«Коллеги, пришлите сроки!» — повторял джун-аналитик в течение месяца…
Ситуация: 3 месяца назад, я, начинающий системный аналитик, пришла в монстрически крупную компанию. С первого дня меня кинули в рабочие задачи: напиши письма, протоколы, уточни сроки, откорректируй JSON-ку, попробуй написать требования… Задачи довольно простые, НО я понятия не имела, почему некоторые коллеги из смежных систем отвечают на мои письма за 1 день, в то время как другие просто игнорируют письма неделями.
Я общалась подчеркнуто вежливо, коллеги старше меня и опытнее: вдруг они просто не видят смысла отвечать на глупые вопросы какого-то джуна? Когда приходишь после вуза зелёным специалистом, самооценка на нуле на фоне опытных товарищей. И так целыми днями: стараешься запоминать каждое слово коллег, поражаешься, как они легко разговаривают на чисто-айтишном языке, стремишься писать письма на уровне дипломатической переписки (умиляет, не правда ли?)
Пример приторного письма в первые месяцы работы
Письмо серое, безликое, тотально спокойное. И совершенно не выглядит как такое письмо, на которое срочно надо ответить. Если есть потребность быстро работать и завершать задачи в короткий срок — такой формат общения просто мёртвый. Лиды аналитики научили меня быстро и эффективно решать вопросы. Делюсь лайфхаками для бизнес и системных аналитиков, которые только приступили к своим рабочим обязанностям.
Один запрос — один получатель. Я писала письма сразу 3–4 коллегам от смежных систем. «Они же в одной команде, кто-то точно ответит» — думала я. Тотальная ошибка, потому что каждый член команды надеется, что ответит коллега. Письма с одним небольшим, но важным вопросом должны быть адресованы конкретному человеку. И желательно аналитику команды, который может сориентировать практически по любому вопросу — он на короткой ноге и с разработчиками, и с заказчиками.
Встреча или звонок. Такой формат просто невозможно проигнорировать. И это самый быстрый способ добиться информации. Проблема в том, что поначалу джуны стесняются ставить встречи или звонить по каким-то (как им кажется) очевидным и примитивным вопросам. Лучший рецепт — писать в корпоративные мессенджеры что-то вроде: «Привет, наберу на 2 минуты?»
Красная паста и крупный шрифт. Такой простой трюк добавляет значительной агрессии письму, и оно точно привлечет внимание. Выделять красным только самое важное. Осторожно: такое письмо способно взбесить, особенно если вопрос действительно глупый. Но ответ придет обязательно.
Руководители в участниках переписки. Участник команды не сможет долго игнорировать письмо, если оно также приходит руководителю. Особенно если тегать самого руководителя внутри письма. В обратном порядке это тоже работает — нужно добавлять своего руководителя в общую переписку. Тогда начальник будет понимать всю медленную сущность смежников, разделять ваш гнев и помогать подгонять коллег.
Запрет на бесконечную переадресацию. Бывает такое, что посылают к одному участнику, он переадресовывает к другому, тот ничего не знает и переадресовывает к третьему, третий молчит и т.д. Это а) выбешивает б) затягивает переписку просто до невозможности в) заставляет себя чувствовать попрошайкой, будто новый функционал нужен только вашей АС, и смежников не волнует. Здесь инструкция простая: ставить встречу с руководителем направления с письмом о том, что команда устала от бесконечной переадресации и из-за нее уже не успевает в сроки. Не забудьте побольше красной пасты. Еще лучше попросить написать такое письмо вашего руководителя. Говорят, руководители друг друга понимают быстрее…
Назначение ответственных в протоколах после встреч. В протоколах нужно писать даты и ответственных лиц. Пример: прислать сроки до 11.04 (отв. Иванова Е.) Тут все понятно — участникам добавляется груз обязанностей, которые зафиксированы в письменной форме.
Меньше «пожалуйста». Одно «пожалуйста» на переписку считаю оптимальным. Чересчур много вежливости выводит из себя не меньше, чем грубость собеседника. Далее по переписке можно использовать «прошу Вас…», «сориентируйте» и т.д.
Сейчас я переписываюсь и решаю все вопросы по новым интеграциям максимум за 2–3 дня. За исключением тех моментов, когда смежники — совсем занятые ребята. Пока не придумала, как до них достучаться еще быстрее. Что посоветуете?
