Как пережить «зомби-апокалипсис» и вдохновить команду на новый спринт. Сценарий ретроспективы
Спринты бывают разные: четкие и плавные, продуктивные и не очень, а еще выматывающие всю команду. В этой статье вы найдете ответ на вопрос «Как провести ретро после убойного спринта, чтобы снова замотивировать команду?».
Про ретро написана масса статей, поэтому не буду утомлять вас теорией. Цель моей статьи — поделиться практическим опытом в нашей удаленной распределенной команде. Эта статья и представленный здесь шаблон сценария ретроспективы подойдет вам, если вы внедряете подобное мероприятие для команды после тяжелого спринта.
Меня зовут Вероника Власова, и сейчас я руковожу проектной командой из 18 человек. Сегодня я хочу поделиться с вами опытом проведения ретроспективы после убойного спринта.
Итак, погнали.
Этапы ретро
В нашей команде ретроспектива внедрялась со скрипом, было несколько подходов, не все удачные. Мне близок принцип «бери лучшее и адаптируй под себя». Этапы ретроспективы, которые я опытным путем выработала для нашей команды:
Открытие — это еще и время на то, чтобы всем собраться. Кто-то из ребят будет опаздывать всегда, но начинать важно, когда все в сборе.
Ледокол — снимаем эмоциональное состояние участников.
Демо — в нашей команде демо как отдельный артефакт скрама не прижился, однако на ретро мы выделяем 10–15 минут на демонстрацию пользы, которую принесла разработка Заказчику за спринт.
Подведение итогов по плану действий из прошлых ретро — важно каждый раз возвращаться к прошлым ретро, показывать команде, что работа ведется системно.
Метрики завершенного спринта — сравниваем показатели текущего спринта и предыдущих. Это нужно, чтобы вспомнить, каким был спринт, чем он выделяется.
Рефлексия — обсуждение проблемных моментов спринта.
План действий — что мы будем делать, решения по итогам ретроспективы.
Закрытие ретро — завершение ретроспективы, получение обратной связи от проведенного команды.
Этапы ретроспективы
Предыстория
Теперь немного предыстории, почему получилось так, что спринт был убойным. Наша команда работает с госзаказчиком, деятельность которого регулируется нормативными документами. Одну из подсистем требовалось срочно доработать под нормативку, объем был не предельно высок, но без глубокой погруженности в предметную область конкретных сотрудников задачу было не выполнить.
Где собираемся?
Для созвонов мы используем Discord, в нем удобно создавать голосовые каналы при делении участников на подгруппы: сразу видно, кто из команды присоединился, кто сейчас в общем канале, кто ушел в подгруппу. Всегда можно добавиться в нужный канал и попросить участников подгруппы вернуться в общий канал.
Оформление доски
До встречи важно основательно продумать каждый этап ретро, каждый элемент доски. Подготовка к ретроспективе занимает у меня минимум 4 часа. Первые ретроспективы были очень сложными — каждый из этапов занимал процентов на 30 больше времени, чем я планировала. Но со временем я научилась и адекватно планировать, и управлять процессом ретроспективы так, чтобы участники укладывались в тайминг.
На скриншоте ниже общий план доски рассматриваемой ретроспективы. На ее проведение стоит заложить 1 час 15 минут.
Общий план доски
В команде мы используем доску в Miro. Ребятам очень важно, чтобы она была яркой и интересной, это сильно влияет на уровень их вовлеченности. Но кроме того, что доска должна быть «красивой», она должна быть и содержательной.
Я выбрала оформление с зомби для обсуждения после сложного спринта. Для одного из этапов я заранее подготовила картинку, на которую прифотошопила лица самых переутомленных, по моему мнению, аналитиков (реальное состояние дел мы как раз и должны понять на ретро).
Ну что, начнем двигаться по этапам.
Открытие (5 мин.)
Главное на этом этапе — настрой. Фасилитатор должен быть максимально позитивным и вовлеченным, команда, попадая на одну волну с ведущим, начинает потихоньку включаться.
Здесь вспомнили события из жизни команды, новичков, именинников. На пустых стикерах желающие пишут свои эмоции и впечатления от спринта.
Оформление доски в стиле «зомбо-апокалипсиса» очень зашло команде, потому что люди сразу оценили внимание к их состоянию — я дала им понять, что осознаю, как они устали…
Ледокол (5 мин.)
Далее выясняем эмоциональное состояние команды. Мне важно было понять, какая часть команды по итогам спринта «в адеквате», какая на грани, кого обязательно нужно разгрузить или отправить в отгул, а кто полон сил и готов брать на себя новые амбициозные задачи. Ведь впереди новый спринт, задачи которого нужно брать в работу.
