Личное планирование синьора из Microsoft
Меня зовут Станислав Беляев, я Senior Engineering Manager в Microsoft. Я 12 лет в менеджерстве и передаю опыт студентам курсов по менеджменту в Практикуме.
Я работал в средних аутсорс-компаниях, в крупных продуктовых (СКБ «Контур», «Точка») и очень крупных (Microsoft) компаниях. Каждая компания уникальна в своей культуре работы, и нужно уметь встраиваться в эту культуру или уходить.
Типичные вопросы, с которыми сталкиваются менеджеры: я эффективен тут? могу ли я здесь добиваться своих целей? делаю ли я это эффективно? Это приводит к попытке упорядочить поток задач.
Посмотрим на рабочий день менеджера: он разбит на множество мелких задач. Большинство в статусе «всё горит». При этом постоянно возникают новые запросы, которым нельзя отказать:
— Можешь посчитать данные за прошлый квартал?
— Да, конечно (это же моя работа)
— Встречу с заказчиком запланировал?
— Нет, но сделаю это в течение часа (ну, а кто ещё, если не я, это же моя обязанность)
— Заказчик ответил по нашему последнему предложению?
— Нет ещё, держу на контроле
— Напомни ему в конце дня
— Да, ок (и так бы сделал)
Две минуты диалога, и в списке дел ещё несколько новых задач. И это мы ещё не провели дейлик и не узнали, что происходит в команде:)
В конце дня подсчитываете количество продолбанных задач. Обещал сделать — не сделал, переживаешь, как это скажется на карьере, и испытываешь вину.
Поглядываешь на книжку «Джедайские техники», обещаешь себе начать читать её завтра, потому что уже пора. Хорошо, что открыл эту статью, где за 15 минут можно узнать, что с этим делать :)
Кому нужны техники планирования
Перед тем как перейти к инструментам планирования, я бы попросил ответить вас — для себя же — на вопрос:
Какой цели я хочу добиться, улучшив навык личного планирования?
Варианты ответов:
Хочу успевать всё, что запланировал.
Хочу больше свободного времени.
Хочу быть продуктивнее.
Хочу, чтобы меня заметили и повысили — как эффективного менеджера.
Чтобы достичь любой из этих целей, инструменты и практики «личного планирования» не нужны. Вероятно, проблема лежит в другой плоскости. Например, нет времени на самореализацию, потому что вы погрязли в рутине. Тогда проблема — не рутина, а отсутствие самореализации, и эта статья никак не поможет с вашим беспокойством, а просто проинформирует о техниках планирования.
Тут есть риск: когда вы научитесь идеально планировать день и снимете с себя часть загрузки, можете начать чувствовать себя бесполезным. Ведь вы освободили много свободного времени. Это чувство будет вызывать у вас больший дискомфорт, чем мысли об отсутствии навыка планирования времени.
Тем не менее статья будет разбита на практики и инструменты, которые скорее вторичны для достижения цели.
Практики
Планирование в начале дня
Что вы делаете, когда начинаете рабочий день? Открываете почту, рабочий чат, документ, который не закончили вчера. Это поглощает всё внимание — сразу появляется задача, которая требует немедленного включения и даёт вам почувствовать себя важным. Обязательно появляется. Мне кажется, что это одна из частых проблем — начинать день без понимания, что вы хотите сделать сегодня. Работа же будет всегда.
Выделите 15 минут, чтобы понять:
Что сегодня нужно сделать?
Кому вы обещали позвонить/написать сегодня?
Если есть встречи — нужно ли подготовиться к ним? Это тоже задача.
Что вам нужно проконтролировать? Узнать, спросить, проверить.
Что с вашими личными делами? Позвонить, записаться на приём, забрать, заказать.
Что будете делать дальше? Проверять чаты и почту — в задачи.
Запланировать следующий день или день сегодняшний. Это тоже задача, которая требует внимания.
Есть задачи, которые вам нужно начать делать заранее?
Есть ли перерыв на то, чтобы перевести дыхание?
Суть этой отдельной задачи — выгрузить из головы всё, между чем вы пытаетесь балансировать, и вспомнить то, что требует дополнительного включения. Например, подготовиться к встрече — целая задача, но ей редко уделяют достаточного внимания.
