KnowledgeConf 2020 Online: внедряем управление знаниями по шагам
Каждая команда рано или поздно сталкивается с проблемой управления знаниями. Когда не приживаются новички, когда уходит опытный сотрудник и это вызывает панику, когда тяжело найти в общей папке важный документ или продуктовая команда постоянно опаздывает со сроками — всё это задачи управления знаниями. При этом мы не говорим об IT, проблемы в любой индустрии практически идентичны. Решение здесь — внедрение системы управления знаниями (СУЗ).
На KnowledgeConf 2020 Online мы рассказываем и обсуждаем, как внедрить СУЗ лучше, удобнее, дешевле и быстрее. Всё это на примерах и историях, на чужих ошибках и удачных методиках, чтобы взять себе хорошие идеи и практики, а ошибки не повторять. Поэтому программа KnowledgeConf 2020 Online — это пошаговый план создания системы управления знаниями с нуля до уровня крупнейших компаний.
План реализуем 18 и 19 мая через 24 онлайн-доклада, знания с которых закрепим на митапах. Благодаря онлайн-формату всё это станет доступнее. Как и сама конференция: стоимость организации снизилась, при этом контента стало в два раза больше, а цена билетов — меньше. Для юрлиц цена уменьшилась в два раза, а для физических в четыре — до 4900 рублей (до 13 мая).
На конференции добавили новые форматы. Например, экспертная комната, где участники делятся идеями со спикером, и lightning talks — короткие доклады с ответами на вопросы. Не забываем, конечно, о нетворкинге через совместное решение задач, круглые столы, мозговые штурмы и воркшопы с демонстрациями экрана. Посмотрим, что нас ждет.
Изучаем удачный опыт и не повторяем ошибки
Адаптация новичков — распространённая проблема в компаниях, которую пытаются решать разными способами: создавать документы, базы знаний, интерактивные проекты. Доклад Михаила Чкалова «Как бот помог HR» — ещё один способ помочь новичкам. Михаил — менеджер проектов в Аурига. Год назад HR-отдел обратился с просьбой написать чат-бота для онбординга. О том, зачем им чат-бот, как его разрабатывали и какой результат получили, Михаил и расскажет.
Одна из проблем новичков — общение. Новый сотрудник просто стесняется кого-то о чем-то спросить, отвлечь, показаться глупым. Да и кого спрашивать и о чем? Эту проблему решает карта знаний. Она отвечает на вопросы: «Кто знает что?», «Кто знает кого?», «Кто — настоящий эксперт?» Как выглядят карты, как их составлять и применять, узнаем из доклада «Одна методика картирования знаний» Евгения Викторова.
Кстати, в статье «Базы, карты, чек-листы, или Зачем бизнесу управляющий знаниями» мы описали карты коммуникаций, как альтернативный способ улучшить общение между сотрудниками в компании.
С коммуникацией проблемы не только у новичков. Например, если компания производит сложный технологичный продукт, клиенты хотят знать, как он работает и чем поможет. Иногда менеджеры просто не могут объяснить всю пользу или принцип работы, что плохо влияет на продажи. С такой проблемой столкнулись в компании Getintent, а решили с помощью онлайн-курсов. Наталия Михайлова в докладе «Как с помощью одного проекта систематизировать корпоративную базу знаний, подружить коллег и увеличить лояльность клиентов: история создания онлайн-курса» расскажет об этом: как создать онлайн-курс, который заменит очное обучение, как внедрить его в работу и чем поможет.
В производстве сложных продуктов важна командная работа. Работа идет слаженно и в срок, когда каждый сотрудник знает свои задачи, роли коллег, может помочь с проблемой или спросить совета. В JetBrains тоже так считают, поэтому создали Space — интегрированную среду для работы команд. В Space собраны сразу все инструменты для командной работы и взаимодействия. Поэтому в компании продукт уже используют все, от программистов до бухгалтеров.
Валерия Андрианова занимается продуктовым маркетингом в JetBrains, а сейчас отвечает за маркетинг Space. В докладе «Как устроен процесс обмена знаниями в JetBrains в целом и в команде Space» Валерия расскажет не только о разработке Space, но и о том, как распределенная мультиязычная команда из 60 человек общается, обменивается знаниями и принимает продуктовые решения.
