Как создавать реалистичные планы: рекомендации Института управления проектами
Теоретики управления проектами говорят, что до 78% проектов не выполняются в срок, либо выходят за рамки бюджета. Любой, кто сталкивался с задержками проекта и срывом дедлайна сразу назовет вероятные причины. Это плохо сформулированные цели проекта, нереалистичные сроки, нехватка ресурсов и неэффективная коммуникация в команде.
Косвенно это подтверждают результаты нашего недавнего опроса среди офисных сотрудников. 41% респондентов указали, что при работе над проектом сроки выполнения задач меняются «часто» или «всегда». При этом среди тех, кто не пользуется единым хранилищем для рабочей информации, эта доля возрастает до 56%.
Получается, что успешное управление проектами базируется на двух принципах. Во-первых, нужен продуманный план проекта на подготовительном этапе. Во-вторых, важно наладить коммуникацию в команде в режиме реального времени во время работы над проектом. Это позволит своевременно обновлять график работы и перераспределять ресурсы.
Со вторым помогут справиться облачные сервисы для управления проектами (мы, конечно, рекомендуем Wrike). Они существенно упростят процесс, особенно когда речь идет о территориально распределенной или удаленной команде. Люди получат моментальный доступ к актуальному рабочему контексту и всегда будут в курсе обновлений, где бы физически ни находились сотрудники. При этом в распоряжении менеджера будут такие инструменты, как интерактивная диаграмма Ганта, создание зависимостей между задачами, просмотр критического пути проекта, график базового плана и загрузки сотрудников и другие возможности упростить жизнь и получить понятную картину происходящего.
Что же касается планирования, то нам показались интересными рекомендации американского Института управления проектами, которые прижились в Wrike и, надеемся, будут полезны и вам.
На этапе подготовки к проекту:
1. Определите цели и требования к проекту, согласовав их со всеми заинтересованными сотрудниками. Лучше, чтобы эта информация была подробно задокументирована во избежание возможного недопонимания.
2. Если вы уже выполняли подобные проекты в прошлом, используйте их как шаблоны: в системе управления проектами вы можете просто скопировать график предыдущего проекта и внести в него необходимые изменения на временной шкале.
3. Попросите исполнителей задач оценить их сроки. Таким образом они не только установят более реалистичные дедлайны, основываясь на своем опыте, но и будут чувствовать большую ответственность за их соблюдение, чем за сроки, навязанные им сверху.
4. Запланируйте задачи с высоким риском быть просроченными ближе к началу проекта: к примеру, задачи, где требуется участие других лиц (поставщиков, экспертов, и т.д.), не зависящих от вас. Такое планирование повысит вероятность того, что вы успеете завершить их до конца всего проекта.
5. Разбейте крупные задачи на короткие ясные шаги, желательно с одним ответственным, чтобы было проще оценивать прогресс работы.
На этапе выполнения проекта:
1. Определите критический путь проекта. Это самая длинная цепочка зависимых задач, смещение которой приведет к срыву сроков всего проекта. Следите в первую очередь за своевременным движением по этому пути. Задачи, которые не входят в критический путь, при необходимости можно перенести безболезненно для всего проекта.
2. Следите за графиком загрузки исполнителей. Если они одновременно работают над несколькими проектами, ваши задачи могут оказаться под угрозой срыва. Мы используем прогнозируемый график загрузки, который подсвечивает области, где сотрудники работают над двумя и более задачами оранжевым цветом. Обнаружив такие области, можно вовремя перенести или переназначить часть задач, чтобы избежать перегрузок.
3. В начале проекта создайте график базового плана, чтобы в процессе выполнения отслеживать, насколько сдвинулись реальные сроки окончания задач. Это поможет вам скорректировать планирование последующих проектов.
4. Своевременно отображайте все изменения в графике проекта на диаграмме Ганта. Она должна быть доступна всем участникам команды, чтобы у них было понимание состояния дел на всем проекте, а не только своей части работы.
5. Постарайтесь сократить число совещаний о прогрессе в работе и перенесите обмен информацией о проекте в онлайн. По результатам нашего опроса, половина сотрудников принимает участие в 2–5 совещаниях в неделю, а для 34% из них число еженедельных рабочих встреч доходит до 6–10. Большая часть этих встреч касается обновлений статуса проекта и часто не заканчивается четким формулированием дальнейших действий. Перенося рабочую дискуссию в «облако», вы, во-первых, сэкономите значительную часть рабочего времени сотрудников, а, во-вторых, сделаете рабочий контекст доступным сразу всей команде. Необходимость в совещаниях может сократиться до одной встречи в неделю, а то и в месяц.
Если у вас есть дополнительные рекомендации о том, как обеспечить выполнение проекта в срок, будем рады прочитать их в комментариях.
© Megamozg