Дополнительная мотивация: в начале дня задача «Планирование дня» уже выполнена. Хорошее начало!
Ограничение задач
Сколько получилось у вас задач в списке на день? 10? 20?
А сколько реально в день вы можете выполнить? Я эмпирически выяснил, что для меня это число 8. Если рабочий день растянут на 4 часа, будет 12–14 часов. Это мой лимит. Даже с учётом задач «Проверить рабочие чаты», «Запланировать рабочий день».
Почему так? (Капитанские объяснения)
Переключение между задачами не происходит мгновенно. Каждое переключение — трата времени на то, чтобы создать контекст в вашей голове, вспомнить всё, что было до, выстроить зависимости. На это уходит ещё до 15 минут.
Каждый раз, когда вас отрывает от задачи сообщение в чате, звонок, коллеги, — вас вырывают из задачи. Затем снова уходит время на возвращение в контекст. На примере задачи «Планирование дня»: такая задача уже будет занимать 1/16 рабочего дня (15 минут + 15 минут).
Вам перерыв нужен? Наверное, да, а это не учитывается в вашем графике.
Ещё одна неочевидная потеря: вы откладываете задачу, потому что текущего временного слота недостаточно для её выполнения. Например, следующая задача займёт у вас 1 час, а у вас осталось 10 минут до встречи: пойду передохну, свежим воздухом подышу. 10 минут из рабочего дня потеряны :)
Здесь на помощь приходит приоритизация:
Какие задачи нужно выполнить именно сегодня?
Какие задачи можно перенести на следующий день?
Какие задачи требуют уведомления, что вы не сделаете их в срок?
Может, есть задачи, которые можно делегировать?
А может, есть не очень важные задачи, которые можно выкинуть и забыть?
Давайте предположим, что на день осталось 10 задач. Можно пойти дальше по практикам оптимизации или скипнуть этот раздел и перейти к выполнению задач.
Блокирование времени
Невозможно представить, сколько времени займёт задача, если держать их в голове списком.
Можно взять каждую задачу и заблокировать время на её выполнение:
Проверить почту и чаты: 15 минут.
Планирование дня: 15 минут.
Написать письмо клиенту: 20–30 минут.
Собраться с командой на дейлик: 15 минут.
Подготовиться к встрече: 15 минут.
Провести встречу: 30–40 минут.
…
Выше уже 2 часа потрачено. Это растянется на первую половину дня до обеда, а вы не сделали ничего важного практически. Зато задачки выполнили — получили быстрый дофамин.
Тем не менее может получиться так, что после планирования времени в календаре количество задач на день ещё сократится.
Что взять первым в работу?
Как вы чувствуете себя в конце дня? Вы не разгружали вагоны, не делали тяжёлую работу. Переключались между задачами, гасили пожары. Принимали решения — выполняли вашу работу. Но вы устали. И в конце дня уже нет сил взять новую задачу — написать сложное письмо или документ, требующий полного вовлечения и концентрации. Переносите на завтрашнее утро. Утро у вас начинается с почты, дейлика, разбора мгновенных проблем…
Удивительно и контринтуитивно, но: выполняйте самую сложную задачу в начале дня. Вы полны сил, мыслей — в этом состоянии гораздо проще сделать первый шаг для старта. А это самое сложное:) Легче сфокусироваться, ведь вы ещё не начали искать варианты отвлечься от задачи, чтобы набрать быстрый дофамин, — почитать новости или посмотреть чатики. Если же отложить на конец дня — читайте абзац выше.
Задачи, которые не требуют творческого подхода, — их хочется выполнить. Они простые. Тут вы можете столкнуться с прокрастинацией — зная, что впереди сложная задача, вы постоянно откладываете её.
— Сначала чатики посмотрю, клиенту напишу, задачку поставлю, а потом пойду напишу документ на 10 страниц.
Ловушка.
Чтобы побороть прокрастинацию, есть вариант сосредоточиться не на результате: мне нужно написать отчёт по проекту за прошлый квартал. А на процессе: 15 минут пишу документ, а там будет видно.
