Как превратить ежемесячное ревью юнита в увлекательную встречу: опыт, советы, гайды
Что вы делаете, когда на встрече 50 человек, а у вас есть вопрос (возможно, даже не глупый)? Я обычно не задаю его примерно никогда. А что делаете, когда надо рассказать о своей работе? Я не могу остановиться и с горящими глазами описываю, как всё работает и почему я люблю это.
Когда я взялась переизобретать ревью для нашего юнита, это были две самые большие проблемы и они были хорошо мне знакомы.
Что происходит?
Я — Маша, менеджер по коммуникациями и внедрениям в Dodo Engineering. Мой юнит называется Restaurant Digital Experience. В него входят четыре команды. Работают они над разными продуктами:
сервисом для управления экранами в пиццериях и кофейнях;
кассами и сервисом для печати чеков;
киосками самообслуживания;
интернетом вещей.
Пять лет назад, ещё в оффлайне, у нас проходили классные спринт-ревью. С тех пор наша команда выросла с 80+ до 350+ человек, а мы разъехались по разным городам и странам.
Наш бизнес быстро растёт, а структура компании становится всё сложнее. Не все команды знают, что у кого в работе. Стейкхолдеры перестают видеть взаимосвязь между продуктами.
Стало понятно, что нам нужно место, в котором мы сможем делиться новостями, отвечать на вопросы и собирать обратную связь. Формат обычного спринт-ревью нам не подходит. Команды юнита работают в разных фреймворках, их спринты заканчиваются в разное время, а у кого-то их и вовсе нет, и это нормально. Так мы пришли к ежемесячным презентациям нашей работы.
Начали с ежемесячных презентаций
Простая и понятная встреча — команды готовят презентации и рассказывают о текущих проектах, выпущенных фичах, сложностях и способах их решения. Поначалу это был классный формат, но со временем стейкходеры стали реже приходить на наши встречи, а ребята — менее охотно готовиться к выступлениям, скатываясь на них в узкие технические детали.
Мы не сдавались: продолжали собирать контент, делать анонсы и тщательно распределять темы. Наши встречи стали настоящими «отчётными концертами», на которых мы делились проектами и надеялись получить фидбэк, но… Никакой обратной связи не было, никто не включал камеры и тем более не задавал вопросы. Стало понятно, что что-то идёт не так.
Время экспериментов
У презентационного формата ревью были явные проблемы: размытые цели встречи, небольшой интерес у коллег, отсутствие фидбэка. Чтобы решить их, мы в лучших традициях дискавери просто начали генерить гипотезы и проверять их. Сейчас те вещи, которые мы сделали для улучшения формата, кажутся очевидными. Но на старте было ощущение, что ревью так и останется для наших команд самой разочаровывающей встречей месяца.
Гипотеза #1. На наше ревью приходит мало гостей, потому что анонсы скучные.
Что если делать анонс с подробным описанием тем, о которых мы будем говорить?
Я стала верстать визуалы с описанием тем ревью и публиковать их в канале с новостями IT. Эти анонсы прокачали наши ревью:
число участников встреч увеличилось с 20–30 до 50–60 человек;
стейкхолдеры стали подключаться к обсуждению интересующих их тем;
другие команды стали делать похожие анонсы своих ревью.
Гипотеза #2. Вопросы к нам есть, но их не задают на ревью, потому что… стесняются!
А если предложить зрителям задавать вопросы асинхронно? Просто писать их на доске в «Холсте», «Миро» или в других аналогичных сервисах?
Такую доску я и собрала, предложив оставлять возникающие во время встречи вопросы на стикерах. Гости могут задавать вопросы по ходу рассказа, а команда может в любой момент прочитать их и ответить — удобно. Вопросов много? Команда ответит на них в мессенджере. Так нам пришлось сделать всего раз, когда мы получили 26 вопросов.
Гипотеза #3. На наши ревью приходит мало людей, потому что кого-то интересует работа отдельных команд, а не всего юнита.
Что если задать тайминг встречи? Писать, кто во сколько выступает, и следить за временем их спичей?
