Как организовать фотостудию? Кейс компании Bolshakova Studio
Надоело тратить время на выяснение что происходит в компании? Информация теряется в бесконечных групповых чатах WhatsApp-а? Нарушена коммуникация внутри команды? От слежения за (не)выполненными правками пухнет голова? Непонятна нагрузка на сотрудников и вообще кто чем сейчас занимается?
Если хотя бы на два вопроса из вышеперечисленных вы можете ответить утвердительно, просим под кат. Мы побеседовали с известной московской фотостудией »Bolshakova Studio» и они поделились своим опытом решения классических проблем управления.
Прямо сейчас — 13-минутное видео беседы. Ниже — краткое изложение интервью с цитатами.
Краткая справка о студии.
Основатель — фотограф Ксения Большакова.
Команда — 8 человек + фриланс ретушёры.
Студия существует 7 лет.
Направление: предметная фотография, b2b.
Клиентов — несколько сотен. Из известных: Oriflame, Faberlic, MAC Cosmetics, Lady Collection, Bacardi, KFC, Снежная Королева, Stockman.
Некоторые работы студии
Краткая история проблемы
Вначале, когда студия состояла только из пары человек, использовали VK. Главное — там было удобно общаться и прикреплять файлы. С ростом команды чаты переместились в WhatsApp, где создавали группу под каждый проект (под каждого клиента).
«Когда количество групп начинает множиться в геометрической прогрессии, это становится неудобным»
С дальнейшим ростом студии вскрылась новая проблема. Стало невозможным следить за тем, что происходит внутри компании, что делают и чем занимаются конкретные сотрудники.
«Очень много времени стало уходить на то, чтобы выяснить что вообще происходит, выяснить информацию, которая оседает в чьих-то головах. Нет общего пространства, где эту информацию можно найти»
В компании впервые задумались, что пора перенести все процессы в единую площадку для работы и таким инструментом выбрали Trello. Но там столкнулись с новыми проблемами. Основных было две: доступы и общение.
«Человек либо имел доступ ко всему, что происходит на доске, либо ни к чему. А хотелось, чтобы сотрудники видели только то, что касается только их части работы на данном этапе»
Решение найдено!
В процессе поиска из сотен альтернатив студия выбрала систему «YouGile». Проще стало практически сразу. В первую очередь команду порадовала возможность вести все процессы на одной доске. Это удалось сделать, настроив доступ к разным колонкам для разных сотрудников: группа фотографов видит только свои колонки, группы ретушеров — свои. Менеджеры видят и контролируют весь процесс.
Следующее упрощение работы было связано с тем, что каждая карточка — это проект и нахождение карточки в определенной колонке показывает статус работы. Ретушер может вести одновременно несколько проектов, из которых, скажем, три могут быть в работе прямо сейчас, а еще четыре на проверке у клиента. И вот в любой момент появляется клиент: «У меня есть правки!». Менеджер заносит правки в чеклист карточки, ретушер заходит в систему и в едином месте видит, что ему необходимо сделать. А сделав всю работу, может во встроенном чате по этой карточке сообщить об окончании работы. Раньше ретушеру приходилось копировать список правок из чата в WhatsApp-е куда-нибудь к себе в заметки и отмечать их там.
«Теперь в этом нет необходимости, чеклисты есть в YouGile, всем понятно на каком этапе идет работа. Также в карточке задачи могут общаться и менеджер и фотограф и ретушеры, чтобы уточнить друг у друга какие-то моменты и все участники карточки видят этот разговор. Информация не оседает между двух людей»
Как устроен процесс.
Процесс работы с клиентами фотостудия ведёт на одной основной доске, которая логично называется «ЗАКАЗЫ». Также в проекте есть еще несколько досок, к которым имеет доступ только администрация и на этих досках обсуждаются административные вопросы. Отдельная доска со стандартами работы, отдельные доски для работы с финансами, инвентаризацией оборудования, а также работа с клиентами, которая не касается непосредственно съемочного процесса.
Каждый заказ от клиента — это отдельная карточка на доске — проходит цикл из семи стадий. Каждая стадия — отдельная колонка. Их семь:
Входящая заявка » Ожидание товара » Съемка » Ретушь » Студия » Клиент проверяет » Сдано.
Процесс
Ретушёры из этой цепочки имеют доступ только к двум колонкам: «Ретушь» и «Студия проверяет». Когда ретушёр сделает свою работу, он отписывается об этом в чат и переносит задачу в колонку «Студия проверяет».
«Достаточно взглянуть в эту колонку, чтобы сразу понять, что сейчас происходит в проекте. И хорошо видно на каком этапе сейчас находится каждый из проектов»
В чате внутри каждой карточки сотрудники студии обсуждают проект, выкладывают файлы или необходимые ссылки. В раздел «Описание» в карточке заносится ТЗ, в котором указан формат сдачи фотографий, основные запросы ретушеру и фотографии-референсы.
