Об электронном документообороте в России, его весёлых местячковых особенностях и ситуации вообще
Привет!
Мы делаем системы электронного документооборота для разных компаний. Крупные банки, администрация Перми, разные производственные объединения и госкомпании. Расскажу об особенностях этой сферы и граблях, которые ждут за каждым углом. Преимущества систем электронного документооборота такие, что не поспоришь в сравнении с традиционной бумагой.
Но нет, одна из самых весёлых проблем — саботаж сотрудниками. Почему? Потому что когда внедрение кончится, руководителю будет лучше видно каждый конкретный документ (любой от любого сотрудника). То есть будет больше контроля. Говоря более простым языком — в частности, воровать станет куда сложнее.
Первый пример саботажа — это когда система документооборота вводится вместе с автоматизацией процессов одновременно. В этот момент народ глубоко возмущается «квадратно-гнездовым» способом и другими нововведениями и чуть ли не собирает митинги о том, что всё это от лукавого. Чаще всего наблюдается в удалённых филиалах, где впервые как-то приходит контроль. Решается, естественно, только волей одного из первых лиц компании, иначе все шансы застрять в межведомственных «разборках».
Вторая стадия — после внедрения, когда приходит отчётливое понимание, что надо работать прозрачно. В одной госкомпании пользователи даже писали трактаты, что не плавное открытие экранных форм системы способствует ухудшению зрения и развитию эпилепсии.
Но давайте начну с начала, с того, зачем вообще в России нужен СЭД, когда уже есть пачка бумаги, ручка, печать и дырокол.
Про опытСразу скажу — у нас есть готовые проекты в атомной энергетике, вся бухгалтерия «М.Видео» крутится на базе собранной нами ECM-платформы, есть несколько опенсорсных проектов на базе Alfresco, например, один — для госучреждения с 250 пользователями. Ниже будут примеры решений для разных известных компаний, пока же расскажу про рынок.Зачем нужен СЭД компании? Во-первых, контроль. Кто, где и что сделал, кто не работал,. Как и любая автоматизация, СЭД решает такую задачу достаточно эффективно. Плюс видно детализацию того, кто и что делает до последнего человека в компании. Видно, где какой документ застрял и кто виноват.Во-вторых, избавление от бумаги. На первое место сейчас выходят продукты и решения, которые позволяют экономить здесь и сейчас. Быстрее окупаются, быстрее показывают результат. Логистика бумаги дорогая, и если получается избавиться от печати и пересылки бумажных документов внутри группы компаний (холдинга), это уже существенное яркое достижение. За него инициатору вполне могут дать звезду героя и вообще карьерно отметить. Также многим интересен функционал рукописной электронной подписи (не ЭЦП, а той, когда клиент или сотрудник расписываются на электронном табло поверх изображения подписываемого документа). Это помогает принимать документы с различных мобильных устройств, плюс, как говорят западные коллеги, когда человек расписывается каждый раз, а не клацает кнопкой — это серьёзно повышает ответственность.
В-третьих, доступность информации. Любая важная для компании информация должна быть доступна в системе в любой момент, даже в том случае, когда сотрудник увольняется. Если вы никогда не искали бумажку на отгрузку вагона стали в компании с сотней заводов — вы не понимаете этой боли.
В-четвёртых, информационная безопасность. Сотрудники в принципе не должны хранить файлы, где им захочется, а хранить их в СЭД в нужных разделах. Важно защитить файлы не только, когда они хранятся на диске, но и когда они перемещаются, как внутри, так и за пределы компании. Для этого используются IRM-системы (Information Rights Management), они позволяют защитить документы за пределами периметра организации. Чтобы адресат прочитал файл, у него должны быть соответствующие права на дешифрацию.
Наконец, есть ещё важный аспект требований к СЭД — система должна быть удобной, чтобы сотрудники не бились головой об стену, а нормально в ней работали (иначе растёт уровень саботажа). Люди по умолчанию должны выбирать этот инструмент вместо того, чтобы пересылать файлы по почте или держать на локальном диске.
В частности, в этом направлении идет развитие корпоративных социальных сетей (тот же Jive также может решать эту задачу как корпоративная соцсеть компании). При интеграции корпоративной социальной сети, корпоративной почты и СЭД получается, что пользователям заметно проще сразу поставить документ в системе, чем отправить обычное сообщение.
Вендоры В проектах СЭД мы строили решения как на западных, так и на отечественных платформах. Из западных ECM есть положительный опыт с EMC Documentum и с Alfresco. Первое — большая коммерческая платформа от большого вендора. Второе — компактная, но от этого ничуть не ограниченная, версия ECM с открытыми исходными кодами.Из российских продуктов мы работаем с DocsVision и Directum. От западных ECM их отличает богатый специализированный для задач СЭД функционал. То есть стартовать проект внедрения и получить хороший результат можно значительно быстрее. Справедливости ради нужно сказать, что и над западными ECM существуют функционально развитые надстройки, облегчающие реализацию проектов СЭД. В КРОК, например, была построена такая надстройка над Documentum и Alfresco.
