Как мы подружили HR с Process Intelligence
Всем привет! Меня зовут Наталия Стекунова, руковожу отделом по управлению персоналом в GlowByte. Расскажу о том, как и зачем мы в компании применили технологии Process Intelligence в процессе подбора персонала.
Бутылочное горлышко
Большая сложность, наверное, любого HR в том, что чаще всего бизнес считает именно отдел персонала виновным в недостаточно высокой скорости найма: менеджмент «деньги зарабатывает», а сервисные подразделения должны быстрее «инструменты подавать». При этом упускается тот факт, что процесс найма — это как игра в пинг-понг: игра продолжается только в том случае, если два партнера вовремя реагируют на подачи друг друга.
Для бизнеса GlowByte, чей прирост выручки во многом зависит от скорости найма разработчиков, наём — это практически бутылочное горлышко, воздействуя на которое можно быстрее масштабироваться.
Как показывает моя практика, точечный разбор кейсов превращается в выяснение «кто виноват». Если с первого раза коллег из менеджмента убедить не получилось, то следующая итерация будет дольше и сложнее, а между тем у всех сроки, цели и т. п. Мы решили, что это не очень конструктивно и не способствует ни улучшению процесса, ни отношениям в компании. И вообще GlowByte — Data-Driven Design, так что странно было бы не подключить к анализу HR-вопросов аналитиков, когда анализ — это профессиональный навык.
Далее на примере направления «Подбор персонала» расскажу, как именно мы решили вопрос.
Постановка проблемы
Для начала посмотрим, как процесс подбора персонала выглядит в глазах менеджмента, отдела персонала и как он идет на самом деле:
Самой большой сложностью лично для меня было синхронизироваться по видению процессов: сделать понятным, прозрачным и «наблюдаемым» процесс подбора персонала и для бизнеса, и для рекрутеров и, следовательно, повысить доверие к данным.
При этом, как показала практика, особой дилеммой являлась задача создать мотивацию у обеих сторон что-то менять к лучшему, ведь для всех участников процесса в подборе персонала есть как зона влияния, так и зона ответственности.
Еще одна боль, которую необходимо было вылечить, — недостаточная вовлеченность менеджеров. Откуда она берется? Отчеты, которые готовим мы, делаются за какой-то определенный период, но ситуация может измениться в процессе подготовки — и в отчете этого уже не увидеть.
Итак, обобщая, требовалось разобраться с симптомами отсутствия:
прозрачности, доверия к данным;
мотивации;
вовлеченности.
Сапожник с сапогами: решение
Как выглядит процесс решения проблемы, если пытаться разобраться в одиночку — силами HR. Например, для отчета менеджменту за какой-то период пошагово мы — рекрутеры — будем:
1. собирать данные, которые, на наш взгляд, нужно собрать (при этом мы учтем в анализе только определенное количество данных);
2. делать дозагрузку данных, если захотим сравнить периоды;
3. самостоятельно строить дашборды либо графики, вручную выделять несоответствия процессу/ SLA/ KPI и т. п.
Согласитесь: сложный и трудозатратный процесс, растягивающийся во времени.
Как я уже упомянула выше, решали проблему мы вместе с аналитиками Process Intelligence GlowByte. Все те же этапы 1–2–3 с автоматизацией стали выглядеть уже так:
добавляются в анализ ВСЕ данные по всем процессам (и можно учитывать все данные одновременно);
данные подгружаются автоматически и позволяют наблюдать за изменениями;
дашборд строится автоматически и подсвечивает важные моменты либо отклонения от SLA/ KPI.
Ручной труд vs автоматизация с помощью PI
Process Intelligence — это набор методик и технологий, которые позволяют сделать анализ и оптимизацию процессов data-driven, то есть основанными на реальных данных и по возможности автоматизированными, а значит объективными, масштабируемыми и воспроизводимыми.
Допустим, у нас есть ситуация: кандидат предпочел другого работодателя из-за долгого процесса собеседований с менеджерами, т. е. пока мы назначали собеседование, кто-то уже сделал оффер. Как показать менеджеру проблему?
Анализ процесса позволяет увидеть распределение сроков найма:
Для наглядности сам процесс подбора визуализируется:
Благодаря такой визуализации всем участникам становится понятно, как затягивание процесса влияет на найм новых сотрудников. В результате это помогает выстраивать конструктивный диалог с нанимающими менеджерами.
Итак, итогом нашей работы стал набор дашбордов, которые видят одновременно и менеджеры, и рекрутеры. Мы, например, собрали в один из дашбордов данные о количестве вакансий, показанных на них кандидатов и откликов от менеджеров на кандидатов. При таком подходе рекрутер видит свои недоработки (по каким вакансиям маленький поток), эти же данные доступны и менеджерам, так что не скроешься.
Менеджеры также видят, на каких кандидатов они среагировали, но согласованных вакансий под этих кандидатов не было, либо не среагировали по разным причинам:
не было потребности, но вакансию никто не закрыл;
была потребность, но не было времени на собеседование (возможно, необходимо было решить вопрос с перераспределением нагрузки).
Все перечисленные случаи увеличивают стоимость найма для бизнеса и ухудшают KPI для отдела персонала. Когда появились дашборды, диалог HR и менеджера стал подкрепляться внятной визуализацией: где и как надо что-то менять.
Пример: дашборд подсвечивает узкие места
Плюс ко всему данные собираются в реальном времени, а значит каждый участник процесса понимает, что ситуация актуальна и происходит прямо здесь и сейчас. При этом есть также исторические данные, их не нужно искать вручную.
Несколько примеров наших дашбордов:
Поток кандидатов и количество открытых вакансий
Количество кандидатов, взятых в работу рекрутерами
Результаты
Автоматизировав и визуализировав процесс, мы пришли к таким результатам:
снизилось количество дней рассмотрения кандидатов;
менеджеры стали понимать, что они тоже влияют на процесс;
все участники процесса видят ошибки — свои и партнера: мотивация меняться появляется и у менеджеров, и у HR.
Прозрачность процессов повышает осознанность, лечит конфликты, которые возникали раньше. Нет скелетов в шкафу — нет проблем, есть понимание своих ошибок — значит не будешь обвинять других в недоработках, а будешь стремиться вместе найти выход из сложностей.
Это без преувеличения счастье для HR:
быть с менеджерами на одной волне: вместе смотреть на процессы и меняться к лучшему;
HR-отчеты перестали быть только HR-отчетами: аналитика собирается в ежедневном режиме и выглядит прозрачно для всех участников процесса;
менеджмент видит свою зону ответственности и является равноправным партнером в HR-процессах.
Напоследок — чек-лист эффектов от применения PI для оптимизации найма:
Вместе с коллегами из направления Process Intelligence GlowByte мы создали систему дашбордов, в которых можно посмотреть процессы еще глубже, отыскивая скрытые проблемы, совместно улучшая процессы. Сейчас это позволяет hr«ам и бизнесу разговаривать на одном языке, быть на одной стороне баррикад. По итогам нескольких лет такой прозрачности для всех участников процесса с уверенностью могу сказать, что мы стали лучше понимать друг друга, у нас появилось стремление к совместному улучшению процессов, все стороны готовы к диалогу.
