Обновление МойОфис 2021.02. Работайте с данными в сводных таблицах
Привет, Хабр! В июне мы обновили МойОфис до версии 2021.02, в которой помимо исправления ошибок появились новые полезные возможности и улучшения. В частности, в табличном редакторе стало доступно создание сводных таблиц с нуля на основе подготовленных источников данных. Сегодня мы посмотрим, насколько удобно и эффективно обновленная версия «МойОфис Таблица» позволяет осуществлять этот процесс.
В релизе 2021.02 появились средства для создания, редактирования и управления сводными таблицами в редакторе «МойОфис Таблица». Теперь структурированные данные можно представить в виде сводной таблицы. Пользователи смогут находить закономерности, применять фильтры к полям, подводить итоги и представлять информацию в необходимом виде. С помощью этого инструмента анализировать большие массивы данных стало проще, быстрее и нагляднее.
Работа со сводными таблицами поддерживается в настольном редакторе «МойОфис Таблица» на платформах Windows и Linux.
Продемонстрировать работу новой функции поможет тестовая таблица, которую мы создадим самостоятельно и заполним случайными данными — результатами продаж условного магазина электроники.
Структура нашей таблицы (по порядку столбцов):
даты продаж: с 01.06.21 по 10.06.21;
канал продаж: онлайн или оффлайн;
фамилии менеджеров, осуществивших продажу оборудования: Иванов, Петров, Сидоров, Андреева, Николаева;
тип проданного товара: телевизор, наушники, ноутбук;
непосредственно модель проданного товара. Каждый тип товара представлен тремя моделями: наушники Music-1, IEM, Headphones; телевизоры LCD Panel, Televizor, TV2021; и ноутбуки Nout PRO, Computer Lite и NonameNote;
стоимость конкретного товара;
количество проданных единиц конкретного товара.
Для создания сводной таблицы, во вкладке »Вставка» ищем соответствующий пункт меню. Появляется всплывающее окно, где необходимо указать источник данных и место расположения таблицы.
В качестве места расположения можно выбрать как новый лист (для большей наглядности), так и поместить сводную таблицу рядом с исходными данными. В этом случае потребуется указать начальную ячейку, к которой будет привязано местоположение сводной таблицы. Для указания исходных данных можно воспользоваться выражением: 'данные'! первая_ячейка: последняя_ячейка. Или просто выделить мышью нужный диапазон ячеек. Также можно сперва выделить нужный диапазон значений, а затем выбрать в меню создание новой сводной таблицы. Все эти варианты приводят к одному результату.
При выборе диапазона важно указывать ячейки с названием столбцов: они будут использоваться далее в качестве названий параметров и сделают настройку более наглядной.
После нажатия появляется пустая сводная таблица и новая панель справа с двумя вкладками — »Конструктор» и »Параметры».
В панели »Конструктор» мы видим пять областей — »Доступные поля»,»Фильтры»,»Столбцы»,»Строки» и «Значения», одна из которых (»Доступные поля») заполнена названиями столбцов из исходной таблицы. Для заполнения сводной таблицы необходимо распределить поля по категориям — строки, столбцы, значения, фильтры. Cменить категорию можно просто перетаскивая поля в соответствующие области. Выбрав вариант вычисления значения, мы будем видеть четкое описание в названии поля.
Предположим, мы хотим узнать количество продаж каждого из устройств в онлайн и оффлайн. Для этого перетаскиваем мышкой строки »Канал продаж»,»Тип товара» и »Модель» в область »Строки». При этом в таблице сразу видно, как формируется структура.
Положение элементов важно и определяет структуру таблицы: чем выше расположено доступное поле в области, тем более общая категория используется. Например, если переместить »Тип товара» на самый верх, то получим отчёт по разным типам товара, проданным онлайн и оффлайн и с уточнением по моделям. Что важно — все поля всегда отображаются в области »Доступные поля», но при этом, те из полей, которые в данный момент используются, будут выделены чёрной рамкой и подписаны жирным шрифтом.
Если навести курсор на поле, помещённое в какой-либо блок, появятся две кнопки: в виде корзины и трех точек. Первая позволяет удалить выбранный поле из области, а вторая открывает подменю с вариантами перемещения поля как по данной области, так и между областями.
Для полей в блоке »Доступные поля» доступны также две кнопки. Первая отображается либо в виде символа »минус» и служит для удаления из сводной таблицы, если поле находится в какой-то области, либо же в виде »плюса»: для добавления в область »Строки» ещё нигде не задействованного поля. Вторая кнопка — меню в виде трёх точек — позволяет переместить поле в любую из областей.
Чтобы таблица выглядела не просто как ранжированный набор строк, необходимо добавить столбцы и значения. Давайте выберем поле »Менеджер» и перенесём его в область »Столбцы». Теперь мы видим, что в таблице появились столбцы с фамилиями менеджеров и »Общий итог».
