Как победить хаос в команде и управлять ожиданиями заказчиков с помощью Kanban06.12.2024 20:00

Любая команда, работающая под постоянным давлением требований заказчиков и стейкхолдеров, хотя бы раз сталкивалась с хаосом: дедлайны горят, задачи накапливаются, а конфликты между бизнесом и разработкой становятся частью повседневности. Разработчики чувствуют выгорание, заказчики — недовольство от несоответствия сроков и результатов ожиданиям.

Почему это происходит? Разберем основные причины и предложим практические шаги, которые помогут командам вернуть контроль над процессами и повысить их эффективность.

Некоторые из причин проблем в командах

1. Прием всех задач без оценки возможностей

Одной из ключевых причин хаоса является стремление принять все задачи, которые приносит заказчик. Зачастую на любой запрос заказчика мы пытаемся просчитать новые сроки, найти ресурсы,  лишь бы принять еще одну задачу. В итоге это приводит к тому что и другие сроки едут, которые вы дали ранее. Также у любого проекта есть свойство что в ходе его реализации всегда всплывают новые вводные, меняется скоуп, появляются детали по технической реализации. Все это приводит к тому что команда начинает жить в постоянном аврале. Чтобы этого не допустить стоит ограничивать одновременно‑выполняемую работу, будь то проекты или задачи и не брать новые пока не будут доделаны старые. Научиться говорить нет заказчику и объективно ему объяснять свои возможности, отказавшись от ложных ожиданий.

2. Постоянное переключение между задачами

Команды часто бросают одну задачу ради срочной другой, а потом переключаются на еще более «срочную». Это приводит к увеличению недоделанной работы, а значит ком невыполненных обязательств только растет.

Кроме того, задачи могут простаивать в очередях. Например, разработчик завершил работу, а тестировщик занят другим. Задача «ждет» в колонке, что замедляет общее время выполнения ценности.

Более того, за счет этого вы делаете лишнюю работу. Ведь те задачи которые вы бросили, в данных момент времени вы просто потратили на них время и деньги компании, не получив возврат инвестиций. Представьте какое количество потерь несут компании на то что сотрудники делают лишнюю работу.

3. Слабый фокус команд на управлении потоком ценности

Зачастую в разработке каждый занят своей задачей и очень часто теряется общий вектор, а куда мы идем, а что на самом деле мы хотим сделать и какую проблему решить. Все это происходит тк разработчикам дают конкретные задачи, когда общая задача несущая ценность находится на уровень выше и получится только по результату совокупности работы многих специалистов. Зачастую и менеджеры не управляют потоком ценности, а управляют локальными задачами.

Я много раз сталкивался с тем, что в спринт команда делает много задач и 0 конечного результата. К чему это в итоге приводит? К размытию фокуса и понимания что и зачем мы делаем, снижению прозрачности прогресса и длинным петлям обратной связи от заказчиков

Как справиться с хаосом: практические решения

В своей практике я часто использовал Kanban‑метод. Он не является серебряной пулей и не решит всех проблем с процессами, но поможет отрегулировать и систематизировать ваши процессы, выстроив понятную очередь запросов от заказчика, установив правила их выбора и движения по флоу, определив необходимые ограничения на одновременно‑выполняемую работу в процессе, сформулировав и следуя критериям готовности, а также научит управлять не задачами, а именно потоком, потому что поток ценности намного шире чем реализация конкретной задачи по разработке. Также Kanban метод встраивает в свои практики — измерение вашего потока через метрики, что покажет вам на основе данных, где узкие места, тренд по медиане времени выполнения задач, пропускной способности и других метрик.

Принципы Kanban, которые стоит применить:

1. Перестаньте принимать абсолютно все входящие запросы и давать на них сроки
   Вам необходимо найти баланс одновременно‑выполняемой работа, а всю остальную работу складывайте в очередь и не давайте сроков и коммитов до момента выбора в работе тк все может поменяться — приоритеты в очереди, время выполнения уже выбранных запросов и так далее.

