Как перестать решать вопросы за сотрудников?
Предприниматели часто сталкиваются с одной и той же проблемой: когда вместо того, чтобы работать над развитием бизнеса, они оказываются погребенными под потоком задач, вопросов и запросов сотрудников. Вроде бы хаотичная обстановка дает иллюзию важности, но на деле это замедляет рост компании и сжигает ресурсы.
Почему хаос возникает?
1. Вам это нравится. Да-да, порой мы сами становимся причиной проблемы. Быть в центре внимания, постоянно решать «важные» задачи и быть «необходимым» — это приносит дофаминовое удовлетворение. Но важно спросить себя: что вы потеряете, если на следующий день никто из сотрудников не обратится за советом?
2. Сотрудники перекладывают ответственность. Они могут знать ответы на вопросы, но ленятся или боятся принимать решения. Гораздо проще спросить начальника, чтобы заодно передать ему часть ответственности за последствия.
3. Новички не знают, где искать информацию. Им требуется много времени на поиск данных, поэтому они считают, что ваш быстрый совет — это более логичный путь.
4. Отсутствие базы знаний. Когда в компании нет централизованной системы, куда сотрудник может заглянуть за нужной информацией, вопросы будут бесконечно повторяться.
5. Неясность ролей. Если не прописано, кто за что отвечает, любая проблема автоматически направляется к вам как к руководителю.
Как решить эту проблему?
Задача — создать системный подход, который разгрузит вас и вовлечет сотрудников в процесс.
Вот три простых решения:
1. Создайте FAQ
«Куда отправлять документы?», «Как оформить заказ?», «Кто отвечает за доставку? Чтобы не объяснять одно и то же, заведите журнал FAQ. Это решение сэкономит вам массу времени.
Как начать?
Используйте Google Docs, Notion или другой удобный вам сервис.
Инструктируйте сотрудников записывать свои вопросы в этот журнал, прежде чем обратиться к вам.
Отвечайте письменно в этом файле, чтобы создать полноценную базу знаний, к которой можно обратиться в будущем.
Со временем вы увидите, какие темы требуют больше всего объяснений, и сможете создать удобные инструкции.
2. Внедрите принцип ЗРС (Законченная работа сотрудника)
Это означает, что сотрудник приходит не с проблемой, а с готовым решением. Например, вместо: «Клиент не доволен доставкой», сотрудник предлагает: «Мы можем улучшить доставку, сменив подрядчика. Я нашел три компании, вот их предложения».
Как это работает?
Разработайте шаблон для представления задач. Он должен включать описание проблемы, собранные данные, возможные решения и прогнозируемые эффекты.
Обучите сотрудников заполнять этот шаблон и использовать его в повседневной работе.
Используя этот метод, становится меньше мелких вопросов, больше времени руководителю для решения своих задач, а у сотрудников повышается ответственность и компетенция.
3. Определите «часы приема»
Весь день быть доступным для сотрудников — путь к выгоранию. Выделите конкретное время, когда сотрудники могут задавать вопросы. Разделите рабочее время на периоды: для сотрудников и для работы над своими задачами без отвлечений.
Например, с 9 до 11 часов вы доступны для вопросов, а оставшееся время посвящаете стратегической работе. Или же выделите конкретные дни, например, каждую среду, чтобы сосредоточиться на решении задач вместе с командой.
Так сотрудники будут точно знать, что не смогут в любой момент прийти к вам за решением, а будут пробовать искать решения самостоятельно.
Эти подходы не только разгружают вас, но и помогают сотрудникам развивать навыки анализа, ответственности и самостоятельного принятия решений. В итоге выигрывает вся компания: вы занимаетесь стратегией, а команда растет вместе с бизнесом.
Какие из этих решений кажутся вам наиболее эффективными или у вас есть свои методы?
Еще больше информации про делегирование, выстраивание системы, управление командами и продажами в моем канале про Системный бизнес.