Для отображения полноценной таблицы не хватает только заполненной области »Значения». Переместим в него поле »Стоимость», чтобы посмотреть, на какую сумму продали товары.
У полей в области »Значения» появляется два выпадающих меню. В верхнем можно выбрать как сумму значений, так и количество, а также среднее, максимум и другие варианты. Нижнее меню отображает наличие дополнительных вычислений.
Если же мы хотим узнать, какое количество конкретного товара было продано в онлайн или оффлайн, нужно добавить в области »Значения» поле »Количество».
Получившаяся таблица показывает данные по продажам за весь выбранный период. Чтобы выбрать какое-то конкретное число, перенесём поле »Дата» в область »Фильтры».
На третьей строке — над итоговой таблицей — появились две ячейки:»Дата» и »(Все значения)». Небольшой треугольник во второй ячейке открывает выпадающее меню, в котором можно выбрать одну или несколько интересующих дат. Результаты будут пересчитаны с учётом выбранных вариантов.
Аналогично датам можно отсортировать строки и столбцы. В верхней строке можно выбрать названия полей для фильтрации, а ниже перечислены доступные значения. Если в таблице имеется большое количество значений, можно воспользоваться строкой поиска.
Сравним как сводные таблицы отображаются в разных редакторах
Теперь посмотрим, что будет, если открыть сводную таблицу, созданную с помощью МойОфис, в других популярных редакторах. Используем уже полученный результат, который сохраним в двух форматах — в OOXML (.xlsx), который используется в Microsoft Office, и в ODF (.ods).
Отображение таблиц МойОфис в Excel
Формат .xlsx открывается без проблем, поля сводной таблицы отображаются в соответствующей панели инструментов. Доступны как выбор нужных элементов, так и изменение их порядка следования. Изменения своевременно отображаются в таблице.
Открытие .ods в Microsoft Excel происходит нормально, но редактирование заблокировано. При попытке внести изменения появляется ошибка-предупреждение с предложением обновить данные.
После обновления размеры ячеек увеличиваются, но теперь можно отсортировать данные и изменить порядок следования полей. При необходимости размеры ячеек можно привести в соответствие с исходной таблицей.
Отображение таблиц МойОфис в LibreOffice
Теперь откроем те же два файла в LibreOffice. Первый, сохранённый в формате .xslx, открывается без ошибок или иных уведомлений. Таблица определяется как сводная. В контекстном меню, вызываемом правой кнопкой в одной из ячеек, при выборе параметра «Свойства» открывается окно: сортировка или перемещение блоков по вашему усмотрению. Изменения отображаются корректно после нажатия кнопки ОК.
Ситуация с файлом .ods полностью аналогична ситуации с .xlsx — всё открывается корректно, изменения вносить можно, таблица перестраивается согласно изменениям.
Как таблицы из Microsoft Excel отображаются в редакторе МойОфис
Теперь создадим такие же сводные таблицы встроенными средствами Microsoft Excel и LibreOffice, а потом откроем файлы в МойОфис и посмотрим на результат. Первым будет вариант от Microsoft Excel. Он использует те же данные и выглядит следующим образом:
При открытии файла в МойОфис проблем не замечено: таблица полностью сохранилась, все модули на месте. Однако предлагается обновить исходные данные.
После обновления в таблице появились дополнительные строки с итогами по каждому типу товаров, а также изменился порядок и оформление столбцов. В остальном, данные не изменились.
Как таблицы из LibreOffice отображаются в редакторе МойОфис
Посмотрим, как будет отображаться итоговая таблица, созданная средствами LibreOffice. Несмотря на то, что все настройки и положение полей выбраны по аналогии с тестовой сводной таблицей, созданной в МойОфис и Microsoft Excel, в LibreOffice вид таблицы отличается.
Практически так же она будет выглядеть в редакторе МойОфис, разве что пользователю при этом предлагается обновить данные.
После обновления строки с количеством продаж стали столбцами. В остальном, данные не изменились. Положение полей также можно менять, при этом вид таблицы динамически перерисовывается.
Заключение
В этой статье мы показали, как быстро и просто можно создавать сводные таблицы в «МойОфис Таблица». Файлы, сохранённые как в формате OOXML (.xlsx), так и ODF (.ods), открываются и редактируются в других популярных табличных редакторах с сохранением структуры данных таблицы и отсутствием ошибок чтения файлов. Вы сами можете проверить весь опыт из этой статьи, для этого просто скачайте исходник таблицы из публичного облака и проведите свой эксперимент по нашей методике в нужных вам редакторах.
Делитесь в комментариях своим опытом работы со сводными таблицами в обновленном редакторе «МойОфис Таблица». Мы всегда рады узнать мнение наших пользователей!
