то чтобы мы не справились бы –, но проект и без того пугал своей новизной и неизведанностью, не хотелось еще больше усложнять его необходимостью вести работу на иностранном языке.
Остальные в основном приходили с кусками готового кода, мы задавали им технические вопросы и обращали особое внимание на степень энтузиазма — потому что по личному опыту знали, что поначалу перспектива работать все лето в настоящей компании кажется заманчивой, но после экзаменов пыл снижается процентов эдак на 70.
Кстати — на некоторые собеседования заглядывал наш генеральный директор. Как позже выяснилось, это произвело сногсшибательный эффект — стажеры сразу чувствовали себя важными птицами, что заметно повышало их лояльность к компании.
Отобрали, что дальше?
Процедурно оформление стажеров мало чем отличался от найма новых сотрудников — договоры, трудовые книжки, выдача пропусков, создание карт на сервисе Обед.Ру, на котором мы заказываем еду, бухгалтерия.
Подключать ребят к корпоративному чату в Slack мы не стали, ограничились VK, что также оказалось хорошим вариантом — даже занимаясь своими делами или развлекаясь ребята видели, что в чате копятся сообщения, и это стимулировало их почаще включаться в работу. Максимальный период молчания составил 5 дней — это произошло через 6 недель после начала стажировки, когда команда почувствовала, что зашла в тупик, мы уже начинали беспокоиться, но, к счастью, через пару дней все вернулись со свежими идеями, которые в конечном счете сработали. Так что не бойтесь давать ребятам отдышаться. Хотя не исключено, что нам просто повезло и команда попалась организованная.
Со стажерами работало 3 человека — один менеджер, который занимается всеми образовательными вопросами и кадровыми проектами, один разработчик из группы перспективной разработки и еще один — из группы веб-разработки, поскольку тема исследования плотно пересекалась с его собственным дипломным проектом. Менеджеры у нас ведут планирование через Kaiten, задачи по стажерам были вполне исчислимыми по времени и без проблем добавлялись в общий план. С разработчиками и Scrum было сложнее — кто-то говорил, что мы слишком много возимся со стажерами, кто-то наоборот считал, что основная наша задача на этот срок — опека наших «птенцов». В итоге в общем и целом объем работы по основным проектам не поменялся, но некоторые из них замедлились и заняли в конечном счете больше времени. Ну и засиживаться время от времени приходилось, конечно.
Обязанности в команде распределились как-то сами собой: девочки-математики (их трое) сели за вычисления, программирование они при этом использовали как инструмент для вычислений (постоянно сидеть в командной строке они не были готовы), а парни занимались бэкэндом и частично фронтендом. Честно признаемся, мы рады, что не все пятеро занимались вычислениями. Диалог с мужской половиной группы был в основном кратким (постановка задачи — когда сможете что-то показать? — есть ли вопросы, нужно ли помочь с чем-то?), а вот с девочками-математиками мы вели долгие беседы, блуждая по не очень понятным даже нам самим дебрям. Если кто-то сможет посоветовать нам на будущее, как эффективно строить коммуникацию с математиками по исследовательским проектам — будем благодарны за советы!
Осторожно, дементор: как мы взяли не того человека
Под конец стажировки в наш идиллический сад развивающихся и расцветающих затесался один «сорняк». В конце июля на конференции к нашему генеральному директору Илье подошел студент-магистр и начал очень настойчиво проситься на стажировку. Тот перенаправил его к нашему системному архитектору, который, не вникая в тонкости нашей системы отбора, видя, как славно работают все остальные стажеры, да и просто по доброте душевной разрешил ему присоединиться к команде.
Весь следующий месяц новоявленный стажер проявил себя как образцовый дементор — то есть занимался исключительно тем, что отбирал наши ресурсы (от времени до печенек), не давая ничего взамен и оставляя после общения с собой чувство весьма гадкое. По итогам работы с ним мы поняли, что:
1. Не стоит брать на стажировку людей, не уважающих чужое время
Проявлять любопытство к своему заданию необходимо. К тому, как работает компания или технология — можно, но не в ущерб своей и чужой работе и хотя бы что-то погуглив прежде, чем отвлекать живого человека с оплачиваемым временем. Наш антигерой проявлял свое любопытство худшими из способов — просто походил без спроса и требовал «вот прямо сейчас» дать ему ответы на не имеющие отношения к его заданиям вопросы, причем формулировал он свои запросы так плохо и путано, что мы по полчаса докапывались до сути, он задавал неуместные и нетактичные вопросы, приставал к обедающим, наконец, откровенно подслушивал, стоя у дверей.