В крупных компаниях запуск проектов, вроде Space, поставлен на поток. Чем больше проектов реализуется, тем важнее собирать всю информацию, которая с ними связана. Ошибки, удачные решения, технологии и роли участников команд часто повторяются. Поэтому, чтобы не изобретать велосипеды, важно собирать проектный опыт. Как это делают в КРОК, расскажет Елена Попкова в докладе «Как мы собираем проектный опыт компании». Елена руководит корпоративным университетом КРОК и занимает уникальную должность для российского IT — Chief Knowledge Officer (CKO).
В прошлом году на KnowledgeConf от компании КРОК выступал Алексей Сидорин и рассказывал о чат-ботах, студии видеозаписи, геймификации и собственной саморегулируемой базе знаний. Мы расшифровали его доклад и опубликовали в виде статьи «Холистическое управление знаниями в IT-компании».
Применяем современные технологии
На наших конференциях регулярно делятся опытом и выступают разработчики, тестировщики и менеджеры крупных технологических компаний, вроде Avito, Tinkoff или Badoo. Программные комитеты и спикеры не всегда могут встретиться, чтобы подготовить спикеров, поэтому используют удаленные тренировки через Zoom.
Этот же метод использует Венера Шакирова — удалённо обучает спикеров выступать. Получается эффективно: её клиенты получают крутые оценки на TeamLead Conf, делают эффектные доклады на внутренних совещаниях и локальных митапах. В докладе «Soft skills по видеосвязи: как обучить удаленного сотрудника публичным выступлениям?» Венера поделится инструментами и методами обучения.
Максим Гирин 15 лет в маркетинге, 10 лет в продажах и 5 — в бизнес-консалтинге. Он тоже обучает, но не спикеров, а экспертов. После обучения они создают учебные материалы для сотрудников своих компаний. В докладе «Рефакторинг учебных материалов» Максим покажет универсальный шаблон подготовки экспертов. Шаблон разработан для одного крупного банка, но опыт показал, что он универсальный и подходит многим компаниям.
Внедряем ПО и платформы
На KnowledgeConf 2020 Online много внимания уделено онбордингу. Из-за плохой системы адаптации компания теряет деньги и время сотрудников, а новички все равно уходят. Евгений Селевич сталкивается с онбордингом регулярно, как основатель и руководитель группы Knomary. Евгений выступит с докладом «Новые технологии для управления адаптацией и риском потери новых сотрудников» и расскажет, как строить процесс адаптации в среднем и крупном бизнесе, и поделится новыми технологиями, которые уменьшают текучку.
«Вам кажется, что с вашей документацией что-то не так? Вам не кажется» — сильное утверждение Семёна Факторовича. В своем докладе он попробует его доказать: если ваша документация не в порядке, возможно, вам только кажется. Семён расскажет, с какими заблуждениями к нему приходят клиенты, как их выявить и найти настоящую проблему. Вот некоторые вопросы, которые он задаёт:
- Разработчики спрашивают, как пользоваться API, даже если по нему есть документация?
- Заметки об архитектурных решениях в продукте хранятся в Google Docs?
- Пользовательская документация в последний раз обновлялась при Медведеве и её всё равно никто не читает?
Как работать с ответами и понять, что с вашей документацией всё хорошо, Семён объяснит на конференции.
Доклад Константина Валеева будет полезен всем, кто держит в закладках десятки или сотни статей, видео на YouTube или хранит пару Гигабайт курсов и разных других полезных материалов. Всё это нужно, всё интересно, но когда и как «разгрести завалы»? Из доклада «Zettelkasten: организация персональной базы знаний» мы узнаем, как вести собственную библиотеку материалов, как эффективно организовать свои заметки в структурированную личную базу знаний и как использовать подход Zettelkasten для личной эффективности. Подход, кстати, основан на техниках продуктивности Никласа Лумана и Ричарда Фейнмана (одного из величайших физиков современности).
Создаем культуру обмена знаниями
Основа культуры обмена знаний — это договоренности: об обязанностях, правилах и правах на результат интеллектуальной деятельности. Болезненный пример дела NGINX показал, что договорённости и юридически оформленные документы на интеллектуальную собственность важны даже спустя 15 лет после увольнения сотрудника. Кому принадлежат права на знания и как правильно всё оформить с пользой для себя, узнаем из выступления «Как распределить права на знания между работником и работодателем? По следам дела NGINX» Николая Зайченко и Кирилла Митягина из Nevsky IP Law.
