Моя система организации жизни (GTD или что-то подобное)
Дисклеймер
Друзья, это достаточно длинная статья с большим количеством информации. Если вы захотите внедрить что-то подобное, советую сохранить её куда-нибудь и читать медленно и постепенно, параллельно внедряя систему шаг за шагом. Здесь я рассказываю, как это устроено у меня и как это удобно мне, я открыт к критике и предложениям))
Предыстория
Какой системой я пользуюсь
В десятом классе я задумался о том, что, наверное, такое беззаботное устройство жизни не приведет меня ни к чему хорошему. Я часто не успевал делать все задачи, которые ставил перед собой, и это если учесть, что про половину заданий я просто забывал. В общем, три года назад, я задумался о том, что пора внедрять что-то.
В этот момент мне повезло, и знакомый рассказал мне про систему Дэвида Аллена — getting things done. Кто не знает, что это такое — погуглите, пригодится. (https://todoist.com/productivity-methods/getting-things-done)
Изначально моя система выглядела очень шаблонно. У меня была одна доска в trello на которую все валилось и сортировалось по колонкам: inbox, project, next action, pending action, someday maybe, goals, collection. Порядок колонок был примерно такой, но очень скоро я понял, что такая система лично для меня работает плохо. Эта система выглядела чересчур громоздко и в какой-то момент в последних колонках находилось такое количество карточек, что выбрать из них одну, нужную сейчас, было абсолютно невозможно. Передо мной встала задача как-то разгрузить систему, чтобы карточки в ней перетекали из одно колонки в другие, чтобы то, что не должно быть постоянно на виду не было бы постоянно на виду, и чтобы все от ежедневной рутины до долгих проектов выполнялось и выполнялось в срок.
Как я пришёл к TickTick
Изначально, я внедрял GTD в очень известном приложении Trello, и первый год все шло замечательно. Дела делались, карточек становилось все больше и больше и мне начало казаться, что чуть из них выходит у меня из-под контроля.
В этот момент в моей жизни появилось ЕГЭ и тут все пошло совсем не по плану. Заданий от разных репетиров стало огромное количество, и привычная мне система дала сбой. Учеба смешалась со спортом и с хобби, карточек в корзине стало огромное количество. В какой-то момент туда добавлялось в два раза больше карточек, чем уходило, срочные дела смешивались с простыми заметками, и моя жизнь стала похожа на то, что было ещё до внедрения GTD, она стала похожа на хаос.
Это был первый момент, когда я решил перестроить изначальную систему во что-то более подходящее под мои задачи. О том что у меня получилось я подробнее писал вот в этой статье: https://habr.com/ru/post/511446/
Время шло, система становилась все сложнее и больше и у меня снова возникло ощущение, что я теряю контроль уже просто из-за размера доски в trello. В конце моей истории с trello у меня было 4 полноценные доски с 10–12-ю колонками в каждой и свыше полутора тысяч карточек.
Я решил, система разваливается из-за слишком большой свободы, которую даёт trello. Да это ещё не notion, где просто белый лист, но мне хотелось, чтобы меня что-то ограничивало от постоянного размножения системы.
Кстати, в notion я тоже когда-то пытался строить систему и даже написал про эту статью, но из-за некоторых ограничений notion долго та система не просуществовала.
Про приложение TickTick я узнал случайно, в одной из тематических бесед по GTD. Народ обсуждал его как новый опыт и спасение их систем, и я тоже решил попробовать, потому что моей системе тоже требовалась помощь.
Переезд из trello был немного мучительным, но, к счастью, этот момент случились в зимние праздники на первом курсе, когда в целом мне было, нечем заняться в эти длинные каникулы. В начале я попытался найти шаблоны в интернете, но все что есть по TickTick и GTD это одна статья на Medium и пара веток на редите, которые по большей части были бесполезны, так как не содержали никакой конкретики. Пришлось все строить и придумывать самому, с нуля. Это заняло около полугода постоянных тестов, переносов и разочарований, но то, что получилось в итоге практически полностью меня устраивает и думаю, что этим уже можно поделиться с окружающими.