2. Не все, у кого есть большое желание, трансформируют его в навыки
Первые несколько недель из того месяца, что стажер провел с нами, мы давали ему различные задания — сначала по кодингу и вычислениям (при этом объяснять и разжевывать все приходилось подолгу), потом пытались загрузить его чисто техническими задачами (которые он делал тяп-ляп со множеством ошибок), даже пытались пристроить его к задачам проджектов и маркетинга –, но в итоге за 4 недели он, увы, не сделал ровным счетом ничего дельного.
3. Нужно оставлять себе возможность расторгнуть договор в случае, если поведение стажера будет наносить ущерб, а не приносить пользу компании
Уже через неделю мы захотели расстаться с этим молодым человеком –, но поняли, что расторжение договора отнимет у нас неоправданно много ресурсов, поэтому заняли позицию взрослого, которого попросили посидеть с ребенком — то есть пусть посидит в уголочке, будет занят чем-нибудь и ничего при этом не ломает.
По окончании стажировки он ожидаемо попросился на постоянную работу — мы дали ему честную обратную связь и рекомендации по восполнению пробелов в его знаниях, он пообещал над ними поработать, расстались без негатива.
Финишная прямая и выводы
Перед презентацией мы провели среди стажеров конкурс отзывов, пообещав победителям славу, почет и Power Bank — при этом девочки ожидаемо оказались более коммуникабельными и написали очень забавные и трогательные сочинения. А вот для парней такая мотивация не сработала — так что фидбек от них пришлось получать, ненавязчиво задавая вопросы за обедом.
В свой последний день ребята провели презентацию и показали результаты исследований. После презентации мы вручили ребятам сертификаты, корпоративные толстовки (мы их слегка модифицировали, добавив «штамп» «Internship finished» поверх логотипа), наградили победительницу конкурса отзывов, сфотографировались и выдали троим стажерам оферы. Одной девушке пришлось отказаться (она еще учится, а работать проджектом на полставки в условиях наших объемов не получится), вторая одна девочка устроилась на неполный рабочий день, а парень устроился к нам на полную ставку.
Какие выводы мы для себя сделали?
1. Начинать искать людей лучше в марте или раньше.
2. Решения, которые нужно принять заранее:
• Сколько человек будет работать?
• Какие будут задания у стажеров?
• Каким будет формат и график работы (очно, удаленно, комбинированный вариант)?
• Кто будет ими заниматься? Как перераспределить задачи наставника так, чтобы не страдал ни он, ни его проекты?
• Есть ли рабочие места и техника?
• Каков набор требований к знаниям и компетенциям стажера?
3. Кураторы в вузах — наши лучшие друзья, братья и кадровые дилеры.
4. В объявлении о наборе стажеров нужно обязательно указывать график работы и необходимый набор знаний. Остальное для большинства из них не так важно.
5. Больше никого не берем «по блату»: только после собеседования, проверки технических навыков и комфортности общения.
6. Наполовину удаленная стажировка — хороший вариант, когда мало места и нет свободных компьютеров.
7. Составляя договор, лучше давать себе пространство для маневров на случай, если стажер будет вести себя не адекватно.
8. По отзывам мы поняли, что ребятам хотели бы, чтобы их представили всей команде, им не хватало ощущения принадлежности не только к своей рабочей группе, но и к компании в целом — на будущее исправимся.
По окончании стажировки мы получили рабочее приложение для потоковой обработки недетерминированных данных, одного полноценного и одного part-time сотрудника и опыт в совершенно новом для нас формате работы. И, несмотря на все косяки и сложности, мы уже точно знаем, что следующим летом снова хотим набирать стажеров. Спасибо за внимание.
