Как сделать стенд ИТ-компании магнитом для посетителей
Семейный фестиваль для опытных ИТ-специалистов под открытым небом — это событие, которое оглушительно весело прошло в музее-заповеднике «Коломенское». Команда ЛАНИТ там тоже пошумела. На ИТ-пикнике мы организовали стенд, который собрал массу посетителей — даже не ожидали такого интереса! Нам удалось придумать множество увлекательных активностей и лекций, так что поток людей не ослабевал весь день. Делимся, как всё это было организовано. Нам не жалко, а вам это может быть полезно.
Вместе на новый уровень
Чтобы собрать максимально достоверную информацию мы опросили участников события, которые выступали амбассадорами ЛАНИТ. Кто-то из них встречал гостей, кто-то помогал разобраться с игровыми механиками или делился знаниями и айтишными премудростями в качестве спикеров.
«Мы — многопрофильная группа компаний. В этом году празднуем 35-летие. Наш юбилейный слоган — «Вместе на новый уровень». Мы в ЛАНИТ любим киберспорт, поэтому в этом слогане зашиты и наше стремление ко всему новому, и страсть к компьютерным играм. Попадая к нам, ты сразу оказываешься на самом высоком уровне, благодаря командной работе и уровню экспертности — без этого не обойтись в наших крупных проектах. Стенд олицетворяет тот самый 35-й уровень, на котором вас встречает босс — наш маскот Капибара», — говорит Александра.
Маскот ЛАНИТ на празднике
Мы хотели совместить развлекательные активности и экспертную составляющую в лекториях, чтобы каждый мог найти то, что ему интересно. И у нас получилось. Хочешь — играй в любимые настолки, прыгай на батуте, играй в баскет. А хочешь — послушай наш смешной стендап о выгорании, собери навигацию из кубиков, прими участие в интерактивном мастер-классе.
Мы придумали систему геймификации на стенде: за каждую активность гости получали баллы в боте, а за баллы — подарки. Это была хорошая идея. Гостям она понравилась
Посетители участвуют в активностях, предложенных ЛАНИТ
Удивил искренний и азартный интерес к простым игровым активностям, например, настолкам: все игровые столики были заняты весь день. На активности «тапни капибару» и «покорми капи в баскетболе» стояли очереди.
Участники лекториев вовлечены в эксперимент
Александра Ш.: «Мы убедились, что на таких праздниках людям хочется легкости и как можно больше интерактива. Но мы не были готовы к такому потоку посетителей. Вот это учтем на будущее. Из-за длинных очередей на фуд-корты было очень мало времени перекусить».
«Капибаскет» пользовался особенной популярностью
Как видите, мы не скрываем ошибок и честно делимся своими выводами. Александра как опытный организатор дала несколько полезных советов тем, кому доведется участвовать в подготовке необычных айтишных ивентов. Ловите!
1. Делать контент для айтишников с айтишниками.
Отдельным вызовом для нас стали темы лекториев, потому что пикник — абсолютно неформатное мероприятие. И не ИT-конфа, и не увеселительный ивент в чистом виде. Баттл на кофеварках про микросервисы и монолит, стендап-крик души о выгорании, лего-проектирование навигации… Все эти темы на стыке креатива и ИТ-экспертизы родились в тандеме с ребятами-экспертами. И все зашли на ура.
2. Привлекать сотрудников-амбассадоров для работы на стенде.
Никто лучше них не расскажет о компании. Не жалейте времени, чтобы подготовить их к мероприятию. Наши амбассадоры, например, выступали на ИТ-пикнике сразу в нескольких ролях: в роли встречающих гостей на стенде, в роли модераторов активностей, в роли промо, которые раздают листовки. Мы заранее рассказали ребятам, что их ждет на коротких обучающих воркшопах, проиграли разные ситуации. Это помогло быстро выйти в необычную для них роль и получить удовольствие от работы на фесте.
3. Меньше переживать и собрать честную обратную связь
Закон Мерфи все равно где-то да сработает при организации крупных ивентов: если что-то может пойти не так, оно пойдёт не так. Главное — вспомнить об этом после ивента, собрать обратную связь от команды, записать все косяки в excel-табличку и учесть на будущее.
Как устроить по-настоящему интересный лекторий
Юля очень любит все систематизировать и раскладывать по полочкам. Для вас она тоже постаралась и составила небольшой гайд о том, что нужно учитывать, чтобы все прошло гладко.
Атмосфера лектория ЛАНИТ
Программа лекториев
При составлении программы нужно сразу определиться, в какой концепции будут представлены лектории.
Нужно создать программный комитет, в состав которого войдут эксперты по теме, эксперты по публичным выступлениям, HR-специалисты.
Собрать больше спикеров и предложений по темам, чтобы в случае непредвиденных ситуаций иметь запас и план Б.