Чеклисты
Чеклисты в задаче
Самая важная для студии часть карточки — это чеклисты (подзадачи). Заголовок чеклиста — это дата получения правок от клиента. По мере выполнения правок ретушер отмечает их галочками и этот процесс дополнительно визуально заметно отображается на доске. Не обязательно заходить в задачу, чтобы увидеть прогресс по задаче.
Чеклистов может быть любое количество, они не удаляются и всегда можно посмотреть весь процесс работы над проектом.
Чем стала полезна система YouGile.
Преимуществом системы Ксения называет то, что можно зайти в YouGile в любой момент, в любом месте земного шара и увидеть, что происходит в студии. Раньше, чтобы выяснить детали, приходилось связываться с менеджером и даже с другими сотрудниками. Сейчас хорошо стала видна вся картина кто чем занимается и, соответственно, нагрузка на каждого человека. Сразу видно, что один ретушёр, оказывается, перегружен, а второй сидит без дела. Не приходится держать все это в голове.
К слову о »всё в одном месте». Больше всего рады, конечно, ретушёры. У них в студии самое большое количество работы — куча правок, текстовой информации. Раньше все это разбредалось по чатам, почте, скайпам и т.п. Сейчас у них все в одном месте. По опыту, самое большое напряжение от работы ретушёр получает в результате непонимания того, что нужно делать, когда он не понимает инструкции или когда все эти мелкие инструкции находятся в разных местах. Сейчас всё в одном месте, и если информации нет в карточки, это значит, что её нет больше нигде.
Особо в компании отмечают возможность общения в задачах. Раньше все сотрудники общались с менеджером. Фотографы и ретушеры не общались между собой. Но в большинстве случаев на уточняющие вопросы ретушера менеджер не может ответить самостоятельно, там много специфической лексики. И менеджеру приходилось все сначала перевести на свой язык, потом на язык фотографа, а потом все передать назад. Испорченый телефон как он есть. Сейчас в чат карточки подключаются все и ретушёр может напрямую задавать вопросы.
Стало легко вводить новых людей.
«Сначала я опасалась подключать нового человека в новую систему, мне казалось, что придется ему много объяснять и долго вводить и мы работали через WhatsApp, но через день я понимала, что нет, я так не могу. Я стала сразу вводить человека, даже если понимаю, что он на неделю пришел или на один проект, я сразу подключаю его к YouGile. И я впервые вижу, что новый инструмент, новое ПО, не вызывает вообще никакого сопротивления у людей, которые им никогда не пользовались»
Во время приглашения нового человека, его можно сразу поместить в нужную группу, будь то фотограф или ретушёр и он при входе в систему сразу будет видеть только то, к чему у него есть доступ. 3–5 минут объяснения в скайпе с демонстрацией экрана и уже на следующий день сотрудники удивляются: «Боже! Это так здорово, это так круто, у вас такая высокая организация. Мы такого не видели даже в ЦУМ-е! Все очень удобно, просто, логично и очень легко.»
А ведь ЦУМ славится огромными объемами работ и большинство профессионалов, занятых в сфере предметной съемке так или иначе работали с ним.
Ключевым преимуществом YouGile фотостудия называет эффективность коммуникаций. Потому что раньше было много звеньев, много терялось в разных чатах, почте и других способах общения и ещё — коммуникации строились вокруг людей, в чьих головах всё это и оседало. Сейчас в компании коммуникации идут вокруг проекта, текущей задачи, где хранится вся информация и дополняется всеми сотрудниками. Каждый может зайти и посмотреть прогресс проекта.
Видео-уроки
YouTube-канал YouGile
«Легко ввести нового человека в систему, потому что у YouGile есть несколько понятных видео-уроков, при этом не растянутых во времени. Потому что смотреть мануал на 40 минут психологически невозможно. Они короткие, 5–10 минут, там только суть. Понятно, методично и всем тем, что кто-то не понимает, можно просто скинуть ссылку»
Поддержка
Отдельно фотостудия отмечает быструю поддержку YouGile. В большинстве случаев ответ от службы поддержки приходит в течение 20–40 минут после обращения. Если что-то было непонятно из видео на канале, всегда можно спросить тех.поддержку.
Благодарности.
Мы, команда YouGile, выражаем благодарность фотостудии Большаковой за интервью и возможность поделиться опытом. В скором времени мы выложим ещё несколько удачных и не очень удачных кейсов внедрения системы управления проектами. Например, есть очень показательный пример внедрения на российский завод, изготавливающий подъемные краны.