Когда все договоренности соблюдены, можно спокойно работать. «Шаринг знаний через освобождающие структуры» — ещё один взгляд на командную работу в управлении знаниями. В собственной компании Wormsoft Антон Морев контролирует все процессы разработки и оптимизирует их. С позиции своего опыта Антон расскажет, как выстраивать командное взаимодействие через общение с помощью набора из 33 практик.
Знакомый и популярный способ организовать общение, стимулировать делиться опытом внутри и между командами, проектами и департаментами — это внутренние митапы. Например, их организуют в Tinkoff, «Лаборатории Касперского» или в Газпромнефть. Митапы побуждают участников анализировать и систематизировать свой опыт, переиспользовать лучшие практики, тренировать навыки презентации. Бонусом полезны, как основа для выступлений на внешних мероприятиях и статей на Хабр.
Алексей Долгушев организует внутренние митапы, участвовал в организации CodeFest, и знает, чем они полезны для компании и сотрудников. В докладе «Запускаем и отлаживаем внутренние митапы» Алексей поделится фреймворком для запуска и улучшения внутренних митапов.
Тренируемся
Уже несколько конференций подряд мы практикуем митапы — доклады и мастер-классы от участников и партнёров конференции. Они помогают сразу на практике применить знания, которые получили на докладах. Вот некоторые из них.
- На дискуссии »Нетворкинг на работе: разбираемся, помогают ли сообщества в компании управлять знаниями» обсудим, как получить пользу от групп по интересам, общения в чате и обсуждения задач на работе. Ведёт Владимир Баронов.
- Мастер-класс по Zettelkasten — продолжение доклада Константина Валеева. Участники спроектируют свою базу знаний, обсудят техники и поделятся опытом ведения заметок.
- Максим Гирин после своего доклада »Рефакторинг процессов создания учебных материалов» проведет тренировку по этой же теме.
Также на KnowledgeConf 2020 Online появился новый формат — экспертная комната. В комнате главный не спикер, а участники. В экспертной комнате »Как продать проект по менеджменту знаний руководству» Владимир Лещенко выслушает любые идеи о ПО для управления знаниями, оценит, раскритикует или одобрит.
Еще один новый формат — lightning talks — короткие доклады с ответами на вопросы. Например, узнаем, как Jira может навести порядок в документации, как разработать базу знаний с акцентом на социальные механики, и погрузимся в эволюцию систем обучения.
Полный список митапов мы опубликовали на сайте. Если хотите предложить свою активность — подавайте заявку на митап или воркшоп в личном кабинете до 10 мая и голосуйте за другие мероприятия.
Оцениваем эффективность
База знаний помогает не тратить время на решение уже известных проблем, упрощает онбординг новичков, а если она еще и публичная, то клиенты могут сами решать возникшие проблемы. Но не всегда удаётся создать базу знаний мечты. Иногда на это уходят годы.
Чтобы не тратить время и деньги впустую, послушайте доклад Анжелики Федько »5 критериев неэффективной базы знаний и способы все исправить». Вы узнаете, как не надо строить базы, пора ли что-то менять и как всё исправить
Сейчас в нашей базе больше 2000 докладов со всех конференций за последние несколько лет. Теперь все они открыты и отмечены тегами. Выбирайте в Личном кабинете интересные темы (теги), и мы подберём подходящие доклады.
На это лето запланировано много онлайн-встреч от IT-сообществ и наших партнеров. По вашим интересам мы также предложим митапы и доклады на будущих мероприятиях.
Полный список докладов на сайте конференции KnowledgeConf 2020 Online. Изучайте доклады и митапы и добавляйте в свой план.Вы также можете помочь с формированием программы. Напишите в форме, что вас волнует в управлении знаниями. Программный комитет выберет темы и составит расписание так, чтобы мы обсудили как можно больше больных вопросов и нашли решение вашей проблемы. Это можно сделать сразу после бронирования билетов, тем более, что цена на них снизилась в 4 раза. Теперь до 13 мая билет для физических лиц стоит 4900. Бронируйте билеты, чтобы зафиксировать цену, и ждем вас 18 и 19 мая на KnowledgeConf 2020 Online!
