Как правильно построить работу с удаленными сотрудниками13.05.2016 09:21

Если вы планируете нанимать сотрудников на «удаленную» работу, то лучше сразу расставить все точки не только над «и», но и над «е».
Рассмотрим, что нужно обсудить с соискателем на примере вакансии внештантного журналиста городского портала.

Во-первых, нужно сразу обозначить ежедневный объем выполняемой работы:

Сколько новостей, как они должны быть оформлены, откуда их брать.
Нужно ли самому писать комментарии и если да, то сколько.
Нужно ли добавлять в новость опросы и если да, то сколько
Минимальное количество тегов к каждой новости
Есть ли минимальный и максимальный объемы текста, и если да, то какие

Может показаться, что это лишнее, но чем больше пунктов будет оговорено, тем меньше будет поводов для недовольства. Когда мы работали с журналистами без четких KPI, обе стороны всегда были недовольны — нам казалось, что раз сотрудник сидит дома, то он ничего не делает, и даже когда новостей было много, нам их было мало. Ну и сотруднику конечно неприятно — он делает, старается, а ему говорят мало, нужно еще. Ну или сотрудник реально делает мало, а мы не следим, и в результате через две недели мы недовольны, что новостей мало, а сотрудник не понимает, в чем дело, т.к. никто же не сказал, сколько нужно.

Сейчас у нас по каждому пункту есть четкие показатели, мы сразу предоставляем все источники и даем памятку по наполнению, к которой можно обращаться в случае возникновения непонятных моментов. И действительно, количество спорных моментов или недовольства сошло на нет.

Во-вторых, нужно проговаривать все основные моменты по качеству работы:

какой стиль текста должен быть
процент уникальности текста
какие заголовки: правдивые, «желтые», нейтральные
с каких источников брать в первую очередь, с каких во-вторую
допустимы ли опечатки или нет, если да, то где и сколько
будете ли вы штрафовать сотрудника, и если да, то за что и на какую сумму

У нас одна из сотрудниц как-то раз по ошибке поставила маркер «добрая новость» на некролог. Когда мы это увидели, конечно, огорчились и даже немного разозлись, сделали выговор, но не штрафовали, т.к. человек очень извинялся, и это была первая такая ошибка. Однако предупредили, что в следующий раз за подобное будет штраф.

В-третьих, следует обязательно оговорить время работы и способы коммуникации:

плавающий ли график или нужно строго придерживаться распорядка дня в офисе
можно ли отходить от рабочего места и на какое время, нужно ли предупреждать об этом
есть ли обеденный перерыв и какой
каким образом и где лучше задавать вопросы: в скайпе, по почте, по телефону; все сразу в течение дня или по мере возникновения

У нас часто бывало, что выбранный способ коммуникации не очень удобен, но понимаешь это когда он тебя уже конкретно достал, а привычка общаться таким образом уже сформировалась, и чтобы ее поменять, требуются дополнительные усилия. Гораздо легче изначально выбрать подходящий способ и договориться о нем, чтобы избежать проблем в будущем.

В-четвертых, поскольку речь идет об удаленном сотруднике, следует оговорить вопросы оформления и оплаты труда: будет ли это полное оформление по ТК или нет, как будет выплачиваться зарплата, возможны ли отпуска или нет, и если да, то за чей счет они оплачиваются и т.д.

Часто бывает, что многие нюансы подразумеваются как бы сами собой, однако работодатель имеет ввиду одно, а сотрудник другое. Например, у нас был случай, когда сотрудник заканчивал работать в 17:00, когда мы считали, что он должен заканчивать в 18:00. Он работал без обеда и считал, что раз свои 8 часов он отрабатывает, то и закончить рабочий день может раньше, однако т.к. весь офис работает с 9 до 18, то мы рассчитывали именно на это время. Что интересно, выяснилось это только через месяц, когда понадобилось что-то срочно сделать в половине шестого вечера.

Как показывает наша практика работы с удаленными сотрудниками, гораздо проще прояснить все моменты заранее, чтобы избежать серьезных проблем или недопониманий в будущем. Поначалу, на первых годах жизни компании, у нас были постоянные проблемы, и в какой-то момент мы даже полностью отказались от внештатных сотрудников. Однако где-то через год мы вернулись к этому вопросу и, полностью пересмотрев подход, смогли добиться нужных нам результатов, выстроив хорошие и долгосрочные отношения со своими удаленными сотрудниками.