Как убедить других отвечать на письма и стать универсальной емейл-машиной
Я пишу письмо, а мне не отвечают. Я пишу ещё одно, а в ответ молчание. Наконец, я пишу третье с текстом вроде «Чувак, а ты ещё заинтересован в нашем сотрудничестве?». Тут получаю ответ: «Жду не дождусь когда начнём работать, шли презентацию». Я стараюсь строить свою переписку по определённым принципам, чтобы сдвигать общение с мёртвой точки. В статье поделюсь некоторыми своими наработками, расскажу как задолбать молчунов полюбить милашек-адресатов, а они ответили взаимностью.
В каждой корпоративной культуре свои правила. Где-то вам будут отвечать хотя бы в тот же день или утром следующего дня, а в других ответ можно ждать неделями. Если вы, конечно, не приложите дополнительные усилия.
Используйте правило двух дней
Важно, чтобы про вас не забывали. И вы сами не забывали, что вам от кого-то что-то нужно. Попадаются товарищи, которые пишут, что им очень срочно нужен ответ и пропадают на месяц. Забавно, да? Чтобы самому не стать спящей красавицей — ставьте напоминания и пусть это войдет в привычку.
Каждое утро, как только загрузится рабочий ноутбук, я делаю аудит писем, на которые не получил ответ накануне. По каждому такому письму на через два рабочих дня ставлю напоминание в почтовом клиенте. Проходит пара дней, всплывает уведомление, я проверяю, что ответа до сих пор не было и пишу очередное письмо. И так повторяю еще один-два раза. Если ответа нет — звоню. Но ситуации бывают разные и иногда звоню уже после первого напоминания. Ит депендс, короче.
Станьте киборгом напоминаний
Каждый раз писать «К сожалению не получил от вас ответ и бла-бла-бла» откровенно задолбало. Почему бы не автоматизировать эту рутинную операцию? Оказывается, в каждой операционной системе есть автозамена или можно поставить специализированного Альфреда.
По работе веду переписку с двумя большими группами адресатов: коллегами и заказчиками. Я подготовил текст под автозамену для каждой группы. А под каждую итерацию своё напоминание. С ростом номера итерации повышаю градус текста. Начнём с коллег.
| Итерация |
Текст |
Автозамена |
| 1 |
«Привет! Пётр, к сожалению не получил от тебя ответ на свое предыдущее письмо. Я очень его жду и без него не могу сделать то-то и то-то». |
Нпмклл1 |
| 2 |
«Привет! Пётр, я очень ценю твое время, но для меня очень важно получить от тебя ответ потому-то потому-то. Если ты мне не ответишь, наш заказчик уйдет в закат и мы его больше не увидим». |
Нпмклл2 |
| 3 |
«Привет! Пётр, если у тебя нет времени ответить, напиши, пожалуйста, к кому я могу обратиться. Задерживать ответ заказчику из-за наших внутренних проволочек считаю фуфуфу». |
Нпмклл3 |
Если у вас есть коллеги, с которыми общаетесь более неформально — можно подготовить отдельные шаблоны.
Перейдём к заказчикам. Тут, разумеется, важно поддерживать более формальный тон. Считаю, что штука с автозаменой подходит больше для переписки с заказчиком. Коллеге в большинстве случаев всё-таки проще позвонить.
| Итерация |
Текст |
Автозамена |
| 1 |
«Добрый день! Пётр, к сожалению не получил от вас ответ на свое предыдущее письмо. Очень жду от вас ответ, так мы сможем скорее помочь с вашим вопросом». |
Нпмзкз1 |
| 2 |
«Добрый день! Пётр, мы уже смогли сделать то-то и то-то. Чтобы перейти к шагу такому-то, нам нужно получить от вас то-то и то-то. Сообщите, пожалуйста, насколько актуален ли для вас сейчас этот вопрос?». |
Нпмзкз2 |
| 3 |
«Добрый день! Пётр, сообщите можем ли мы продолжать общение по тому вопросу. Если я пишу не по адресу, сообщите к кому можно обратиться для обсуждения. Мы также можем проговорить вопрос по телефону или отложить вопрос на некоторое время. Как поступим? P.S. Если вопрос откладываем, напиши когда вам можно еще раз написать об этом. |
Нпмзкз3 |
Итерации можно делать разными по времени. Например перед первой итерацией может пройти три дня, перед второй два дня, а перед третьей — один. Всё тоже очень зависит от ситуации и выбор интервалов для каждого человека лучше устанавливать свой.
Не допускайте наездов в письмах-напоминаниях. Не стоит писать «Это уже моё второе напоминание, но ответа от вас все нет». Лучше напишите как вам важно получить ответ и как это поможет вашему адресату.
Повышайте мотивацию адресата ответить вам
Я очень много раз раз сталкивался с отсутствием ответ из-за двух причин:
— адресат не понял зачем ему это письмо, какое он имеет к этому отношение и как он может помочь;
— в письме нет явного вопроса.
Эти моменты выясняются в процессе созвона через несколько дней после первого письма. Время — невосполнимы ресурс, поэтому всегда проверяйте ясность своего слога и наличие целевого действия для адресата в конце письма.
Пишите понятную тему письма и не манипулируйте
Письма с темой «Срочно!», «Решение вопроса», «Коммерческое предложение» и им подобные не имеют своего лица. Такую тему даже запомнить сложно. Я всегда указываю максимально информативную тему. Это потом поможет при звонке напомнить адресату о каком именно письме идёт речь.
Не пишите в конце письма «Спасибо заранее» или «Спасибо за быстрый ответ» — это манипуляция. Лучше напишите почему вам важно получить ответ как можно скорее.
Надеюсь, эти советы помогут повысить конверсию вашей переписке.
Расскажите о своих методах, уверен, что есть ещё более ядрёные способы поскорее получить ответ.
