Кратко, Менеджмент ИТ — 2
В продолжение моего предыдущего топика:
Совет №2: Менеджер, должен быть менеджером. Делегируйте правильным людям.
Каждый сотрудник должен четко понимать каков его статус в компании, какой уровень его должности. Вместе с пониманием должна приходить и ответственность. В компании не должно быть много менеджеров, у нас это слово сильно испортилось. Менеджерами называют кого попало. Правильный принцип следующий: Если ты Менеджер, ты должен уметь не только сталкиваться с проблемами и в случае сложностей эскалировать их наверх, но и обязательно предлагать варианты решения проблемы, уметь своевременно определять проблемы и находить наилучшие варианты их решения.
Правила для Менеджера
Правило постоянного улучшения. После решения ЛЮБОЙ проблемы, сесть обсудить почему такая проблема возникла, зафиксировать причины возникновения проблемы и как в будущем ее предотвратить либо в виде Артефакта в Базе знаний либо в виде Процесса.
Правило раннего реагирования. При возникновении проблемы, по вине сотрудника, либо не по его вине, немедленно начните процесс анализа проблема и ее озвучивания руководству. Если вы видите что возникла проблема задайте себе несколько простых вопросов, которые будут приводить к действиям:
- Могу ли я сам решить проблему? Да — решайте. Нет — следующий шаг.
- Как быстро я могу подготовить описание проблемы, есть ли на это время? Время есть — подготовить описание проблемы. Времени нет — немедленно сообщите Руководству.
- Полностью ли я понял проблему и подготовил ли я полное описание? Да, Да — Эскалировать проблему руководству. Все остальное — продолжить готовить решение проблемы.
- После получения решения проблемы. Решена ли проблема? Да — двигаемся дальше. Нет — запускаем процесс заново.
- Есть ли какие либо последствия от решения проблемы? Позитивные — фиксируем в вики артефакт. Негативные — запускаем процесс решения новой проблемы. Нет — заканчиваем.
Правило полного описания проблемы. При возникновении любой проблемы, любой сотрудник уровня менеджер или выше не может просто так озвучить что возникла такая-то проблема. Для эскалации проблемы руководству для принятия решения, или для обсуждения проблемы среди коллег для поиска решения, тот кто озвучивает проблему обязан полностью описать возникшую проблему (название проблемы, описание, ограничения, предположения, 2–3 альтернативных варианта разрешения проблемы).
- Название проблемы — краткое описание проблемы, Описание — полное описание проблемы, Ограничения — при каких условия проблемы существует, какие есть препятствия или объективные ограничения которые необходимо рассмотреть при решении проблемы (время, бюджет, сотрудники, ресурсы), Предположения — ваши мнения о том из за чего проблема возникла и каковы ее источники, какова среда, условия для возникновения проблемы, Варианты решения проблемы — 2–3 способа решения проблемы, с ранжированием от рекомендуемого до нежелательного;
- У каждой проблемы должны быть решения, нельзя просто озвучить проблему, не предложив решения, простое вкидывание проблемы означает, что вы не достаточны профессиональны для обсуждаемого вопроса;
- В первую очередь решением проблемы должно быть предложение быстрого решения -«костыль, заплатка», затем решение корневой причины проблемы. В самую последнюю очередь, что рассматривается очень негативно, можно рассмотреть изменение ограничений (время, бюджет и тд).
Правило лучшего решения. Лучшее решение любой проблемы, это когда вовлеченные стороны получают решение Выиграл-Выиграл, приоритетность выбора решений следует: Правило превалирования дела над симпатиями и антипатиями. Основано на необходимости развития организации как гарантии для удовлетворения потребностей ее членов.Правило объективности. Общение не должно сводиться к навязыванию своей точки зрения и игнорированию любого с ней несоответствия.
- Выиграл-Выиграл. Решение в котором выигрывают обе стороны. Лучшее решение, к которому нужно стремиться в каждом случае.
- Выиграл-Проиграл. Решение в котором выигрываем мы. Решение, которое можно принимать, только в критичных ситуациях, когда другого выхода нет.
- Проиграл-Выиграл. Решение в котором выигрывает контрагент. Решение, которое следует принимать в самых крайних случаях, когда необходимо просто «сохранить лицо».
- Проиграл-Проиграл. Решение в котором проигрывают все. Неприемлемое решение.
Правило обсуждения вопросов и проблем. Обсуждаемый вопрос в одинаковой степени важен для всех коллег, участвующих в обсуждении. Для этого необходимо обеспечить общий уровень осведомленности о вопросе.
Правило принятия решений. Решения принимаются на основе фактов и объективной информации коллегиально, за исключением ситуаций, требующих единоличных решений руководителями.
Правило речевого и поведенческого этикета. Работники не должны задевать честь и достоинство своих коллег как внутри организации, так и вне организации.
Правило просьбы, приказа и поручения. Приказ является формой побуждения к действию, не требующей от исполнителя проявления инициативы, творчества и наиболее оправдан в экстремальных условиях. В других случаях используется просьба, за исключением выполнения обычных служебных обязанностей. Поэтому в большинстве служебных ситуаций используются поручения.
Правило взаимопомощи и взаимоподдержки. Коллеги оказывают помощь членам трудового коллектива, что укрепляет личные связи внутри организации и дает уверенность в защищенности.
Любое сообщение внутри компании должно отправляться в двух типах:
- Уведомление — сообщение важно для отправителя, отправитель обязан получить подтверждение получения и понимания сообщения. Обязательна письменная, электронная фиксация сообщения.
- Оповещение — сообщение не важно для отправителя, отправитель не обязан получить подтверждение получения и понимания сообщения.
- Любое сообщение, которое влияет на процесс работы компании, проекты и задачи обязано отправляться строго в виде Уведомления.
Вывод для руководителя
Если ваши Менеджера не справляются с простейшими вышеуказанными правилами, меняйте их. Спускайте их на уровень специалистов, а на должность менеджера берите человека, с которым не будет нужды проводить много времени, опекая его.
В следующей статье я поговорю об орг. структуре и матрице ответственности.
© Megamozg