Здесь вы помогаете своему мозгу — сложно написать отчёт и вспомнить всё, что было в прошлом квартале, гораздо проще потратить 15 минут на эту задачу. Наверняка вам знакома эта практика — это техника «Помодоро». По ссылке вольный перевод руководства автора практики, где он подробно расписывает своё исследование. Интересно почитать.
Отступление: у меня лично техника «Помодоро» не прижилась. Поэтому не обязательно она будет работать и для вас, не нужно себя винить в этом. Фёдор Борщёв тоже использует схожий подход :)
Задачи, которые входят без стука
В работе менеджера это неизбежно. Взяв ответственность за команду, вы отдаёте ей часть своего времени. Вы точка входа в команду, поэтому всегда будут задачи, которые вы не ждали и не планировали. Что-то нужно руководству или заказчику — это нельзя предсказать. Нужно уметь это принять и правильно реагировать.
Как действовать и относиться к потоку незапланированных задач? Одна из тактик основана на известной матрице Эйзенхауэра. Не буду рассказывать о принципах, но обратите внимание на задачи, которые «не важные» и «не срочные». Вероятно, это позволит не захламлять ваш фокус такими задачами.
Матрица Эйзенхауэра
Бывает, что команда не способна принимать решения и требует участия менеджера, даже когда оно явно не нужно. Тут два варианта: или вам досталась такая команда, или вы хотите, чтобы так было. Не буду рассматривать вариант, когда вы хотите чувствовать себя важным. К сожалению, матрица Эйзенхауэра здесь уже не поможет. С другим вариантом можно поработать. Если хотите освободить себя от этого:
Не реагируйте мгновенно на подобные запросы — дайте время команде самостоятельно решить проблему. Вероятно, они с ней справятся.
Верните задачу обратно вопросом: «Есть идеи, как ты бы мог решить эту проблему?»
Подобная ситуация отлично обыграна в симуляторе тимлида — попробуйте выиграть свободное время в такой ситуации.
И что немаловажно в этой ситуации — если сегодня появилась новая задача, придётся убрать другую из запланированного. Ведь ёмкость рабочего дня не изменилась — всё те же 8–9–12 часов. Если задача поступила от руководителей, можно упростить себе процесс приоритизации и задать встречный вопрос: «Если эту задачу нужно выполнить сегодня, то что я могу сделать в другой день — А или Б?» Может, сработает в вашем случае:)
А что будет, если вы скажете «нет», потому что вы загружены? Каждый раз, когда вы говорите «да» на все входящие задачи и запросы, вы показываете, что у вас есть на это ресурс и вас можно отрывать от своих задач.
Чтобы не превращать задачу в срочную и важную в самый неподходящий момент, зафиксируйте её, запишите. Или же в день, когда у этой задачи будет срок, утром вы обнаружите, что она не нужна, и просто-напросто удалите из календаря.
Говоря о внезапных задачах: часто они связаны с эмоциями. Их нужно сделать здесь и сейчас. И именно здесь и сейчас они важны. В этом случае лучшая стратегия — отложить и забыть. Или дополнительно провалидировать, ответить себе на вопросы: зачем нужно выполнить эту задачу? она приближает к цели? Это совпадает с тем, для чего вы применяете методы личного планирования? Если ответ «нет» — видимо, отложить и забыть.
Состояние потока
Каждый раз, когда вы отвлекаетесь, вы выходите из контекста. Контекст — это связи в голове, это задача, над которой вы работаете в текущий момент времени, это последовательность действий, которые вы выполнили и должны выполнить. Позвонил телефон, всплыло уведомление о новом письме — вы перевели фокус внимания на этот раздражитель, и контекст потерян. Возвращение в контекст займёт минут 15 — и ваша задача растянулась :)
Решение — убрать все раздражители:
На телефоне включить режим фокусировки: iOS, Android.
То же самое сделать на Windows.
Отключить push-уведомления в чатах: личных и корпоративных.
Использовать приложения, которые позволяют это сделать.
Уйти в другую комнату, убрать телефон.
Важно перебороть момент, когда вы хотите быть постоянно нужным. Научитесь управлять этим чувством и откладывать его до нужных времён.
Подвести итог дня
Когда наступает конец дня, полезно уделить 10 минут, чтобы понять:
Какой у вас был день?
Какие задачи вы выполнили?