Конечно, сейчас моя система все еще не является статичной. Я стараюсь всегда критично подходить к ней и тестировать различные новые фичи, однако в данном своем варианте система существует у меня уже достаточно давно и в ней не происходит каких-то критических изменений.
Вид системы
В TickTick есть вид канбан доски как в trello, но мне показалось, что изначальная система с маленькими отделенными друг от друга досками гораздо удобнее, и это упрощает вид всей системы.
Сразу скажу, что пользуюсь платной версией (она стоит не так дорого, для приложения от которого зависит ваша жизнь + для студентов есть скидка) и лично меня в начале использования приложения мотивировал именно тот факт, что я уже отдал 20 баксов за годовую подписку и деваться уже некуда.
Возможно, в бесплатной какие-то функции будут недоступны, но лично я не пользуюсь всеми функциями из платной версии. Я пытаюсь держать систему простой и интуитивной в понимании. Начнём!
Софт
Давайте сразу пройдемся по софту, который я использую. Основное приложение, из которого начинается и в котором заканчивается менеджмент всех задач это TickTick (платная версия).
Для хранения заметок и ведения совсем больших проектов я использую notion. По сути это моя база данных, там хранятся вишлисты, цели, фильмы, книги, статьи, идеи и многое многое другое. Об устройстве своего notion расскажу как-нибудь в следующий раз. Здесь я хочу сфокусироваться на единственном приложении — TickTick.
В качестве календаря я использую google calendar. Он бесплатный, хорошо работает с различными сторонними календарями и присутствует на всех платформах, так что для меня это идеальный выбор.
Как же это все работает
Все начинается и заканчивается в TickTick. На заблокированном экране айфона у меня есть их меленький виджет, который стал доступен с ios 16 (думаю, что на андроиде что-то такое есть уже давно). Этот виждет позволяет мне сразу с экрана блокировки провалиться в приложение и добавить новую заметку в inbox. Именно через него 90% заметок попадает в inbox, будь то напоминание, идеи или что-то еще.
Inbox
Inbox это первое место базирования любой задачи или заметки. Все что приходит мне в голову, попадает сюда. Я стараюсь расчищать и разбирать корзину каждый день, но, честно говоря, не всегда у меня это получается. Бывают дни, когда у меня буквально пару инпутов, а бывает, что за день в корзину прилетает 15–20 новых идей, мыслей, задач и т.п.
При разборе корзины я все еще задаю стандартные вопросы к каждой карточке, и в зависимости от этого карточка попадает в дальнейшие списки по системе. На самом деле сейчас, после 5 лет использования GTD, все эти вопросы с картинки прокручиваются у меня в голове автоматически, и я могу очень быстро и точно раскидывать задачи по разным спискам.
Пути инпута:
! NOW!
Следующий лист системы это ! NOW! . Лист, который я открываю больше всего раз за день, и из которого и происходит исполнение практически всех задач в моем мире. ВАЖНО! В этот лист попадают задачи, которые нужно выполнить в ближайшие 2–3, максимум 5 дней. Это мои основные задачи. Там может быть что-то одношаговое, но что занимает более 5 минут времени (одношаговые короткие задачи выполняются прямо из inbox), там могут быть какие-то шаги проектов или напоминания.
По сути ! NOW! это список моих дел на ближайшие пару дней. Это все что я буду делать и это те дела, которые нужно выполнить как можно скорее. Чаще всего в ! NOW! у меня не более 10 задач, потому что, как показывает практика, если задач там очень много это значит что вы либо переоцениваете свои силы и не успеете все это за 2–3 дня, либо вы плохо определили одношаговые быстрые задачи и карточки, которые можно было выполнить прямо из inbox засорили ваш важный список ! NOW! .
Примеры задач из NOW: «домашка по микре», «сделать раздел 5 в проекте яндекса», «прописать упражнения в зале на след неделю». Все это важные для меня задачи, они не могут быть отложены, и они явно не делаются за 5 минут. На какие-то задачи из этого списка может тратиться и пара дней, но это всегда задачи, которые нужно выполнить ASAP, и которые при этом не имеют каких-нибудь мутных подпунктов.
