Как сделать хороший короткий доклад
Конец мая и начало июня — традиционное время защиты дипломов в вузах. Помимо самой выпускной работы, студентам нужно подготовить короткое (на 7–10 минут) выступление перед экзаменационной комиссией, а также сделать презентацию. И зачастую для студента подготовить нормальный доклад/презентацию — чуть ли не более сложная вещь, чем написать сам диплом. При этом часто оказывается, что чем содержательнее и интереснее работа, тем сложнее бывает сделать по ней качественное выступление/презентацию. В этой статье мы предлагаем наш взгляд на то, как решать эту проблему.
Мы в Питерской Вышке традиционно тратим апрель-май на то, чтобы отработать со студентами выпускных курсов их выступления на защите (а шесть предыдущих месяцев — на то, чтобы заслушать полные доклады). И мы уже как-то смирились с тем, что, несмотря на очень высокий уровень наших студентов, мало кому из них удается пройти репетицию с первого раза. Как правило, нам приходится по 2–3 раза переслушивать доклады, править презентации, добавлять/изменять/корректировать подачу материала прежде, чем признать презентацию годной и выпустить с ней студента на защиту. Ну и конечно же, из года в год нам приходится объяснять студентам одни и те же базовые принципы построения доклада, организации презентации и пр. Данная статья — некоторая попытка изложить в письменном виде все основные моменты, которые мы традиционно объясняем студентам, выходящим на защиту. И мы будем рады, если те соображения, которые мы здесь изложим, окажутся полезными не только нашим, но и всем остальным студентам — читателям Хабра, выходящим в этом году на защиты своих дипломов, а также всем тем, кому по работе приходится готовить короткие презентации по результатам своей текущей работы.
Примечание: дальнейшие иллюстрации взяты из презентации к дипломной работе студента 1-го года обучения нашей магистратуры «Программирование и анализ данных», выпускника бакалаврской программы «Прикладная математика и информатика» Егора Богомолова.
1. Прежде всего, формат 7–10-минутного выступления существенным образом ограничивает количество слайдов в презентации. Опыт подсказывает, что в ней должно быть не более 12–15 слайдов. Почему? Если мы возьмем 7-минутный доклад и поделим 7 на количество слайдов, то в среднем на слайд у нас получится около 30 секунд. 30 секунд — это достаточно небольшой промежуток времени, что-то содержательное за это время сказать тяжело. Если же количество слайдов становится больше, то либо доклад превращается в пулеметную очередь и никто ничего не успевает понять, либо докладчик гарантированно не укладывается в отведенное для него время. Исходя из этого, давайте зафиксируем количество слайдов (12–15) и поймем, что на них должно быть.
2. С первым слайдом все более-менее понятно: на нем указывается название доклада, автор, научный руководитель, организация. Желательно также отметить город и год. Единственный тонкий момент: хочется, чтобы размещенная на первом слайде информация была нормально оформлена. Данный слайд задает стиль всей презентации: стиль и размер штифта, цвета, которые будут использоваться далее. Например, мы рекомендуем использовать синий и белый цвет — корпоративные цвета Вышки.
Сразу скажу о стиле оставшихся слайдов. На каждом из них желательно делать и верхний, и нижний колонтитулы. В верхнем желательно указать название блока презентации (о блоках скажем чуть ниже), в нижнем — еще раз фамилию докладчика, краткое название доклада, и, важно, номер слайда в формате x/y, где x — номер текущего слайда, y — общее количество слайдов. Зачем это делается? Слушателям, как правило, хочется понимать, в какой точке доклада они находятся и сколько еще слайдов впереди. Если этой информации нет, то либо создается впечатление, что доклад может длиться бесконечно, либо что он может кончиться в любой момент. Это раздражает.
3. Теперь перейдем к содержанию слайдов. Весь доклад условно можно поделить на две части: вводная часть (до формулировки цели и задач работы) и содержательная часть (после цели и задач). Важно: в хорошем докладе вводная часть занимает примерно половину (!) всей презентации, и вот почему. Если докладчик не сделает нормальное введение, не добьется того, чтобы всем присутствующим стали предельно понятны тема работы, постановка задачи и пр., то содержательную часть никто слушать уже не будет — слушатели просто не будут понимать, о чем же в докладе идет речь. Поэтому 50% успеха — это грамотно построенная вводная часть.
Важно: с нашей точки зрения, вводная часть обязана состоять из трех блоков. Первый блок — постановка задачи, в нем докладчик рассказывает, в чем состоит задача, к какой предметной области она относится, вводит основные понятия и определения, указывает, почему решение этой задачи важно. И этот блок, за редким исключением, не забывают включить в свой доклад все. Однако не все, увы, умеют правильно ее рассказывать. Типичное заблуждение докладчика — что об этой задаче слушателям известно почти все, за исключением мелких деталей. И вместо того чтобы на пальцах объяснить, в чем же его задача состоит, докладчик начинает свободно использовать термины, определения и факты, известные, как правило, только ему и узкой группе его коллег, никак их не объясняя.