Сколько задач вы выполнили?
Что-то важное перепланировали?
Как вы себя чувствуете?
Сколько задач получилось закрыть?
Вы чувствуете, что день был эффективным?
Для менеджера подвести итог дня — это способ борьбы с выгоранием. Так можно увидеть результат своей работы не через 2–3 месяца, когда сдан очередной этап проекта, а сегодня. Поэтому видеть список выполненных за день задач, видеть результат своей работы — это ещё одна практика личного планирования.
Последнее про практики
Личное планирование — комплексный процесс. Важно стараться учитывать всё.
Если не уделять время планированию, в конце дня обнаружите, что большая часть времени ушла на разговоры, а не на важную для вас работу.
Если планировать день, не выделяя слоты для внезапных задач, то переполнится бэклог.
Забивая день задачами «под завязку», вы не избавитесь от чувства неэффективности и будете искать всё больше инструментов, которые должны увеличить эффективность.
Если вы всё ещё готовы инвестировать своё время и внимание в личное планирование, то вам могут помочь следующие инструменты.
Инструменты
Моё мнение: не важно, каким именно инструментом планирования пользоваться. Представим, что вы проработали понимание задач, их приоритетность и знаете, зачем, что и как нужно делать. В своё время у меня инструментом был лист бумаги, свёрнутый пополам (одного листа хватало на 4 дня). Лимит — половина. Закончилось место — закончились задачи на этот день.
Наипростейший вариант планирования дня
Этот инструмент — рабочий, 5 лет он помогал мне планировать свой день. Самое приятное ощущение — зачеркнуть выполненную задачу. Наглядно видно, что запланировано и что сделано. Тем не менее существенный недостаток — листы для планирования нужно носить с собой. В телефон не скопируешь. Об этом дальше.
Todoist
Моя первая выполненная задача в этом приложении датируется 2017 годом.
ToDoist: Главный экран
Много времени мне потребовалось на то, чтобы заменить мои листы бумаги на Todoist. В итоге получилось, потому что:
горячими клавишами можно мгновенно добавить задачу, указать проект и срок;
приложение кросс-платформенное (то, чего не хватало листу бумаги);
видно количество задач на сегодня (не более 8–10 задач в день), как планируемых к выполнению, так и выполненных (рефлексия в конце дня);
возможность устанавливать длительность задачи;
интеграция с календарями, чем я, правда, не пользуюсь;
использование совместных списков — командных или семейных;
выделение задач на сегодня и на следующие дни: обратите внимание, у меня на сегодня 12 задач;
расстановка приоритетов, в том числе по матрице Эйзенхауэра.
Можно использовать любой другой подобный инструмент. Microsoft To Do или Notes тоже популярны, но не обладают всеми возможностями, которые нужны мне.
Бывает, что планирование перестаёт работать. Но об этом в конце статьи.
Плохой день, когда ничего не помогает для планирования…
Todoist научил меня полезной практике. Каждый раз, когда в конце дня у меня остаётся невыполненная задача, я переношу её на следующий день и понижаю приоритет. После третьего переноса задача оказывается в «не важно и не срочно» — это означает, что она не нужна. К этому моменту уже происходит осознание, что эту задачу можно удалить :)
RescueTime
В 2010 году я был сильно озабочен объёмом времени, которое я тратил на социальные сети. Я поставил себе цель: не более 2 часов в день, поскольку это уже переходило в зависимость. Для этого мне требовалось отслеживать фактические временные затраты. В результате установил эту утилиту и забыл. Вспоминаю, когда хочу убедиться, что я не трачу время бесполезно.
Утилита умеет:
отслеживать ваше активное окно за компьютером в текущий момент времени;
распределять активные приложения по категориям: работа в MS Outlook — высокоэффективная деятельность, а вот страница vk.com разрушительна для продуктивности;
строить статистику за последние 3 месяца в бесплатной версии и за всё время в платной;
рассчитывать коэффициент продуктивности, основанный на затраченном времени в той или иной системе;
помогать постановке целей (например, меньше 2 часов в день в соцсетях).
Ценность RescueTime возрастает с каждым месяцем использования, поскольку это даёт возможность видеть тренды. Например, сейчас я вижу, что моя эффективность с годами не меняется (она держится в районе 64 единиц в среднем по году).