To do soon
Далее в моем тике идет лист to do soon. В этом листе задачи, которые должны быть выполнены в ближайшие 7–10 дней. В нем всегда гораздо больше задач, чем в листе now и этот лист я открываю 2 раза в день — утром при быстром просмотре системы и вечером при разборе.
Часто сюда попадают просто менее важные задачи листа now. Я стараюсь максимально не засорять лист now и, если задача может быть отложена на 5–7 дней, она отправляется в To do soon.
SomeTime later
Далее — лист SomeTime later. Лист задач примерно на ближайший месяц. Сюда попадают задачи, которые должны быть закончены примерно через месяц, но этот лист имеет достаточно размытые границы делайна.
Например, тут может быть задача, у которой дедлайн через месяц и я знаю, что делать ее не долго, то есть это не какой-то проект, так что я просто положу эту задачу в этот лист, и буду вспоминать о ней время от времени, чтобы не вспомнить о ней за день до дедлайна. Например, какая-нибудь отложенная домашняя работа или просто что-то что не очень долго делать, и сейчас не горит.
Однако, в этом листе может быть какая-то задача вообще без дедлайна. Такая задача, что ее не хочется откладывать в долгий ящик, но и в данный момент ты понимаешь, что не найдешь время на ее выполнение.
Короче говоря, по-другому этот список можно назвать «относительно скоро, но пока не горит», надеюсь вы уловили его суть. Этот список я открываю максимум 2–3 раза в неделю, и в нем уже лежит основная масса задач, которые я постепенно вытягиваю в to do soon, когда понимаю, что пора бы уже немного подумать над этой задачей.
P.S. пример реальной задачи которая в начале была в sometime later
Например, я понимаю, что до сессии у меня 1.5 месяца и за 2 недели хорошо бы начать готовиться. Чтобы готовиться нужно накидать план подготовки, что по каким предметам повторить, что в приоритете и тп. В SomeTime later я так и напишу: «Составить план подготовки к сессии». За 3–3.5 недели до сессии эта карточка попадет в to do soonб потом в now и за две недели до сессии у меня будет расписанный план\проект подготовки с маленькими задачами, которые я буду выполнять из now. Про то как работать с карточками проектами расскажу дальше.
SomeLife Later
Еще один лист — SomeLife Later (не путать с SomeTime Later), да вот так я играю названиями. Это самый долгосрочный список. На несколько месяцев если не больше, НО ВАЖНО, это не список того, что я мечтаю сделать или купить в будущем, это все равно остается списком задач, просто они отложены в долгий ящик.
SomeLife later просматривается чисто один раз в неделю при полном разборе системы и из него я перекидываю задачи в SomeTime later и вот так медленно, но верно даже из этого списка задачи выполняются. Бывают и недели, когда я понимаю, что у меня и так много дел уже запланировано, и я не хочу делать ничего из этого долгосрочного списка, так что он остается без изменений.
Например, у меня там лежит задачка: «Пройти курс по абстрактной математике». Это навряд ли можно положить в вишлист, это то, что я хочу когда-нибудь сделать, но это точно мне не надо прямо сейчас, так что такая задача просто отложена в долгий ящик и ждет своего момента.
Остальные списки
На этом этапе я закончил рассказ о списках мимолетных, более-менее одношаговых задач и мы переходим к нескольким спискам «с особенностями».
Delegate
Во-первых, это список delegate. Тут все просто, сюда попадают задачи, на которые при разборе корзины на вопрос «это мне?» был дан негативный ответ. Проще говоря это задачи, которые нужно делать не мне, и которые должен за меня выполнить кто-то другой.
У меня таких задач пока совсем немного (обычно там висит 3–4 задачи), но я стремлюсь перепоручать все больше и больше. В карточке задачи я пишу, что конкретно должен мне сделать человек (и конечно обговариваю это с ним) и пишу, когда примерно он должен мне это сделать. Дальше важная штука. Нужно написать и поставить уведомление на то на сколько часто вы будете пинать этого человека. Если задача на неделю, то стоит пнуть человека минимум пару раз за неделю, но, если задача на месяц можно первый раз напомнить человеку через две недели и потом постепенно повышать частоту напоминаний.