Я могу сказать довольно крамольную вещь, но постановка задачи должна в какой-то степени быть похожей на ответ родителям/друзьям/знакомым в баре на вопрос «А чем ты там у себя в вузе/на работе занимаешься?» И вряд ли, сидя в баре или на кухне с родителями, вы будете сыпать незнакомыми терминами и строить из себя крутого специалиста. Скорее всего вы попытаетесь на пальцах объяснить хотя бы предметную область, в которой вы проводите исследования. И как правило, сидя в баре/на кухне, вам это удается сделать, а вот во время доклада — почему-то нет. Вы должны понимать: чем проще, яснее и понятнее вы расскажете о своей предметной области, тем большее количество народа дослушает ваш доклад до конца.
Перейдем ко второму блоку — обзору имеющихся в данной области результатов. С ним у большей части докладчиков просто беда. Почему-то считается, что его смело можно выкидывать, особенно в случае коротких докладов. Между тем, это — колоссальное заблуждение, этот блок категорически необходим. Если его в докладе нет, то это, как правило, означает два варианта.
Первый вариант — докладчик просто не понимает, что, помимо него, существуют сотни, а то и тысячи исследователей, работающих и получающих результаты в данной области. Как следствие, высока вероятность того, что все, о чем докладчик собирается говорить, уже кем-то где-то давным-давно сделано, а он лишь переизобретает велосипед.
Второй вариант — что задача настолько неинтересная и никому не нужная, что ею никто не занимается. Следовательно, актуальность данной задачи близка к нулю и слушать эту работу также смысла не имеет. Это, конечно же, крайние случаи, есть и промежуточные. Например, пара ссылок на работы 1994 года. И если это все — то снова беда, смотри рассмотренные выше два варианта.
Уважаемые коллеги, без обзора результатов других исследователей вся ваша работа не имеет совершенно никакого смысла! В ней вы должны убедить слушателей, что вы в курсе всех последних исследований в данной области, полностью владеете материалом, знаете, кто, что и когда сделал за последние 4–5 лет. Если этого нет, дальше доклад можно не слушать.
Казалось бы, на обзоре литературы можно заканчивать вводную часть и переходить к формулировке цели и задач исследования. Собственно, большинство неопытных докладчиков так и пытаются поступать. А это очень грубая ошибка: в любой презентации обязательно должна быть еще один крайне важный блок, а именно, блок под условным названием «Большое НО». В этом блоке вы должны говорить примерно следующее: да, в моей области (смотри обязательную 1-ю часть) много чего уже сделано (смотри обязательную 2-ю часть), но: в такой-то работе имеются такие-то недостатки, в такой-то работе не сделано то-то и то-то, а из этой работы осталось непонятно то-то и то-то. И вот в моей работе я собираюсь эти моменты устранить / эти недоделанные задачи дорешать / предложить свои, более удачные решения. И только после этого вы можете переходить к центральной части доклада — формулировке цели и задач работы.
4. Цель у любой работы должна быть одна. Не допускается несколько целей. Если их несколько — это, скорее, не в том месте и не в той форме сформулированные задачи исследования. Цель — это нечто, чего вы интегрально хотите достичь своей работой: создать программный продукт, собрать датасет, построить модель, провести анализ и т. д. Подумайте, чего вы хотите достичь своей работой. Как правило, это и будет ваша цель.
Важно: в очень многих работах в этом месте встречается довольно существенная ошибка — цель формулируется слишком общо, например, «создание системы фильтрации спама» или «обнаружение ботов в социальных сетях». Коллеги, это — задачи, которые на протяжении нескольких лет решают огромные IT-компании типа Google или Facebook. И будет очень забавно, если вдруг окажется, что именно в вашей работе эта глобальная задача будет наконец решена. С очень малой вероятностью слушатели поверят в столь оптимистичный сценарий. Скорее всего, подобным образом широко сформулированная цель — это все же, как правило, признак неопытности и/или некомпетентности. Пожалуйста, не делайте подобного рода ошибок — формулируйте цель предельно конкретно.
Перейдем к задачам. Задачи — это, по сути, краткий план вашей работы, краткое описание того, как вы собираетесь достичь поставленной выше цели. Например, «для создания модели нужно»: 1) создать такой-то инструмент; 2) собрать такой-то датасет; 3) построить прототип модели; 4) протестировать этот прототип на таких-то данных. Часто для того, чтобы правильно сформулировать задачи, вам просто нужно еще раз посмотреть на свою работу, разбить ее на 3–4 больших блока и как-то эти блоки назвать. Собственно, это и будут ваши задачи.
Важно: и в цели, и в задачах не должно быть никаких новых терминов. Если вдруг они появляются, это означает, что вы не доделали постановку задачи, не до конца объяснили все термины, инструменты, механизмы, использующиеся обычно для решения подобного рода задач и т. д. Далее, задач не должно быть много. Как правило, это 3–4 глобальные задачи. Не дробите их, не делайте 7–8 задач. Наконец, задачи должны быть достаточно короткими и емкими. В идеале, каждая из этих задач должна на последующих слайдах помещаться в колонтитул.
