Как построить управление корпоративными знаниями по ИТ-продукту
Информационные процессы — сбор, хранение, обработка и передача данных — в общем случае могут происходить в природе и обществе сами по себе, вне зависимости от нас и нашего управления, хаотично.
Создавая порядок, систему, бизнес-процессы, мы противопоставляем управление хаосу ради определенного результата — цели такой системы. Информационные технологии в этом смысле — инструмент управления информационными процессами в целях созданной системы, в том числе управления знаниями как результатом и источником непрерывного развития.
Процессы разработки и внедрения ПО часто плохо документируются, типовые задачи каждый раз решаются заново, коммерческая служба плохо представляет, что продает, новые сотрудники слишком долго разбираются в продуктах компании. А решения, по сути, лежащие на поверхности при минимальном анализе корпоративного опыта, теряются из вида в отсутствие подходящего инструмента для работы с базой знаний.
Поэтому так важно принять и регулярно использовать методологию и средства управления знаниями, смысл которых — поддерживать полный цикл производства продукции компании с помощью ее систематизированных интеллектуальных ресурсов.
В чем польза системы управления базой знаний
Собственно, такая задача возникла перед командой продуктовой разработки, в которой я участвовал в роли фулстек-аналитика. Мы занимались проектом системы управления складскими запасами (англ. Warehouse Management System, WMS) с помощью радиочастотных технологий идентификации (англ. Radio Frequency IDentification, RFID). Решение строилось на расширенной трехзвенной модульной архитектуре с микросервисами и межсистемной интеграцией. Не раскрывая деталей, отмечу, что система объединила в числе прочего более 40 модулей, мобильное приложение, настольный клиент и веб-клиент, а также множество драйверов для подключения различных классов RFID-считывателей. Среди наших заказчиков были крупнейшие нефтегазодобывающие и сервисные компании страны с бюджетами порядка сотен миллионов рублей.
Стоит ли добавлять, что управление таким масштабным проектом, и особенно документирование жизненного цикла разработки, с учетом дефицита кадровых ресурсов само по себе стало серьезным вызовом? В этих целях я предложил разработать и развернуть систему управления базой знаний (СУБЗ) на opensource-движке MediaWiki — да, что-то вроде «корпоративной Википедии» для разработчиков. Хотя выбор платформы здесь не принципиален, подойдет любой инструмент для совместного создания, хранения, трассировки и версионирования проектных артефактов.
Мои аргументы — суть подхода и та польза, что приносит такая СУБЗ. В чем же они заключаются?
Для компании в целом это:
база знаний по продуктам и услугам, разработке и внедрению, сервисам — хранилище систематизированной информации по жизненному циклу продукции с возможностью разграничения прав доступа;
среда для совместной работы (коллабораций) над документированием;
платформа для системного анализа, бизнес-анализа и проектирования модульных решений;
инструмент синтеза новых знаний на основе ранее разработанных решений;
информационно-методическое обеспечение процесса обучения сотрудников компании знаниям о разработанных решениях, продуктах, сервисах и т. д.
Для групп разработки продуктов и технического директората это:
площадка для фиксации и совместного использования результатов проектирования решений;
база знаний по корпоративным паттернам (шаблонам) проектирования, моделям данных, характеристикам модулей разрабатываемых решений;
источник функциональных требований для проверки программного кода.
Для группы выпуска/тестирования это:
источник требований для тестирования разработанных решений, в том числе библиотека программ и методик испытаний, сценариев тестирования и т. д.;
информационно-методическое обеспечение процессов разработки и актуализации пользовательской документации на ПО.
Для коммерческой службы это:
источник сведений для подготовки технико-коммерческих предложений, заявок для тендеров, описаний продуктов и т. п.;
информация для презентационных материалов, Sales Kit, контент для веб-сайта компании и т. д.;
источник данных для анализа онтологии предметных областей деятельности компании.
Так, на смену обычному хранилищу документов, в которых достигнутые результаты и опыт отражены зачастую бессистемно и лишь отчасти, создается инструмент поддержки, система упорядоченного хранения и отображения корпоративных знаний. Она помогает упростить поиск ответов при выполнении не только ежедневных рутинных, но и нетривиальных задач в новых проектах, а также разложить трудноформализуемый и слабоструктурированный контент по четким разделам базы знаний. Это позволяет внести ясность в понимание собственных достигнутых результатов, более эффективно использовать их в текущих проектах, скорректировать стратегию и тактику развития компании и ее продуктов.
Что дала развернутая СУБЗ нашему проекту
Прежде всего она помогла понять:
Конечные зависимости модулей — связи «родитель — потомок»:
как сделать сборку из модулей без противоречий и избыточности;
как работает продукт (взаимодействие модулей).
Откуда берутся данные:
все таблицы (сущности, связи, служебные) сгруппированы по модулям, содержат описание полей, типов данных, источников внешних ключей;
в описании функций и алгоритмов каждого модуля есть указания на используемые модели данных.
За что отвечает каждый модуль:
какая конфигурация модулей станет оптимальной для нужд конкретного заказчика либо для решения типичного круга задач той или иной сферы бизнеса.
Для каких бизнес-задач используется продукт (сборка) и как именно:
набор сценариев использования (use-cases).