Есть ещё отдельный класс платформ, с помощью которых можно решать задачи электронного документооборота. Речь про BPM-платформы. Например, у нас договорооборот автоматизирован на K2+Documentum. BPM-платформа K2 Blackpearl отвечает за маршрутизацию электронных документов, которые размещаются в хранилище Documentum.
Кому нужен СЭД в РФ Изначально в России систем электронного документооборота не было. Был дырокол. Потом появилась электронная нумерация входящих-исходящих (какой-никакой, а учёт), затем — хранение образов, потому что бумага часто терялась. То есть главным поводом тогда было создание электронного архива бумаг, бекап. Только в начале 2000-х началось движение по постановке именно процессов в электронном виде — того, что станет современными СЭД. Как раз в 2005 году начался наш проект в Перми, где всех чиновников надо было пересадить на СЭД. Поначалу там за руководителей работали секретари, потому что мало кто вообще понимал, что это и зачем, но железная воля самых главных приводила к тому, что постепенно каждая бумага и каждая копейка (утрирую) стали учитываться (представьте себе «радость» всех причастных). Поколение сменилось, —, а система работает, но руководителям уже привычно. Кстати, там же мы внедрили юридически-значимую ЭЦП, что было достаточно сложно в то время.У многих объём документов разросся настолько, что старый СЭД просто не тянет базу. Звучит смешно, но это достаточно часто — большая проблема для компаний со старыми внедрениями.
Довольно мало компаний сейчас ставят с нуля. Как правило, у крупного бизнеса уже есть какое-то решение. Если СЭД нормально внедрён, то он — подспорье для бизнес-процессов, либо вообще основанная система поддержания процессов. На нём всё держится в компании, и потому если вы стали большим бизнесом — у вас автоматически что-то такое уже есть. Если в системе электронного документооборота проблемы, то проблемы у всей организации.
Был, например, случай, когда компания осталась жить на СЭДе, который перестал развиваться 2–3 года назад. Нужны новые функции –, а вендор их сделать не может. Где-то забивали костыли, где-то приколупывали внешние модули, где-то просто теряли часть процессов.
Одна из новых причин модернизации СЭД — это интерфейсы. Люди привыкли к фейсбукам-контактам, и СЭД для них должен быть таким же простым. Бывает, что затраты на обучение в какой-то момент перевешивают стоимость модернизации. А большая часть новых СЭД почти всегда уже юзабельные.
Примеры Для федеральной службы государственной статистики (Росстата) мы делали модернизацию СЭДа, который у них уже был. Проект в Росстате был реализован КРОК на основе первого решения на базе EMC Documentum. Этап обучения сотрудников работе с системой был организован с помощью «облака» — Виртуального дата-центра КРОК. Из важного было достигнуто: Переход на безбумажный оборот (есть ряд особо важных документов, подписывающихся вручную, но их немного). Контроль статуса исполнения документов (что очень важно для большой организации). Благодаря принципу сквозного контроля руководящий состав получил возможность контролировать исполнение своих поручений на любой стадии и ступени организационной иерархии; Повышение производительности труда персонала (всё под рукой плюс подсказки-напоминания). Экономический эффект на каждого из них составляет 144 тыс. руб. в год; Для Росавтодора мы внедрили систему электронного документооборота, рассчитанную на более чем 2000 пользователей. Решение имеет полный набор функций, необходимых для осуществления делопроизводства и архива. С помощью системы «Контроль исполнения договоров» сотрудники Росавтодора ведут учет заключенных государственных контрактов, контролируют выполнение подрядчиками своих обязательств, отслеживают сроки и объемы выполняемых работ, учитывают претензионно-исковую деятельность по контрактам. Важное: эффективная групповая работа по подготовке документов, налаженная коммуникация между центральным аппаратом и региональными подразделениями, высокая степень защиты информации, интеграция системы документооборота с системой поточного сканирования.
Для одного очень крупного банка мы внедрили систему на более чем 4000 пользователей центрального аппарата и территориальных филиалов. Система позволяет создавать и согласовывать различные формы заявок и маршруты их прохождения. В рамках проекта система интегрирована с HP OpenView ServiceDesk для синхронизации справочников информационных ресурсов, а также статусов инцидентов на исполнение заявок. Главный приоритет — сокращение времени подготовки и обработки документов.
В ОАО «НЛМК» мы сделали первое в России внедрение системы электронного документооборота под Linux. Это вообще наше первое внедрение, очень-очень давнее. Бизнес-приложение автоматизировало 100 рабочих мест административного аппарата. Единый формат документов и правильное архивирование и резервирование — тогда это было счастье для них.
Для одной очень крупной производственной группы из нефтегазовой сферы мы делали СЭД на более чем 4000 человек (примерно 6,5 миллиона документов в год).
