Обзор достижений: общаемся с бизнесом и вдохновляем ИТ-команды
В предыдущей публикации я поделилась моделью обратной связи в PI, которая внедрена в SM Lab. Сегодня подробнее расскажу об одном из ее мероприятий — встрече «Обзор достижений PI». В конце покажу чек-листы подготовки, поэтому когда решите провести что-то подобное у себя — считайте, половина организационной работы у вас уже проделана.
Предпосылки
Представители бизнеса одного из поездов попросили нас, участников Команды изменений, помочь с организацией отчетно-мотивационной встречи для ИТ-команд. Ссылались на периодические жалобы со стороны разработчиков о том, что бесконечно пишут код, тестируют его, а в итоге непонятно, насколько ценна та работа, которую делают. Знакомо?
Цели и задачи
Главные цели зафиксировали так: повысить вовлеченность команд, дать обратную связь от бизнеса командам по поводу пользы, сформировать ощущение сопричастности к ценности выполняемых задач.
Остановились на том, что это рекомендуемое мероприятие, которое должно проводиться в тех поездах, в которых существует такая необходимость. Обязаловки нет. Кстати, опросы Рабочих групп поездов PI показали, что описанные выше проблемы существуют далеко не во всех поездах.
О чем встреча
Проводится по результатам двух PI, то есть дважды в год. Представители Бизнеса делятся успехами и динамикой прошедшего периода.
По сути, это доклад бизнеса командам о результатах их работы в цифрах, метриках, статистике. Например, как разработанные фичи улучшили посещаемость сайтов, увеличили продажи, больше клиентов сделали счастливыми и так далее.
Также это возможность поблагодарить команды за вложенный труд. Важно остановиться на основных успехах прошедшего полугодия, историях побед и сфокусироваться только на значимых фичах.
Для максимальной адресности такая встреча проводится для каждого поезда отдельно по тем работам, которые он провел.
За рамки 3 часов в самом многочисленном по количеству команд поезде мы пока не выходили, но из отзывов почерпнули, что нужно сокращать тайминг. Поэтому призываем коллег к краткости: одна фича — один слайд в презентации, а по времени это не более 10 минут рассказа.
Формат и тайминги
Ниже указан примерный формат онлайн-встречи, поезда могут корректировать его как удобно.
Чек-лист для отбора информации (докладчику)
Могу со стопроцентной уверенностью сказать, что самое сложное обычно — это решить, о чем можно рассказать и о чем будет интересно послушать. При подготовке можно опираться на несколько вопросов:
Почему выбрали эту фичу, а не другую, чтобы о ней рассказать?
Что изменилось? Как с этим стало лучше жить?
Имеются ли аналитические данные, скриншоты, подтверждающие результативность разработки?
Чек-листы подготовки и проведения
Давайте посмотрим, что важно сделать до встречи, во время и после. У нас это подробные чек-листы с описанием действий для каждого, кто участвует в организации и проведении. Поделюсь их сжатым вариантом.
Подготовка:
Поскольку встреча вшита в График PI, единый для всех поездов, важно отследить нужные даты и проанонсировать встречу среди бизнеса поездов. По сути, дать старт подготовке.
Выбрать и утвердить дату проведения.
Создать 2 страницы в Confluence: с ограниченным доступом для организаторов и общедоступную для всех, где после встречи будут храниться запись и необходимые материалы.
Определиться с каналом коммуникации, добавить в чат подготовки всех причастных.
Зафиксировать встречу в календаре, разослать приглашением на участников.
Определиться с выступающими, отправить им чек-лист для отбора информации.
Докладчики — подготовить контент, слайды.
Провести еженедельные рабочие встречи для отслеживания хода подготовки.
Подготовить форму обратной связи, которая будет отправлена всем участникам после встречи.
Во время проведения:
Вести запись встречи.
Модерировать.
Следить за таймингом.
После:
Выложить запись и материалы на заранее подготовленную общедоступную страницу и корпоративный видеохостинг.
Разослать ссылку на опросник.
Провести ретро с участвующими в подготовке, поделиться результатами опроса.
Отзывы участников
Такую встречу я организовала по запросу поезда дважды и оба раза после ее проведения собрала отзывы. Они подтвердили важность такого мероприятия — 48% ответивших поставили ему наивысшую оценку »10».
Также это помогло собрать конструктивные предложения. Например, сократить тайминг, увеличить время на награждение подарками, делиться не только успехами, но и сложностями, с которыми столкнулись команды во время работы над задачами.
Коллеги делились впечатлениями, вот несколько примеров:
Итого
Конечно, такая встреча — не волшебная палочка, после взмаха которой команды, взявшись за руки, начинают работать еще лучше и продуктивнее.
Это лишь небольшая ложка кратковременного вдохновения, поэтому важно понимать, что подход к мотивации команд и увеличению их продуктивности должен быть комплексным. Все это требует серьезной проработки и тонкой настройки.
