Организация TEDx-ивента08.03.2016 19:52

Привет, Мегамозг!

Меня зовут Иван и вместе с командой я занимаюсь организацией конференции TEDxHSESaint-Petersburg, которая будет проведена в Высшей Школе Экономики в Санкт-Петербурге 23 апреля 2016 года.

На «Мегамозге» не раз публиковались различные подборки TED-выступлений и другие материалы, но для тех, кто не знаком с форматом конференции, пару слов о ней.

TED (Technology, Education, Design) — некоммерческая организация, ежегодно проводящая конференцию, на которой выступают выдающиеся люди планеты (Билл Гейтс, Билл Клинтон, Сергей Брин и многие другие) с целью распространения идей и обсуждения социально значимых проблем.

TEDx — проект, позволяющий организовывать конференции в стиле TED в различных странах, городах, университетах и других сообществах в локальном масштабе.

Подготовка к нашей конференции идет полным ходом. И, так как довольно большая часть работы уже проделана (спикеры найдены, программа продумана), я решил написать серию статей по получению лицензии TEDx и по начальным этапам подготовки к конференции в России.

Получение лицензии

Для того, чтобы получить лицензию TEDx необходимо убедить кураторов проекта в своей заинтересованности провести конференцию.

В запасе у вас должно быть несколько часов, чтобы прочитать правила по оформлению, организации, сбору средств, формированию команды и еще несколько гайдов. Затем начинается самая «интересная» часть — ответы на TED-вопросы. Тут вам и пригодится терпение и фантазия. Придется рассказать о глобальной цели организации конференции, о том, что зажигает огонь в ваших глазах и какие идеи, по вашему, достойны распространения в вашем сообществе.

Время ожидания ответа о получении лицензии может варьироваться от недели до месяца. Вероятность получить лицензию хотя и высока, но и «словить» отказ можно. Мои коллеги по университету с большим опытом организации подобных мероприятий не смогли показать кураторам, что они способны на должном уровне провести TEDx. К слову, я тоже получил лицензию не с первого раза.

Немного советов по получению лицензии:

1) Перед подачей заявки изучите все правила организации конференции,
2) Продумайте, кого бы вы хотели пригласить выступающим на конференцию. Вряд ли эти люди в конечном итоге будут спикерами, но уже в заявке необходимо показать, что вы понимаете, какие идеи вы будете распространять.
3) Максимально диверсифицируйте идеи и людей, которые их распространяют. Технологии, дизайн, медицина, образование, искусство — список тем, которые можно распространять на TEDx-ивенте, почти бесконечен. Не повторяйте ни одну сферу — это может служить основанием для отказа. Это же касается людей. В первый раз я допустил ошибку — все выступающие из моего списка были мужчинами. Пришлось исправлять данную ошибку.
4) Покажите, что у вас с TED общие ценности: что вы тоже хотите распространять достойные идеи и решать социально-важные в вашем сообществе проблемы.

Командообразование

Проект TEDx — некоммерческий. Большая часть команды за организацию ивента ничего не получит, поэтому искать необходимо людей, уже знакомых с TED и готовых потратить много сил на то, чтобы конференция прошла на высоком уровне. В случае с TED найти таких людей не так сложно.

В команде, помимо лидера (ов), обязательно должны быть закрыты следующие роли:

* SMM-специалист
* Специалист по работе со СМИ
* Дизайнер (+web-разработчик)
* Тренер-оратор знакомый со спецификой формата TED
* Специалист по финансам (оформление спонсорства)
* Команда операторов и монтажеров
* Ведущий
* Команда фотографов
* Команда волонтеров

Советы:

1) Зажгите огонь в глазах ваших друзей и знакомых. Они могут оказаться очень полезными для организации конференции (или в поисках контактов).
2) Не стоит активно искать команду. TED — очень известный проект. Скорее всего, даже до начала процесса организации, к вам будут обращаться с предложениями о помощи в организации (сообщество TEDx-организаторов довольно слаженное, о вас узнают чуть ли не раньше, чем вы получите лицензию).
3) На одном энтузиазме организаторов хороший TEDx-ивент не организовать. Вряд ли у вас есть хорошие фотографы, операторы и ведущие, согласные на бесплатную работу только потому что это TEDx. Оплачивайте работу специалистов честно. Для этого необходимы спонсоры (о них речь пойдет в последующих статьях).
4) Команду есть смысл собирать постепенно. Вряд ли вам сразу понадобятся операторы и тренеры для спикеров. Чем больше команда, тем сложнее проводить ее менеджмент.
5) Я не специалист в области менеджмента, но советовал бы четко разграничить деятельность команды уже на начальных этапах ее построения. Важно не набирать в команду людей, которые вам могут не понадобится. Нарисуйте organization chart для команды с четким указанием задач и сроков выполнения этих задач. Это основа организации любой деятельности. Это может показаться очевидным, но на начальных этапах мы сделали ошибки, которых можно было избежать, просто разграничив области ответственности каждого человека.
6) Встречайтесь с командой как минимум один раз в неделю.

Поиск спикеров

Поиск выступающих — самая важная часть работы. Нам повезло, и этот процесс не затянулся надолго: каждый последующий спикер знакомил нас с большим количеством новых потенциальных спикеров, из которых мы и выбирали, кому мы можем доверить выступление.

Советы:
1) Ищите не спикеров, а идеи, которые они распространяют. Не забывайте о слогане конференции — «Идеи достойные распространения».
2) Со спикерами необходимо провести как минимум 5 репетиций и много работы по подготовке. Невозможно прорепетировать каждый жест и каждую фразу в выступлении, однако критически важно донести до спикера специфику выступлений на TED-конференции.

Вместо заключения

Очень хочется, чтобы TEDx-ивенты проходили в нашей стране чаще и планка качества выступающих и организаторов с каждым годом становилась все выше и выше. В следующих статьях я постараюсь подробнее раскрыть темы работы со спикерами и спонсорами, организации работы команды.

Спасибо за внимание!