Вот схема:
Использовано: СУБД Oracle Database 11.2.0.3, контент-сервер EMC Documentum Content Server 6.7 SP1, сервер приложений ORACLE WebLogic Server 11g 10.3.5, также EMC Documentum xPlore 1.2, ABBYY Recognition Server 3.5, WSO2 Enterprise Service Bus 4.5.1 и Pentaho Data Integration 4.4.0, плюс система управления бизнес-правилами IBM ODM 8.5. Интеграция с информационными системами заказчика: SAP ERP, 1С, АСВ НСИ, БОСС-Кадровик, ИСУП, банк клиент, система сканирования, почтовый и факс-сервер, Active Directory, OeBS, ЕСУИД (Oracle OIM).
Раньше там не было единой системы обмена, и поэтому производительность часто упиралась в бумажный обмен, конвертацию и вообще странные логистические вопросы. Плюс появились все прелести контроля и точного отслеживания.
Для себя (у нас более 2000 сотрудников и до 3000 проектов в работе в год, из которых — около 20% с бюджетом больше миллиона долларов) мы используем СЭД на базе Documentum и K2. Для упрощения согласования документов топ-менеджементом организована система напоминалок по почте с возможностью согласования по нажатию кнопки.
Параллельно для совместной работы над документами, их обсуждения и хранения, а также подгрузки напоминалок о днях рождениях используется корпоративная соцсеть Jive.
СЭД и Jive вполне могут быть интегрированы между собой для упрощения работы с документами (у нас этот процесс на начальной стадии). Соцсеть внедрялась примерно вот так:
Вот вид профиля:
И проектный вид:
Про рынок Если смотреть на западную ситуацию, там рынок ECM растёт примерно на 8–10% в год. У нас похожий курс, но есть два больших принципиальных отличия: во-первых, по миру достаточно велика доля опенсорсных решений (а у нас к ним только-только начинают присматриваться), во-вторых, в среднем доля систем электронного документооборота в продажах ECM — примерно 40%, а у нас — 50%.У нас в стране на начало 2014 г. насчитывалось более 6,25 млн рабочих мест, которые могут быть автоматизированы при помощи функционала ECM-систем. То есть конкретно в России потребности в платформах электронного документооборота еще не закрыты, рынок ещё будет развиваться и расти до стадии насыщения как минимум пару лет (с учётом текущей ситуации — больше, процесс замедлился).Почему так? Достаточно просто, дело в том, что на этот рынок выходит средний бизнес. Лет, скажем, 10 назад был только вариант писать что-то своё, небольшое прикладное. Лицензия на готовый продукт была просто неподъёмной по цене. Сейчас есть возможность купить что-то вполне доступное и при этом полнофункциональное, либо собрать из опенсорс-компонентов (при наличии необходимой квалификации). Естественно, очень сильно на развитие систем электронного документооборота в России повлиял госсектор — там идёт большая движуха по электронному обмену между ведомствами, и в сравнении, опять же, с ситуацией 10 лет есть разница. Плюс работает естественный фактор географического распределения — далеко не на каждое предприятие в России из-за расстояний можно часто ездить лично, поэтому для крупных компаний становится важным повышать эффективность управления. То есть в первую очередь — видеть всех ответственных и избавляться от неконтролируемого бумажного обмена, сокращать срок поиска документов.
В кризис есть шансы на рост — внедрение СЭД может сократить затраты на печать, и существенно повысить эффективность процессов. Для кого-то кризис будет шансом наконец-то «протолкнуть» давно необходимую программу внедрения.
Резюме Сейчас почти все понимают, что электронный документооборот важен. Многие хотят поставить систему ради экономии на той же логистике бумаги, многие — заместить дорогой импорт новым более доступным по цене решением. На практике замещают один импорт другим. Часто переходят с громких брендовых этикеток на опенсорс. Вендоры заворачивают опенсорс в российскую этикетку и называют это исконно русским продуктом. Рынок растёт (по крайней мере, рос до недавнего времени), поэтому приходит много игроков, рождающих целые группы косяков во время внедрений — от банального непонимания масштабов и нагрузок на разные точки инфраструктуры до недостаточных возможностей реагировать на изменение процессов заказчика. Мы часто видим, как небольшие игроки пытаются пройти квест по состыковке данных в госкомпаниях при интеграции — там одна только задача получения данных в нужном формате может поставить крест на всей затее. Умеем работать, умеем показывать прототипы раз в неделю, умеем правильно договариваться — без опыта тут никуда. Умеем выдерживать огромную волну первых дней звонков в саппорт после внедрения, в конце концов. И только после полугода-года мучений видно, как процент просроченных документов, например, в госкомпании, начинает влиять на премию руководителя или чиновника — и как все процессы вдруг магически начинают крутиться быстрее.Как-то так. Если интересно — задавайте вопросы, постараюсь рассказать о конкретных особенностях. Либо пишите на почту SPlaunov@croc.ru, если вопрос не для комментариев.