2. Установите очередь задач
   Пусть заказчики внутренние или внешние сами договариваются о приоритетах. Используйте простую формулу:
   влияние на бизнес × уверенность ÷ трудоемкость.
   Например, если у вас есть 10 задач от внутренних заказчиков, они должны решить, какие из них пойдут первыми в работу. Это создаст прозрачность и дисциплину. Чтобы помочь заказчикам необходимо выработать общий показатель влияния на бизнес чтобы любую задачу можно было оценить через эту призму. Также создайте правила как работать с задачами качественных проектов, которые не несут прямого импкта на бизнес ценность, однако необходимы. Так в одной компании у нас было правило, что такие задачи мы берем как минимум в 1 из 5 случаев.

3. Ограничьте количество задач в работе (WIP‑лимиты)
   Если не контролировать work in progress — это приводит к накоплению работы в процессе, а также часть ее начинает простаивать и среднее время выполнения задач растет (закон Литтла). Установите ограничения на каждом этапе. Например, в колонке тестирования одновременно может быть не более трех задач. Это позволяет сфокусироваться на завершении работы нежели взятию новой. Когда вы внедрите лимиты у вас окажется что какие то этапы будут тормозить другие, например работа в разработке готова и ждет тестирования, а тестирование взять работу не может тк перегружена на своем этапе, как следствие в разработку мы также не сможем взять новую работу. Такая ситуация говорит о том что нет смысла брать новую работу пока не завершена старая и стоит проанализировать как усилить тестирование вместо того чтобы просто набирать новую работу в разработке, по ее решению она все равно будет в очереди в тестирование.

4. Визуализируйте процесс
   Создайте доску Kanban: она поможет вам видеть, где находятся задачи, какие из них задерживаются и почему. Ежедневно собирайтесь с командой и обсуждайте:

   • Что подвисло?

   • Где нужна помощь?

   • Какие задачи приносят максимальную ценность?

5. Измеряйте метрики поставки
   Kanban предоставляет мощные инструменты для анализа, такие как время выполнения задач и пропускная способность. Эти метрики позволят прогнозировать сроки выполнения с 90% вероятностью. Главные метрики — это Lead time (время выполнения), throughput — пропускная способность.

6. Регулярно улучшайте процессы
   Применяйте ретроспективы, чтобы выявлять проблемы и устранять их. Начните с узких мест, которые замедляют процесс, и работайте над их устранением.

Как Kanban помогает бизнесу?

Внедрение Kanban не только упрощает работу команды, но и повышает доверие заказчиков. Используя подходы Kanban, можно:

• Сократить сроки выполнения задач;

• Увеличить предсказуемость процессов;

• Снизить потери времени из‑за переключений;

• Улучшить взаимодействие между разработчиками и бизнесом

• Перестать давай ложные ожидания

Автоматизация и метрики: добавьте мощность с Aimger

Для команд, которые хотят идти дальше, стоит рассмотреть использование инструментов аналитики, таких как Aimger. Это решение помогает:

• Автоматически анализировать эффективность процессов;

• Предоставлять точные прогнозы сроков выполнения задач;

• Выявлять узкие места и области для улучшения.

Итог: путь к управляемости и результативности

Борьба с хаосом начинается с признания проблем и поиска решений. Kanban — это не просто метод, а способ мышления. Если вы готовы сделать шаг к улучшению работы команды, начните с малого: визуализируйте процессы, установите WIP‑лимиты и внедрите регулярные улучшения.

Приглашаю в своей телеграм канал, где найдете еще больше информации о построении гибких и быстрых процессов разработки.

А чтобы обсудить тему управления качеством IT-проектов, приходите на открытый урок 16 декабря. Вы узнаете о процессах управления качеством, методах и инструментах, используемых в процессах управления качеством и других особенностей данной области знаний.

Записаться на встречу можно на странице курса «Руководитель IT проектов».

© Habrahabr.ru