Как руководителю эффективно контролировать реализацию IT проекта?
Существует много правил и у каждого специалиста они могут быть свои, но с данном материале я выделил 5 правил, соблюдение которых позволяет с большой вероятностью добиться удачного завершения любого проекта.
Правило № 1. Указание четких сроков.
Необходимо устанавливать четкие сроки выполнения работ. На первый взгляд кажется, что это элементарно. Условия о начальном и конечном сроках выполнения работ (услуг) содержатся в большинстве договоров. Однако для успешной реализации проекта этого недостаточно. Рекомендуется рассчитывать определенный срок для каждого этапа выполнения работ. Лучше всего, когда эти сроки исчисляются в рабочих днях.
Так, можно предусмотреть условие, в соответствии с которым на выполнение какого-либо этапа отводится 20–30 рабочих дней.
Распространенные ошибки
Одной из самых распространенных ошибок является установление срока завершения работ к определенной дате.
Например, в IT-проекте очень много зависит от технологий и всего предусмотреть нельзя. Это следует учитывать и допускать корректировку сроков, их обоснованное продление.
Что такое Agile?
Agile — это подход, при котором процесс разработки проекта разбивается на этапы.
При этом в самом начале работы над проектом указывается четкий срок выполнения только первого этапа. Например, с 05 января по 25 февраля.
И предполагается, что только по окончании этого этапа исполнитель или команда исполнителей скажут, что будет дальше, т.е. установят срок завершения следующего (второго) этапа.
Это еще одна ошибка. Такой подход, как бы он не назывался (Agile или Scrum), призван обезопасить исполнителя.
Вместе с тем выбор исполнителем данного подхода к работе может свидетельствовать об отсутствии у него навыков грамотного планирования проектов.
Правило № 2.Активное использование графических материалов.
Что это означает? При выборе способа передачи информации предпочтение следует отдавать графике.
Если речь идет об IT-проекте, то рекомендуется создавать прототипы разрабатываемого программного обеспечения, когда это возможно.
Любой бизнес-проект станет понятнее, если смоделировать его в BPMN или IDEFO.
Почему? Да потому что одна картинка способна заменить большое количество слов!
Представим себе, что у нас есть команда из нескольких человек. Мы можем передать информацию для обсуждения своей команде в виде текста, пусть это будет 5000 символов (примерно 2 страницы текста). А можем представить в виде одной схемы (картинки).
Как вы думаете, какой способ передачи информации позволит получить обратную связь раньше? Практика показывает, что картинку можно изучить и проанализировать быстрее, чем текст.
Кроме того, визуализация позволяет руководителю (заказчику) точнее определить, насколько хорошо его понимает исполнитель, и сразу обнаружить многие ошибки.
Если представленная схема тяжела для восприятия, имеет излишнее количество элементов, чрезмерно усложненную структуру, ее необходимо разделить на несколько частей. А слишком простая схема чаще всего является признаком того, что не все необходимые детали учтены.
В текстовом варианте подобные недочеты не так очевидны, и разобраться в них гораздо сложнее.
Правило № 3.Применение GAP-анализа.
Что такое GAP-анализ? Это аналитический инструментарий, позволяющий сформировать список необходимых к выполнению задач. Как формируется данный список?
С помощью AS IS можно составить список задач, исходя из тех данных, которые имеются в настоящий момент. И сравнить его с результатом, которого необходимо достичь, т.е. с тем, как должно быть. Таким образом фактические значения сравниваются с желаемыми.
Предположим, что у нас есть сайт и учетная система. И необходимо выполнить интеграцию.
Cравниваем то, что есть, с тем, что должно быть. И на основе проведенного анализа формируем список задач. Это и есть GAP-анализ, анализ разрывов между тем, что есть, и что должно быть.
Правило № 4. Кто планирует, тот и руководит.
Часто бывает так, что планирование крупного проекта осуществляется на основании консультаций продажников, которые знают CMS на 2 балла из 10. Они определяют сроки реализации проекта. Исходя из этого составляются бюджет и проектная документация.
А непосредственной реализацией проекта занимается совершенно другой специалист (руководитель проекта), который знает CMS на 6 баллов из 10.
Отсюда делаем вывод, что руководитель проекта способен гораздо лучше спланировать проект, поскольку уровень его компетентности в данном случае выше. Соответственно, реализовывать проект ему будет намного проще. Т.е. для эффективного выполнения поставленных задач решающее значение имеет понимание планов и их составления самим исполнителем.
Правило № 5.Успех проекта зависит от глубины планирования.
Чем дальше вы планируете, тем лучше. Как это может выглядеть?
Например, мы приступаем к работе над крупным проектом и планируем, что первый этап его реализации займет 4 месяца. И сразу планируем, что будем делать на следующем этапе, через 5 месяцев.
При этом мы не требуем от разработчиков, чтобы они четко сказали, что будет на следующих этапах. Но понимать, что будет в долгосрочной перспективе, например через 2 года, для всех участников проекта очень важно. Это должно быть что-то четкое, чем можно будет пользоваться.
! Важно отличать такое планирование от Agile-подхода, где мы делим реализацию плана на части, четко обозначаем, что делаем на первом этапе и некоторые вещи, которые выполняем потом.
Например, мы разрабатываем систему планирования работы врачей поликлиники. Проведя глубинное планирование, выясняем, что в дальнейшем понадобится автоматизировать процесс расчета зарплат. Поэтому мы говорим, какую работу выполним, но просим учесть, что после этого понадобится разработать еще одну систему (еще один модуль) по зарплате. Т.е. вы планируете дальше. И четко понимаете, что дальше понадобится.
Подход, при котором разработчики полагают, что после выполнения определенной работы проект закончится, является неправильным.
По моему опыту, специалисты, готовые после создания системы осуществлять ее доработку, впоследствии продолжают заниматься этим довольно долго. Они подключают все новые и новые модули. Почему возникает такая потребность? Потому что предприятие развивается. И для увеличения его эффективности систему необходимо расширять и совершенствовать.
Когда у специалиста есть соответствующий опыт, он понимает, что будет через 2–3 года, и учитывает это при планировании.
Что вас не убережет?
В завершении хочу предостеречь от совершения действий, которые вас не смогут спасти ни при каких обстоятельствах.
Это установление драконовских условий. Когда в соглашении о неразглашении конфиденциальной информации (NDA) включают пункт о том, что за каждый факт разглашения коммерческой информации, предусматривается штраф, например 100 тыс. руб.
К сожалению, законодательство в данной сфере далеко от совершенства и имеет много пробелов. Поэтому от сотрудничества при подобных условиях многие отказываются.
Примерами драконовских условий также могут служить 100-процентные штрафы и возврат денег за нарушение сроков, пени за каждый день просрочки и т.д.
В данном случае речь идет о средних и малых предприятиях.
Многие любят приводить в пример Газпром, Роснефть, когда устанавливают подобные условия работы. Но нужно понимать, что в таких крупных корпорациях работают специалисты другого уровня, там совершенно иные сроки, денежные обороты. И совершенно по-другому протекают все процессы.
О чем еще следует помнить?
И самое важное — никто не возвратит вам время, потраченное на проект. Даже если вам вернут все вложенные деньги, желаемого результата у вас не будет.
Именно поэтому лучше потратить время на поиски хорошего специалиста, чем пытаться перестраховаться драконовскими методами.
Не следует опираться на штрафные санкции, которые вы примените в случае неудачи. Думайте о том, что вы получите в результате. И что потом с этим будете делать.