Решение: сотрудник выбирает на доске персонажа из объекта с голубой заливкой и размещает его рядом со стикером со своим именем в правой части доски, если спринт сделал из него «зомби» и в левой части доски, если спринт прошел спокойно.
Результат: команда разделилась почти поровну на «зомби» и «нормальных».
Демо (15 мин.)
Затем отводим время на демо. Здесь мы вместе смотрим итоги спринта в рамках работы над системой, что нового выкатили в прод. Также можно показать статьи в пабликах и новостях о системе, если такие есть (про нашу систему пишут достаточно часто).
Подведение итогов по плану действий из прошлых ретро (5 мин.)
На этом этапе смотрим что сделано по итогам прошлого ретро. Это очень важный этап ретроспективы: если не выполнять решения, принятые на предыдущих ретро (это касается и задач по разработке, и задач по развитию команды, процессов), то команда очень быстро начинает разочаровываться.
Метрики завершенного спринта (5 мин.)
После переходим к итогам текущего спринта — статистика, анализ. Мы обычно смотрим на длину спринта, количество задач, ошибок, обновлений для исправления ошибок.
Именно здесь ярко видно, что выгорели аналитики одной из подсистем — треть команды поставила и приняла три четверти всех задач спринта! Именно для них спринт стал невыносимым.
По разработке картинка была менее страшная, но все равно ясно, почему для части команды спринт стал убойным.
Рефлексия (20 мин.)
Далее расходимся по подгруппам и обсуждаем, произошел ли «зомби-апокалипсис» — «да», «нет», «почему такое мнение».
Отмечу: важно разделять ребят на команды по техническим и психологическим критериям. Технически в рамках этой ретроспективы я сделала это на основании раскраски стикеров с именами. Получилось 4 команды: «розовые», «фиолетовые», «сиреневые», «голубые».
Обязательно стоит учитывать психологические особенности ребят. В каждой команде должен быть явный или скрытый лидер, иначе может так получиться, что ребята вернутся с пустой доской.
Механика рефлексии:
1) Обсудить, произошел ли в этом спринте «зомби-апокалипсис»?
Участники заполняют карточки, в которых они подтверждают или опровергают гипотезу. Их ответы помогут понять, почему это так или наоборот, неверно. Заполняется минимум 4 зеленые или голубые карточки.
2) Оставить один из стикеров. «Палец вверх» — спринт стал «апокалипсисом» или «палец вниз» — все обошлось.
3) Кому можно сказать благодарность за то, что «зомби-апокалипсис» все-таки не произошел?
или
Как можно было его предотвратить?
4) Описать одним словом действие, которое улучшило бы настроение в завершенном спринте.
Примеры ответов одной из команд:
Возвращаемся в общий канал Discord, передаем слово каждой из команд. Ребята сами решают, кто озвучивает результаты работы в группах.
План действий (15 мин.)
Далее исходя из ответов составляем план действий по устранению проблем, которые выявила команда. Решения составляются по системе SMART, потому что все замотивированы получить результат. В нашем случае команда попросила увеличения ресурсов в виде привлечения новых аналитиков.
Закрытие ретро (5 мин.)
И снова снимаем эмоциональное напряжение у ребят.
Результат — «зомби» стало меньше, моя команда выговорилась!
Как вовлекать участников в процесс
Одна из сложностей при проведении ретроспективы — вывести ребят на откровенный разговор о проблемах. И это сложно вне зависимости от напряженности спринта. Люди склонны умалчивать о сложностях, чтобы не показаться злыми, конфликтными, безынициативными, есть страх быть неуслышанными. Поэтому доброжелательная атмосфера и искренняя вовлеченность очень важны.
Польза ретроспективы
Ребятам очень понравилась доска! На ретро у них получилось переключиться из режима «пишу код» в режим «давайте поговорим». Тема с зомби дала ребятам понять, что их состояние усталости замечено, что у руководства есть стремление не допустить такой ситуации на проекте повторно. А это не может не вдохновлять.
Заключение
Я вывела для себя секрет успешного ретро, состоящего из этапов: «Открытие», «Ледокол», «Демо», «Подведение итогов по плану действий из прошлых ретро», «Метрики завершенного спринта», «Рефлексия», «План действий», «Закрытие ретро».
Доска для ретро должна быть содержательной и интересной.
Важно выполнять решения, принятые на предыдущих ретро, иначе команда очень быстро начинает разочаровываться.
Важно вывести ребят на откровенный разговор о проблемах, потому что говорить — всегда сложно. Доброжелательная атмосфера — это то, что позволит ребятам расслабиться и выговориться!
В конце важно подвести итоги, порефлексировать по поводу прошедшей ретроспективы. Но самое главное — это завершить встречу с пониманием точного плана действий и идей для улучшения процесса работы.