5. Перейдем теперь ко второй, содержательной части доклада. Ее строить очень просто. У вас осталось в запасе где-то 7 слайдов. Последний слайд вы должны оставить на выводы, остается 6 слайдов. Эти слайды разбиваются на блоки по числу задач. И на каждую задачу в своем коротком докладе вы оставляете 1–2 слайда. Увы, это — максимум, что вы можете себе позволить из-за лимита по времени. Что туда выносить — это уже довольно специфический вопрос, каждый должен эту задачу решить для себя сам. Здесь важно выбрать действительно принципиальные моменты в каждой из задач и постараться сжато про них рассказать. Общих рецептов для этой части маловато, и здесь очень важен опыт: ваш, вашего научного руководителя и ваших коллег.
Часто в этом месте студенты задают вопрос: ну хорошо, я как-то схематично, на пальцах, успею на 1–2 слайдах что-то там показать;, но ведь там же куча важных деталей, десятки важных подробностей, и ни один профессионал, слушающий доклад, не сможет оценить работу без этой дополнительной информации. Что же делать в этом случае?
Здесь вы должны понимать следующее. Как правило, среди слушателей есть только 2–3 человека, которые действительно понимают, о чем идет речь в вашем докладе. Скорее всего, им действительно было бы интересно узнать о деталях исследования. Остальным же детали не важны, им нужна общая идея. Объясните ее на пальцах, а для узких профессионалов подготовьте от каждого блока несколько дополнительных слайдов за пределами презентации. Например, в вашем докладе 15 слайдов. Нумерацию оставьте по прежнему x/15, где x — номер текущего слайда. За 15-м слайдом сделайте дополнительные 16–17-й слайды в формате x/15, x=16,17 и так далее, на которые можно вынести не поместившуюся в основные блоки информацию.
Если вдруг (что не факт) после вашего доклада кто-то из слушателей решит задать вам конкретный вопрос, вы откроете эти слайды и подробно на этот вопрос ответите. При этом, отвечая на вопрос, вы уже не будете ограничены теми 7–10 минутами, которые вам отвели на доклад. Поэтому вы сможете добавить ту информацию, которая физически не влезла в основной доклад, но про которую вам так хотелось что-то рассказать.
6. Переходим к последнему слайду. На этом слайде вы формулируете выводы или результаты своего исследования. По сути, здесь вы просто должны продублировать те задачи, которые были сформулированы в середине вашего доклада. Однако при этом возникает вопрос: зачем же тогда вообще этот слайд нужен? Не легче ли просто еще раз показать задачи и сказать, что все они выполнены? Нет, здесь есть важные отличия. Дело в том, что, формулируя задачи исследования, вы еще не можете апеллировать к той информации, которая у вас появится в содержательной части вашего доклада. Вы еще не раскрыли, с помощью каких идей, методов и подходов вы достигли поставленной цели, насколько удачными оказались ваши подходы, насколько хорошо было проведено тестирование и т. д. Однако в конце вашего доклада слушатели уже погружены в тему, им известна терминология, известны предложенные вами решения, и вы можете смело в выводах сформулированные выше задачи раскрыть и коротко описать, как именно вы эти задачи решили.
Ну и вишенкой на тортике в этой части работы будут, например, ссылки на статьи, которые вы написали по результатам исследования, на доклады, которые вы сделали на той или иной конференции, на программные продукты, которые стали использовать написанный вами код и т. д.
Мелкое замечание: заключительный отдельный слайд «Спасибо за внимание» не нужен — эту фразу совершенно спокойно можно сказать в конце словами. Также неуместен слайд типа «Ваши вопросы?» Эту фразу должен сказать тот человек, который председательствует на этом собрании, не надо отнимать его хлеб.
7. Ну и в заключение пара слов о том, что делать, если у вас не короткий, 7–10-минутный, а большой, 30–40-минутный доклад. Важно: вся описанная выше структура категорически остается неизменной. Остаются блоки «постановка задачи», «обзор имеющихся результатов», блок «но», слайд «цель и задачи», слайд «выводы». Что же меняется? Меняется количество слайдов, прежде всего в содержательной части: теперь вместо 1–2 слайдов вы, наконец, можете вставить 5–7 подробных слайдов по каждой задаче.
Но это еще не все: расширяя содержательную часть, вы не должны забывать о вводной части. Она также должна быть расширена: нужно обстоятельнее рассказать о постановке задачи, дать более подробный обзор имеющихся результатов. Помните, что вводная часть по-прежнему остается не менее, если не более, важной частью вашего доклада. Сделаете ее некачественно — и всю оставшуюся информацию либо никто не поймет, либо никто не будет слушать.
На этом в целом все. Очень надеемся, что эти заметки окажутся полезными всем, кто готовит свои доклады, а особенно — тем студентам, которые прямо сейчас готовят презентации своих выпускных работ.
P.S. Здесь можно посмотреть дипломы и презентации выпускников нашего бакалавриата «Прикладная математика и информатика» за 2019 год. Конечно же, и они далеко не идеальны, и их можно (и нужно) было бы улучшать, однако представление о некоторой финальной части большой работы по подготовке наших студентов к защитам они могут дать.
