Личная продуктивность (только проверенные на себе подходы)25.04.2016 09:36

Доброго времени суток, дорогой Хабраюзверь. Буду краток. Немного метрик: за последние три года я увеличил свой доход в 10 раз и не превратился в дикого трудоголика, а скорее наоборот, стал больше путешествовать; при этом количество проектов, которые я успешно начал и довёл до конца, выросло втрое — я не говорю о чисто рабочих проектах, возможно Вам знакомы мои курсы по Java, которые я успешно продолжаю развивать в нерабочее время. Ключ ко всему этому состоит из трех частей:

эффективное управление качеством времени;
эффективный менеджмент ресурсов и проектов;
эффективное и постоянное самообучение.

В этом посту я затрону первый аспект (самый ключевой аспект). Никакой абстрактной теории, только личные кейсы, которые я наработал годами и обкатал на собственной шкуре, а главное все бесплатно, без смс и регистрации, на Мегамозге. Если статья понравится, тогда напишу и про другие аспекты.

«Милый сон, души пленитель…»

TLDR:

Спите минимум 8 часов в день;
Поделите день на три отрезка по 4–5 часов в каждом (лучше 4–5–4);
После каждого отрезка спите минимум 20–30 минут;
После второго отрезка пробежка на 20 минут;
В выходные, если устали от режима, проводите время как хотите;

Многие помешались в наше время на тайм-менеджменте, но на самом деле, не время это критичный ресурс, а его качество. Каждый час Вашей продуктивности разный, в теории тайм-менеджмента получается, что если не спать совсем, то будешь много успевать, что само собой далеко от реальности. Качество Вашего времени — вот самый важный ресурс. Качество времени можно поднять искусственно (например, выпив кофе), но это работает для коротких промежутков и чревато ухудшением его качества в долгосрочной перспективе.

Кофе (или иные стимуляторы) можно использовать только если организм имеет силы для нужного уровня КПД, но еще не вошел в нужный рабочий ритм. Например, рано утром после 8 часов сна, когда все еще чувствуешь себя сонным, но уже нужно приступать к работе и организм готов.

Я сплю в офисе во время обеда и/или каждый раз, когда мое КПД снижается ниже определенного уровня. Если в офисе нет для этого места — облокачиваюсь на стол или ищу «тихую» комнату, в которой просто укладываюсь на пол =).

После второго активного отрезка (обычно после окончания рабочего дня) я досыпаю в транспорте. После сна очень важно пойти в спортзал, чтобы взбодриться перед третьим завершающим отрезком. Без спорта под вечер Вы будете «овощем», не способным сделать ни единого полезного движения за исключением усилий потраченных на то, что жизненно необходимо: уборка/дети/и т.д. Только приведением организма в тонус у Вас получится третий этап вечерней работы.

«Зачем делать сегодня то, что можно отложить на завтра?»

TLDR:

Разбивайте 4–5 часовой рабочий отрезок на «кванты» по 25–30 минут;
После каждого кванта перерыв на 5 минут;
Каждый квант времени оставайтесь сфокусированным на одной задаче;
Если хочешь прокрастинировать — имей список задач, которые Вас увлекут на «квант» и принесут пользу;

У каждого «квант» может быть своим, но почти всем подходит 25 минут. В эти 25 минут времени фокус должен оставаться только на одной задачи. При этом, у Вас всегда должен быть список интересных Вам не рабочих проектов, которые могут отвлечь Ваш мозг в момент прокрастинации. Прочесть статью про новый Kubernetes, поиграться с AWS ECS, или что интересно Вам… все это намного лучше чем, пролистать твиттер, просмотреть новости на сайте, поискать новые интересные публикации.

Абстрактные задачи без выхлопа нужно оставлять на перерывы между квантами, в которых рекомендовал бы походить по офису, можно с телефоном в руках и почитывая ленту хабра =)

По себе замечаю, что работать помогает совсем легкий дискомфорт. Нет, не такой когда по пальцам молотком бьют, но все же легкий. Для получения такого эффекта я начал работать стоя, а совсем недавно начал использовать еще и FluidStance

Чтобы отмерять кванты подойдет любой помодоро таймер. Я бы рекомендовал обзавестись смарт-часами и поставить таймер прямо на них, плюс иметь возможность перед включением таймера переводить телефон в режим «не беспокоить».