Как должна вести себя система при тех или иных входных потоках:
набор сценариев тестирования (test-cases).
Текущий статус разработки по модулям и продуктам.
В чем специфика каждой сборки для конкретных проектов (заказчиков).
По каким протоколам и в каких форматах компоненты системы обмениваются данными.
Каковы аппаратные и программные требования к продуктам.
Как выглядит примерная структура двумерной базы знаний
Основной особенностью предложенного мной подхода к созданию СУБЗ стала структура ее контента — иерархия каталогов сопутствующей документации (артефактов). Для жизненного цикла разработки она была представлена в двух измерениях: стадии разработки и таксономии проектных документов, включая модульный принцип проектирования и разработки.
Инициация
Контракты
Проект 1
Продукт / Сборка 1
Релиз 1
Контракт 1
Контракт / Доп. соглашение …
Релиз …
Продукт / Сборка …
Проект …
Тендеры
Проект 1
Технико-коммерческие предложения
Продукты / Сборки
Проект …
Переписка
Заказчик 1
Проект 1
Проект …
Заказчик …
Протоколы
Внутренние совещания
Проект / Продукт 1
Спринт / Дата 1
Спринт / Дата …
Проект / Продукт …
Внешние переговоры
Контрагент / Проект 1
Проект / Контрагент 1
Дата 1
Дата …
Проект / Контрагент …
Контрагент / Проект …
Постановка
Бизнес-требования
Проект / Продукт 1
Релиз 1
Релиз …
Проект / Продукт …
Бизнес-модели
Проект 1
Диаграммы бизнес-процессов
Исходники диаграмм бизнес-процессов
Проект …
Инфологические модели
Проект 1
Диаграммы «сущность-связь»
Исходники диаграмм «сущность-связь»
Проект …
Функциональные требования
Продукт / Сборка 1
Релиз 1
Релиз …
Продукт / Сборка …
Product Backlogs
Продукт 1
Релиз 1
Sprint Backlog 1
Sprint Backlog…
Релиз …
Продукт …
Реализация
Архитектура
Продукт / Сборка 1
Релиз 1
Принципиальная схема
Модули
Программные интерфейсы
Релиз …
Продукт / Сборка …
Модули
Модуль 1
Описание модуля 1
Модели данных модуля 1
Продукты / Сборки, включающие модуль 1
Продукт / Сборка 1
Релиз 1
Функции и алгоритмы модуля 1 в продукте 1, релиз 1
В конфигурации модулей 1
В конфигурация модулей …
Техническая реализация модуля 1 в продукте 1, релиз 1
В конфигурации модулей 1
В конфигурации модулей …
Релиз …
Продукт / Сборка …
Модуль …
Продукты / Сборки
Продукт / Сборка 1
Модули
Модуль 1 (ссылка на соответствующий 3.2.1)
Модуль …
Сценарии использования
Release Note
Продукт / Сборка …
Тестирование
Продукт / Сборка 1
Релиз 1
Тест-кейсы
Релиз …
Продукт / Сборка …
Внедрение
Продукт / Сборка 1
Релиз 1
Пользовательская документация
Учебно-методическая документация
Релиз …
Продукт / Сборка …
Развитие
Продукт / Сборка 1
Запросы на изменения
Продукт / Сборка …
Шаблоны документов
Шаблоны страниц mediawiki
Шаблоны технических заданий
Шаблон сценария использования
Шаблон тест-кейса
Шаблон Sprint Backlog
Шаблон Product Backlog
Шаблон Release Note
Шаблоны технико-коммерческих предложений
Шаблоны протоколов
Такая двумерная структура помогает сориентировать документацию вокруг модулей и их наборов для различных продуктов вместо того, чтобы делать центром документооборота продукты и релизы. В нашем случае это позволило упростить актуализацию документации по мере развития модулей и продуктов, сделало структуру СУБЗ более гибкой и адаптивной под различные варианты сборок системы, помогло избежать излишнего дублирования сведений в базе знаний.
Эффекты от использования системы управления базой знаний
В результате внедрения описанного выше подхода нам с коллегами удалось добиться следующих долгосрочных эффектов.
Сокращение недостатков методологии Agile:
введение управления требованиями;
планирование развития продуктов;
использование проверенных опытом решений, паттернов, накопленных в базе знаний.
Повышение качества процессов, результатов процессов и управления процессами разработки решений компании за счет:
роста качества постановочной документации (по критериям доступности, полноты, актуальности, целостности, консистентности, пертинентности);
роста эмерджентности проектирования решений;
модульности структуры документации в базе знаний.
Повышение качества процессов и управления процессами тестирования решений компании за счет:
роста скорости поиска требований к продуктам и модулям;
стандартизации и унификации порядка тестирования, в том числе с помощью сценариев;
поддержки принятия решений по задачам тестирования, в том числе в случае отсутствия иных источников требований.
Снижение трудоемкости разработки и актуализации пользовательской документации по продуктам и решениям, в том числе руководств, инструкций, обучающих материалов.
Снижение трудоемкости разработки и актуализации технико-коммерческих материалов (корпоративные веб-сайты, Sales Kit, ТКП и т. д.).