Например, у меня сейчас там висит задача про составление определенного договора. Этот договор буду составлять не я, а кое кто другой должен за меня его написать заверить и тп. Задача появилась примерно неделю назад, и я на нее отвожу еще 2. Я обсудил все шаги с человеком, которому была перепоручена задача, и пока что оставил это на его совести. За 1.5 недели до делайна я напишу человеку: «Друг, как там с договором?» и потом напишу еще раз за 3–4 дня до дедлайна. На все эти сообщения человеку у меня стоят напоминалки прямо в этой задаче в тик тике, так что ни я, ни этот человек не забудут о задаче, и она будет выполнена в срок
Projects
Другой список это projects. На этом списке мы остановимся поподробнее.
Здесь лежат задачи, которые являются не одношаговыми и да, в этот список, так же как в список NOW я захожу очень часто, ниже объясню почему.
В тике внутрь задачи можно вкидывать еще несколько подзадач и таким образом можно как бы делить задачу на более мелкие, обозначать майлстоуны, прикреплять материалы и тп.
Здесь стоит оговориться сразу. Для ведения совсем больших проектов TickTick мне не подошел и для этого я использую notion (как, расскажу дольше). В тике у меня проекты из 5–7 иногда 10 пунктов и которые не требуют большого сбора материалов.
Привожу пример реально выполненного недавно проекта. Я собирал документы на визу. Мне нужно было что-то там отсканировать, что-то заверить у нотариуса, что-то распечатать. Я просто создал отдельную задачу в тике под названием «Виза» и накидывал туда все что относится к этой задаче. В задачи с нотариусом я еще добавил сразу контакт проверенного нотариуса и адрес, чтобы когда нужно будет этим заниматься я не думал и не искал все эти материалы. Так же у меня стояло напоминание о дате, в которую у мня была подача в посольстве, чтобы я ничего не забыл и правильно все спланировал.
Список может иметь подпункты, и подпункты могут иметь еще и свои подпункты, так что расписывание проекта может реально быть многоуровневым и содержать столько материалов, сколько вам надо. Как я уже говорил, вести совсем большие проекты в тике не так удобно, как в notion, но если проект просто содержит определенные действия и не требует библиотеки ссылок и материалов, то TickTick отлично подходит для этого.
Как дальше работать с задачами проекта? Вот тут у меня нет жесткой системы. По логике, надо бы переносить задачи из подпунктов проектов в лист NOW и выполнять оттуда, но чаще, я просто просматриваю каждый день лист projects, смотрю какие пункты каких проектов я могу сделать сегодня и либо выполняю их прямо из листа projects, либо дублирую в NOW и отмечаю в обоих листах после выполнения.
Важно! Не нужно пытаться расписывать сразу все карточки проектов, которые у вас есть, потому что скорее всего вы не распишете их все за раз нормально или потом просто испугаетесь количества пунктов и никогда ничего не сделаете. Я стараюсь держать в листе projects не больше 3–4 расписанных проектов за раз, а все остальные карточки, которые могут быть расписаны как проект просто лежат в других, более долгосрочных листах и ждут своего часа.
Random notes
Последний мой список это random notes. Это список, в котором может быть что угодно, что не является какой-то задачей и при этом должно быть в быстром доступе. Конечно все нормальные заметки у меня лежат в базе данных в notion, но иногда есть вещи, до которых не хочется глубоко идти и копаться в notion, а хочется доставать их за пару кликов из быстрого и удобного приложения, такого как TickTick.
Например, в этом списке у меня могут лежать ссылки на какие-то подкасты, которые я не досмотрел. Класть их в список интересных видео в notion не очень хочется, так как я уже посмотрел почти весь подкаст и там осталось минут 30, но и в списке задач его странно держать, потому что это не задача.
В общем я бы назвал этот список опциональным, но лично мне он бывает полезен для быстрого доступа к каким-то заметкам.
Тэги, статус выполнения и другие дополнения системы.
Здесь мы начинаем немного усложнять нашу систему если вы только начинаете внедрять ее, возможно вам стоит повременить с любыми дополнениями и постараться по началу держать систему максимально простой.
Я использую несколько встроенных в TickTick фишек, которые помогают каталогизировать и сортировать задачи в списках.