Что такое техника Помодоро? Она сводится к тому, что Вы на 25 минут должны сфокусироваться и делать одну задачу. И на самом деле — всё равно какую. На 25 минут вы включаете помодоро, выбираете задачу на 25 минут. Даже если вам лень и вы хотите новости почитать, окей, — 25 минут вы читаете новости. Именно читаете — вы запрещаете себе менять деятельность, прыгать с одной деятельности на другую. После этого у вас следует небольшой перерыв, 5–10 минут. Я обычно беру 5 минут перерыв. У меня до обеда 5–6 квантов и после обеда 6–8 таких квантов.

«Огласите весь список, пожалуйста.»

TLDR:

Все долгосрочные задачи должны быть разбиты на проекты (или как минимум включать один проект);
Проект всегда имеет SMART цель;
Проект включает как минимум одну краткосрочную задачу, которая расписана настолько понятно, что ее можно взять и не задумываясь начать выполнять;
Краткосрочная задача должна быть выполнима в один квант времени максимум;
Если во время кванта появляется любой внешний раздражитель, он должен быть описан в виде задачи и отправлен во входящие;

Во время кванта Вы должны РАБОТАТЬ! А значит Все Ваши проекты должны быть с четкими задачами и их приоритетами. Не должно быть два проекта с приоритетом №1. Однако, если текущая задача в проекте №1 на паузе, тогда Вы переключаетесь на проект №2, но не иначе.

Задача не должна подразумевать додумывание! Например, «Ответить Васи Пупкину» может быть очень плохой задачей, если «ответ» требует много работы. Если есть хоть малейшая вероятность, что задача может затянуться — сделайте её проектом с одной задачей для начала: «Перечитать запрос от Васи и выписать вопросы, на которые мне нужно дать ответы в документе», «На основании документа создать дальнейшие задачи».
После выполнения этих задач проект может разрастись новыми задачами, например: «Узнать о том, когда допилят модуль М», «Отписать по результатам модуля М», «Узнать о том, кто в данный момент можем помочь Васе и дать ему контакты»…

Думать необходимо лишь в момент принятия решения по проектам и задачам. В момент кванта, если Вы себя загнали в угол, то Вы расходуете квант времени на принятие решения вместо продуктивной работы. Это результат плохого планирования! Планируйте эффективнее=) Для всего этого рекомендую использовать OmniFocus2 или Things.

Представьте, что у Вас амнезия и, как только Вы переключаете контекст, тут же забываете, что происходило на текущем проекте (с текущей задачей). Именно так и необходимо работать над любой задачей. Вспоминается прекрасный фильм Momento, если кто не видел, рекомендую посмотреть.

В начале каждого дня проводите обзор предстоящего дня; ставьте задачи на день, которые должны быть выполнены. Если так получилось, что на входе больше задач, чем квантов — перебрасывайте задачи на другие дни. Переработку можно допускать только в редких случаях, иначе падает продуктивность в рамках каждого кванта (работа замедляется).

В конце каждого дня проводите анализ прошедшего дня. Ответьте на вопросы: что выполнено, а что нет. Если нужно оповестить кого-то о том, что задача не выполнена, — сделайте это.

Если рассматривать время с точки зрения его инвестирования, то у вас есть личное время определённого качества. Это качество может быть подходящим для монотонной работы или для активной умственной деятельности. Задача «todo» листов собирать для Вас разнотипные задачи, в которые вы могли бы инвестировать своё время. Например, вы хотите сейчас делать монотонную задачу и в «todo» листе должна быть задача, которая подходит вам под этот тип времени. Решите её прямо сейчас и в результате задача продвинет проект на 20% вперёд. Если этого проекта нет, то у Вас может возникнуть ощущение, что вы время впустую прожигаете.

Послесловие

Таким образом я управляю своим временем и его качеством. Для каждого человека элементы схемы могут отличатся, но общая суть останется такой же. И это лишь вершина айсберга, но самая необходимая. Важно еще то, как Вы расставляете приоритеты задачам и то, какие задачи попадают в список, а какие удаляются навсегда. Именно это отличает тех, кто доводит критические проекты до конца и тех, кто не заканчивает свои проекты; на тех, кто постоянно растет над собой и изучает что-то новое и тех, кто остается в трясине однотипных задач. Поговорим об этом уже в другой раз, так как это рассказ о самоорганизации на другом уровне.

PS: на момент написания статьи как раз вышел «подкаст», о том, на какие вещи, по моему мнению, стоит обращать внимание молодым разработчикам, что бы стать успешными в своем деле.