Учитывать в тайминге время на пересменку, снаряжение спикера, запуск презентации, подготовку вспомогательных материалов для выступления, например, расстановку столов, и подарков для зрителей и др.).
Добавлять в тайминг люфт между лекциями.
Более четко прописывать активности в ходе лекций и включать их в тайминг. Даже вручение призов зрителям требует времени и единства всех причастных к организации. Стоит продумать, где подарки будут храниться, когда их приносить на стенд, определить, есть ли там для этого место, кто и как будет выдавать призы победителям.
Подарки участникам активностей
Юлия П.: «Пример одной из наших ошибок — это лотерея, которую мы придумали, но недостаточно хорошо спланировали. Мы с коллегой Машей подхватили на себя эту задачу в моменте и чуть не задохнулись как от количества людей, сыпавшихся на нас вопросов, так и от того, что нужно было импровизировать на месте (куда поставить барабан, когда его поставить и вообще что говорить людям)».
Экран со ссылкой на чат-бот помогал зарабатывать баллы
Спикеры
Обязательно настаивать на репетициях выступления. Провести минимум два прогона очно. Предоставлять график репетиций, где спикеры могут отметить свои слоты, так их всех можно отследить.
Выяснять сразу все нюансы и требования для выступления:
какой микрофон удобнее,
какая будет презентация,
нужна ли помощь в дизайне,
нужен ли звук с презентации,
будет ли свой ноутбук или можно использовать корпоративный,
какие активности предполагают спикеры, что для них нужно,
кто предоставит реквизит: автор или что-то нужно докупить.
Вести со спикерами отдельные чаты, где абсолютно все обговаривать.
Спикер должен согласовать выступление со своим руководителем и HR.
Направлять спикерам подробную информацию, во сколько и куда нужно приехать, какие условия парковки и т.д.
Для каждого спикера подготовить бутылку воды и проследить, чтобы никто ее случайно не забрал.
Надеемся, советы от Юли вам помогут. Это реальный опыт, который она получила, подготовив не одно мероприятие.
Слушатели лекториев ЛАНИТ
Часть команды амбассадоров ЛАНИТ
Большое ИТ-событие глазами участников
Каким же увидели этот ИТ-пикник его участники от ЛАНИТ? Чувствовали ли они себя комфортно, какие уроки вынесли из произошедшего, утомились ли и, главное, согласятся ли еще раз ввязаться в похожий проект? За ответами мы постучались сразу к нескольким ребятам.
Задача заключалась в том, чтобы взаимодействовать с гостями, проводить интерактивы и розыгрыши, представлять спикеров и поддерживать общую позитивную атмосферу. Галина считает, что мероприятие пройдет как по нотам, если вы хорошо проанализировали свою аудиторию и постарались подготовить спикеров. Важно, чтобы не было занудных речей, но была конкретика и огонек в глазах.
Галина С.: «Я с уверенностью могу сказать, что у лекториев ЛАНИТ была своя фишка. Никто из наших спикеров не читал просто скучную лекцию — каждый запланировал интерактивную часть. При подготовке выступающих мы заранее учитывали формат и целевые аудитории всего мероприятия. Гостей привлекли технические темы с возможностью личного участия (например, собирать конструктор по определенному заданию от ведущего). При этом особый интерес вызвала тема работа с выгоранием в ИТ: коллеги делились своим опытом и задавали вопросы спикеру».
Спикеры и зрители на стенде ЛАНИТ
Александр Б.: «Все сначала хотят войти в ИT, но некоторые потом хотят выйти. Я представил публике трушный рассказ о жизни айтишника и побеге от выгорания. Организаторы предложили выступить о профессиональном переутомлении и борьбе с ним через творчество. Тема для широкой аудитории, без погружения в технические детали, а также возможность интерактива: можно дать зрителям пощупать деревянную флешку ручной работы и зуб мамонта возрастом в несколько десятков тысяч лет».
Слайд из презентации Александра
Мы спросили Сашу, как выбрать тему для выступления на лектории, чтобы она точно зацепила слушателей, и получили оригинальный ответ: «Дейл Карнеги говорил: «Я люблю землянику со сливками, но рыба почему-то предпочитает червяков. Поэтому, когда иду на рыбалку, думаю о том, что любит рыба». Выбирайте тему, которая будет интересна аудитории и по которой у вас есть, чем поделиться. Помните, что даже о простых вещах можно рассказать интересно».
Анне было интересно побыть в роли спикера, поработать с неподготовленной аудиторией, пообщаться с новыми людьми. Мы задали ей вопрос о том, что нужно такой непростой аудитории, которая собирается на ИТ-пикник. Ниже ответ Анны:
Анна П.: «Я считаю, что надо искать что-то на стыке развлечений и лекции. Мы рассказывали про разные архитектурные подходы, но при этом использовали конструктор из «Мира кубиков». То есть с одной стороны — сложная тема, с другой стороны — мы предложили гостям игрушку. Думаю, что для активностей на таком мероприятии обязательно нужна развлекательная часть, т.к. сюда приходят не за серьезными разговорами, а просто отдохнуть».
