Особенности олнай-совещаний
Всем привет!
На курсах MBA у нас было несколько блоков, посвященных переговорам, проведению презентаций и прочим навыкам общения. Нам рассказывали про то, как готовиться к совещаниям и переговорам, как мыслить в процессе и даже какие принимать позы для достижения целей встречи. Однако, в нашей компании 90% совещаний проводится онлайн, и камера с монитором вносят серьезные коррективы в эти подходы. Я попробовал собрать удачные, на мой взгляд, моменты, связанные со спецификой проведения совещаний в режиме онлайн. Большинство практик ориентировано в первую очередь на совещания, но их можно применять и во время презентаций и деловых переговоров.
Поехали:
Все мы знаем, что к совещанию нужно готовиться и заранее рассылать повестку. В ней желательно указывать планируемые результаты совещания: какие решения планируем принять (существующие развилки), с чем ознакомиться и т.д. С учетом того, что онлайн-совещания, как правило, назначаются через календарь, очень удобно вкладывать в такое событие повестку текстом (не файлом). При назначении собеседования можно файлом вкладывать резюме.
В течение совещания полезно фиксировать достигнутые промежуточные договоренности и поручения. В режиме онлайн удобно писать их в общий чат как пункт проекта протокола, дополняя фразой «Если есть предложения по изменению формулировок — говорите или пишите». Этот прием сокращает время согласование протоколов совещаний (особенно оперативок высшего руководства).
Протокол совещания также удобно вкладывать в само событие и сохранять его. При этом, скажем, outlook предупреждает, что событие произошло в прошлом. Мы об этом знаем и просто сохраняем протокол. Уведомления должны прийти всем участникам совещания. Если событие регулярное (скажем, еженедельное), то открываем на редактирование сразу все события, ставим дату совещания и вносим решения текстом в описание события (работает для небольших протоколов).
Полезное правило: те, кто в настоящий момент общаются — включают камеру. Кто сейчас не в диалоге — выключают камеру (и, разумеется, микрофон). Не надо всем держать камеры включенными. Включение камеры может сигнализировать о желании участника высказаться. Это отвлекает и позволяет выполнят следующий пункт.
На онлайн совещании часть участников зачастую ничего не слушает и продолжает работать. Это — нормально, и за это не стоит наказывать. Если же его вдруг окликнули, то у такого сотрудника есть право сказать, мол «Извините, выпал из контекста… о чем вопрос?». При таком подходе, люди, чей вопрос сейчас не рассматривается, не теряют время слушая других. Бывали случаи, когда один и тот же сотрудник участвовал одновременно в двух-трех совещаниях (с разных устройств) и подключался к диалогу только когда его «окликали».
Записывайте встречи и храните записи хотя бы неделю. Помогает при формировании протоколов, а также для фиксации экспертных мнений, высказанных на совещании.
Желательно максимально лояльно относиться к техническим сложностям типа неработающего микрофона или неверно выбранного окна для презентации. Был случай, когда я работал с ноутбука с подключенным монитором в режиме расширения рабочего стола (технически рабочий стол перетекал в окно с другим разрешением). Окошко яндекс-телемоста (а мы только-только на него перешли) при переносе с одного экрана на другой потеряло все кнопки управления.
Если часто делаете демонстрацию экрана — старайтесь иметь два монитора и демонстрировать второй экран. Чтобы сообщения в мессенджерах (возможно от друзей-детей-жены) выскакивали не в том экране, который демонстрируется. Особенно актуально для презентаций продуктов потенциальным заказчикам. Если в моменте что-то сломалось, можно через мессенджер на втором мониторе попросить, чтобы починили. Режим демонстрации окна лично мне не нравится, т.к. неудобно переключаться между браузером-презентацией-вордом и т.д.
Старайтесь размещать камеру подальше от себя, чтобы не искажалось изображение лица, старайтесь смотреть в камеру или на экран под неё. Особенно отвлекает окружающих блестящая лысина во весь экран.
У кого какие еще есть практики и удачные находки?