RescuTime показывает, что эффективность с годами не меняется
Toggl Track
Выяснил, что этой утилитой я пользуюсь с апреля 2017 года, но в 2023 году мои данные удалили из-за неактивности :(Суть Toggl Track — осознанный трекинг вашего времени. С разделением на проекты и задачи. В сравнении с RescueTime здесь дополнительно можно указывать, что вы делали офлайн — проводили встречу и с кем, уточнять, что именно вы делали в MS Word — писали или делали ревью документа.
Toogl Track: Лог за один день
Утилита направлена именно на вашу осознанность и работает только тогда, когда вы понимаете, зачем вы её используете. Моей мотивацией был поиск ответа на вопрос: «Сколько времени я трачу на рабочие и нерабочие активности?» К примеру, рабочими я считаю встречи, а нерабочей — листание ленты соцсетей.
Toggl Track: Отчет за неделю — куда было потрачено время
Фишки приложения Toggl Track:
Кросс-платформенное. Запустили таймер на компьютере, отключили с телефона.
Редактирование активностей — вдруг вы забыли остановить или начать таймер.
Можно делить время между различными проектами и типами активностей: встречами, чтением, документацией.
Если вы фрилансер, оно помогает ещё и время в деньгах измерять, разделять между клиентами :)
Toggl Track: оценка времени на задачу. Всего
Утилита помогает найти инсайты:
Сколько времени вы тратите на ту или иную активность?
Сколько в день вы реально тратите минут или часов на разбор почты или чатов?
Сколько времени вы встречаетесь с заказчиками, сколько с командой?
Сколько времени вы работаете, а сколько времени у вас тратится на переключение контекста из-за незапланированных задач?
Максимальное время, которое я регистрировал за 1 неделю, — 36 часов, с учётом активностей в нерабочее время. Обычная ситуация — когда полезной активности в неделю у меня было 20–25 часов. Когда видишь такие цифры, как минимум успокаиваешь себя, получаешь подтверждение: работая менеджером, не достичь 100%-й эффективности в течение рабочего дня. В лучшем случае 6 часов сфокусированного времени в день.
Периоды активности. Взлёты и Падения
Я логирую свою активность за компьютером последние 13 лет. По этой истории отслеживаю свою продуктивность и эффективность. Сколько времени я потратил на социальные сети? Сколько на работу? Сколько я работал за пределами рабочего времени?
И если смотреть в перспективе года, чётко прослеживаются периоды взлётов продуктивности и падений. Заметны дни, когда я наиболее продуктивен, когда наименее. В летний и зимний кварталы я расслаблен. Есть отдельные дни, когда у меня «провал» в продуктивности. Но в среднем по году продуктивность не меняется (оценка 64 по версии RescueTime). Даже ковидный 2020-й не сказался на эффективности, лишь отдельные периоды падений и роста.
Влияние COVID-19 на собственную эффективность
Важнее то, как вы себя чувствуете в конце дня, а не то, насколько продуктивным вы себя видите. Выбирая инструменты планирования, сфокусируйтесь на ощущениях — что вам подходит, что нет. Какие практики работают, какие нет. Мои графики показывают, что они принципиально влияют только на самоощущение. Применение практик и разных инструментов на протяжении жизни не повлияло на то, сколько я работаю. Но определённо повлияло на то, как я себя чувствую в конце дня или в конце года.
Если вы хотите взять под контроль ваше время, то начнёте с планирования задач на день, неделю, месяц, квартал и год. Затем вы станете увереннее в распределении задач и времени на день. С этой уверенностью практики планирования отойдут на второй план. И это нормально.
Планирование личного дня и анализ трат времени я применяю, только когда чувствую, что стал неэффективен — чувствую, а не вижу по цифрам — и активно прокрастинирую. Я так и не выработал постоянную привычку планировать день. Упала ли ценность статьи от этого? Вопрос к вам :)
Если вы нашли отклик, то можете подписаться на мою рассылку и посмотреть, какие курсы по менеджерству есть в Яндекс Практикуме.
P.S. Книжку «Джедайские техники» я не прочитал. Может быть, нужно?
Укладывайтесь в сроки!