Подсмотрела у коллег «жёсткую фасилитацию». Это когда ставят таймер и не дают больше времени на рассказ. Первый раз было страшно — приходилось останавливать ребят, чтобы осталось время для ответов на вопросы. На следующих ревью все привыкли и старались рассказывать самое важное простыми словами. Со временем мы и вовсе перестали ставить таймер.
Гипотеза #4. На наши ревью приходит мало гостей, потому что не все понимают ценность встречи.
Что если чуть формализовать встречи: описать цели, придумать правила и время от времени напоминать о них?
Идея оказалась классной! Я коротко сформулировала ожидания от встречи и от гостей. Теперь напоминаю о них в начале каждого ревью.
Гипотеза #5. На наши ревью приходит мало гостей, потому что мы совсем не подсвечиваем прогресс по OKR’ам на них.
Что если выносить на ревью наши квартальные цели и делиться прогрессом по ним? Не углубляться в детали, а просто напоминать, куда мы идём и где мы сейчас.
В «Додо» мы работаем по методу OKR. Наши проекты и эпики создаются для улучшения показателей бизнеса, так что показывать не только то, что мы сделали, но и то, как это повлияло на бизнес-метрики, — логично.
Гипотеза #6. На наши ревью приходит мало гостей, потому что мы зовём их на него, а не добавляем встречу к ним в календари.
Попробуем создать повторяющееся событие в календаре и добавить в него стейкхолдеров, продакт оунеров из соседних команд, продакт лидов из других направлений и хэдов компании? В общем, всех.
Раскатить на всех встречу оказалось проще, чем просить в анонсе добавить её в календарик. Если кто-то из приглашённых не сможет прийти, он просто откажется от встречи.
Гипотеза #7. Возможно, люди не приходят на ревью, потому что заняты работой.
Попробуем делиться новостями юнита другим способом. Например, после ревью отправлять небольшие саммари в каналы команд.
На основе презентаций команд я стала собирать инфографику с самыми интересными фактами и цифрами месяца. Формат зашёл — стейкхолдеры начали приходить за записями встреч, а другие команды задавали вопросы к инфографике.
Гипотеза #8. На наши ревью приходит мало людей, потому что мы уходим в технические детали и углубляемся в нюансы.
Что если подходить к темам ревью с бизнесовой точки зрения?
Мы чаще начали спрашивать друг друга: «а зачем мы это делали, чтобы что?» Оказалось, мы делаем много интересных и полезных вещей для маркетологов, биздевов и поддержки. Просто раньше мы недостаточно подробно им об этом рассказывали.
Что сейчас?
Так выглядит доска для пяти команд после ревью
Теперь на наши ревью приходит в среднем 50 гостей. Они не стесняются задавать вопросы письменно или голосом. На основе нашего опыта мы собрали все наши действия в простой гайд. На него мы рекомендуем опираться всем при подготовке продуктивной встречи.
Гайд. Как организовать ревью юнита?
Поставь регулярную встречу для ревью, лучше в публичном календаре. Добавь основных стейкхолдеров в список участников, а в описание встречи — её цели и ценность для гостей, ссылку на доску или презентацию.
Напомни командам юнита о подготовке к ревью. Помоги им собрать фактуру для презентации и оформить их достижения и комментарии в лаконичные тезисы.
Обрати внимание на разные инструменты для проведения ревью. Например, «Миро» или «Холст». В них удобно собирать и вопросы, и фидбэк, и цели.
Важно соблюдать тайминги. Самое оптимальное время общего хронометража — до 1,5 часов. В течении этого времени гости смогут сохранить фокус внимания и не убегут на другие встречи.
Не забудь включить запись встречи!
Подведи итоги ревью. Сохрани в общем пространстве ссылку на видеозапись встречи, прикрепи ссылку на доску или презентацию.
Шаблон для организации ревью
Эти советы сделают ваше ревью более популярным, а его участников — более вовлечёнными. Если вам интересно узнать больше о других наших практиках и жизни нашей IT-команды в целом, подписывайтесь на Telegram-канал Dodo Engineering. В нём мы делимся опытом не только разработки, но и организации рабочих процессов.