приоритезация
Во-первых, я использую приоритезацию задач в списке ! NOW! . в правом верхнем углу каждой задачи есть флажочек и там можно выбрать low, mediumили high priority. Так как в списке NOWмало задач, их очень легко рассортировать по приоритетности, и таким образом определять место своего наибольшего фокуса. Задачи с highприоритетом я стараюсь делать именно сегодня и начинать свой день именно с них, а задачи другой приоритетности можно в случае чего отложить на завтра.
тэги
Во-вторых, я использую тэги в досках to do soon и sometime later. Там все просто, я группирую задачи по их отношению к различным сферам моей жизни, некоторые конечно остаются без тегов вовсе. Тэги помогают мне при еженедельном разборе. Например, если я понимаю, что на следующей неделе хочу сделать больше учебных задач, а не каких-нибудь задач, связанных с саморазвитием, я постараюсь вытянуть задачки с тэгом study.
Так же тэги просто добавляют чуть больше структуризации в досках, потому что иногда 30 рандомных карточек в to do soon могут отпугнуть и запутать, а когда все структурированы, ты сразу понимаешь, что к какой сфере относится, и что тебе интересно делать сейчас, а что не очень.
По названиям тэгов я не могу дать конкретных рекомендаций, тут уж группируйте и сортируйте как вам удобно.
прогресс задачи
Третье — это прогресс задачи. Я использую эту функцию только в листе NOW и только для задач, которые растягиваются на пару дней, например для домашней работы, которую я не успел сделать за один присест. Это тоже одна из встроенных функций TickTick. В самой карточке она выглядит progress bar, но наиболее удобна эта функция при общем просмотре задач. (на картинке это кружочек справа от задачи, показывает, что задача выполнена на 50%).
Прогресс задачи позволяет мне примерно оценить сколько еще нужно сделать по этой задаче, сколько на нее уйдет моих сил и времени. Я сам оцениваю этот прогресс, здесь нужно здраво отдавать себе отчет в том, сколько реально от задачи уже выполнено и сколько осталось, но в целом эта функция достаточно полезна, чтобы оценивать прогресс продолжительных задач.
Последнее, это закрепленные задачи. Они есть у меня в листе inbox и NOW. Там у меня просто напоминания разобрать корзину, разобрать систему, на определенные дни недели, потому что периодически это не очень хочется делать и нужно чтобы кто-то напоминал и подпинывал. Так же в листе NOW у меня закреплен список привычек, которые я стараюсь выполнять ежедневно. Все эти закрепленные задачи имеют напоминания по времени и после выполнения (отметки done) они автоматически перезаписываются, по сути, просто заново появляясь в невыполненном виде на том же месте. Такие повторяющиеся задачи тоже являются обычной функцией TickTick и сильно облегчают мне жизнь время от времени.
Как вы видите, я не использую и половины фишек TickTick. Я знаю что там есть и календарь, и матрица Эйзенхауэра, и трекер привычек, и помодоро таймер и еще много чего, но как я уже говорил, я стараюсь не нагружать свою систему, потому что она должна помогать мне, а не делать все еще запутаннее и сложнее.
Резюмируя
На первый взгляд система может показаться громоздкой и очень сложной (и это я еще не говорил про google calendar и notion), но при этом эта система действительно помогает разбираться с любой задачей, не терять контроль над происходящим в жизни и быстро и эффективно обрабатывать большое количество входящей информации.
Если вы хотите внедрить себе что-то подобное — начните потихоньку. В начале 3–4 списка, потом добавляйте списки по мере необходимости. Уделяйте системе 20 минут в день, посмотрите какие-нибудь дополнительные материалы, чтобы замотивировать себя на построение чего-то подобного.
Качество моей жизни выросло в разы с момента внедрения системы, и я могу с уверенностью сказать, что являюсь более организованным, чем большинство моих знакомых. Система позволяет мне выполнять большое количество задач, все делается вовремя, я не забываю про поручения или просьбы, я успеваю делать как маленькие рутинные дела, так и большие проекты и различные полезные и интересные материалы, которые я нахожу в интернете, не теряются в потоках информации, а сохраняются и категорируются.
Я желаю вам удачи, жду вопросов и комментариев!