Анна и Алексей зажгли публику
Свое участие оценивает как успешное, хотя роль спикера ему не слишком привычна. Считает, что эффективным выступление делает насущная тема, легкость подачи и идея, которая может заинтересовать слушателя.
Алексей Г.: «Наша тема отозвалась эхом повседневной боли (мы обсуждали подходы к проектированию — микросервисы или монолит). Фишкой выступления была возможность собрать один и тот же конструктор разными архитектурными стилями и сравнить результат. В итоге получили и вовлеченность, и интерес к тому, чем же все закончится. Вместе с участниками мы немного посмеялись (скорее от удивления), насколько же их изделия и процесс сборки получились похожи на реальную жизнь».
Цвета и символика ЛАНИТ были везде
По ее мнению залогом успеха при организации ИТ-ивента является атмосфера, которую создают амбассадоры при общении с гостями и игровая механика события.
Аиша Ф.: «Мы объединили серьёзные темы лекториев с развлекательными форматами, а легкие и забавные игры — с навороченной системой начисления баллов. Мы оставляли смыслы и ценности, но делали легкой и привлекательной подачу. Атмосферу генерили коллеги на ресепшн стенда своими открытостью, общительностью и яркими улыбками! Помогал им и наш маскот Капибара, который успел стать звездой площадки и сфотографироваться чуть ли не со всеми посетителями музея-заповедника».
Работа на площадке: старался и маскот, и волонтеры
Для нее это был совершенно новый опыт, который отличался от основной работы, связанной с документами. Мери выделила то, что считает ключевыми факторами при подготовке работы корпоративного стенда на таком событии как ИТ-пикник.
Интерактивность: важно, чтобы гости могли участвовать в различных событиях.
Профессиональная команда: необходимо, чтобы сотрудники компании активно взаимодействовали с посетителями.
Тематические мероприятия: организация специальных сессий и мастер-классов, связанных с актуальными темами в индустрии.
Сувениры: раздача брендированных подарков, которые всегда привлекают внимание.
Внимание уделяли каждому посетителю стенда
Она поддерживает своих коллег во мнении, что для динамичности очень важно поддержать в посетителях стенда соревновательный дух.
«Гости боролись за призы. Все хотели капибару или мерч с ней. Плюс срабатывал интерес, людям нравилось посостязаться с машинами, добыть игрушку из автомата и попасть в баскетбольное кольцо. Некоторые участники проходили одну и ту же активность по 2–3 раза, пытаясь все-таки выиграть. Если в следующем году мы поедем на ИТ-пикник, обязательно откликнусь на призыв коллег поволонтерить снова».
По мнению Марии огромную роль в успехе организованного ивента будет играть то, как удалось настроить на него команду. Каждый сотрудник компании должен понимать, какую пользу лично он получает от волонтерства в свое свободное время.
Мария Б.: «Работа на этой активности дала мне отличную возможность прокачать свои навыки общения с незнакомыми людьми за короткое время. Впечатление осталось самое положительное. Надеюсь, у меня будет возможность вновь стать членом команды амбассадоров».
За эти игрушки разворачивались настоящие батлы
Считает безусловно важной информационную поддержку мероприятия, которую надо спланировать заранее.
Алена Р.: «В рамках своих профессиональных задач я согласовывала посты в соцсетях на тему участия ЛАНИТ в ИТ-пикнике, курировала рекламные кампании, отслеживала выходы публикаций в СМИ. На самом пикнике успела поработать как стендист, как промо, а также раздавала сотрудникам бейджи, помогала сориентироваться гостям. То самое «капибарное настроение», которые мы обещали в своих публикациях, мы смогли воплотить в жизнь».
ИТ-пикник — семейный фестиваль
Он делал доклад в лектории «Эксперименты и исследования». Делился сведениями о потенциале больших языковых моделей (LLM) как инструмента для многих специальностей.
«Для того, чтобы сотрудникам ЛАНИТ было проще использовать возможности LLM, мы в департаменте корпоративных систем разрабатываем платформу «Кремениевые помощники». Гостям стенда я рассказывал, как мы к этой платформе пришли и чем она хороша».
Поскольку выступление Владислава вызвало значительный интерес у публики, мы спросили его, как правильно подготовиться, чтобы встреча со слушателями прошла успешно. Читайте совет эксперта.
Владислав Б.: «Есть подход к обучению, который называется сейчас именем Фейнмана. Он основан на утверждении, что если ты не можешь объяснить что-то человеку, не погруженному в предмет, то ты недостаточно хорошо это понимаешь. Поэтому воспринимайте любое мероприятие как возможность интересно рассказать про то, чем ты занимаешься, что для тебя является важным, в чем ты разбираешься. В этом весь секрет».
Удачи в подготовке ваших ивентов и спасибо за внимание!