Как интеллект-карты помогают вести IT-проекты22.01.2019 11:19

В продолжение статьи о тайм-менеджменте, опубликованной ранее в блоге ЛАНИТ, предлагаю вашему вниманию историю о своем опыте использования инструмента по работе с интеллект-картами. Последние десять лет я занимаюсь управлением проектами в ИТ и телекоме, и всё это время я использую MindJet MindManager. Сегодня я расскажу, как с его помощью можно организовать задачи проекта и всё то, что происходит в голове проектного менеджера. Рассчитываю, что вы прочтете эту статью, пока пьёте одну чашку кофе, а за несколько последующих — мы с вами её обсудим.

Из этого поста вы узнаете о принципах формирования интеллект-карт, основных фишках MindJet MindManager (далее — Mind) и особенностях его применения в проектной работе управленца.

Я не хотел превращать эту статью в инструкцию или в руководство пользователя. Не судите строго, но информация, приведенная ниже, действительно эффективна, и мне хочется ею с вами поделиться.

Источник
Для тех, кто не знает, что такое интеллект-карты, да и просто для эстетического удовольствия, предлагаю начать с красивой интеллект-карты «Леонардо Да Винчи», найденной на просторах интернета. Думаю, что-то подобное было у великого итальянца в голове.

Майнд-менеджмент — технология предоставления информации в виде, требующем минимального времени и психофизиологических ресурсов для поиска, анализа и понимания информации.

Презентации, техзадания, сбор требований, планы, концепции, приоритезация активностей, бюджетирование проекта и семейного бюджета, список дел на короткую и длинную перспективу, конспектирование интересных книг — для всех этих активностей я использовал интеллект-карты в то или иное время.

Главный принцип интеллект-карт — удобная форма подачи информации для дальнейшей работы с ней. В моих проектах Mind до сих пор остается основным инструментом для систематизации информации. Год назад я проводил мастер-класс для своих коллег из ЛАНИТ на эту тему. Немного инсайда, о чем же говорил с ними и что советовал, вы найдете в этой статье.

Профит!

«Кролики — это не только ценный мех,
но и три-четыре килограмма диетического, легкоусвояемого мяса.»
Владимир Перцов

Явный профит от Mind«a для меня состоит в следующем:

• Эффективное начало моего рабочего дня. «Смотровые площадки» (для тех кто не в курсе, смотрите мою статью по тайм-менеджменту), проводимые мной по утрам, начинаются именно с работы с интеллект-картами в Mind. Он позволяет выработать собственный подход к управлению задачами и сделать фокус на день/неделю. По моим ощущениям, экономия в день достигает примерно 20 минут (100 минут в неделю, 400 минут в месяц, 4800 минут в год или две 40-часовые рабочие недели в год) + отсутствие потерянных задач, что не менее важно.
• Гибкость в управлении задачами. У задач появились явные визуальные приоритеты, возможность смены приоритетов на лету, изменения и контроль сроков задач, назначение ответственных — и это еще не все. Все наши любимые OneNote, Evernote, Todo-list курят в сторонке.
• Прозрачность моих проектов на любой момент времени. Использую для этого визуализацию и принципы Матрицы Эйзенхауэра.
• Все документы и ссылки в одном месте. Всегда под рукой «план проекта», бюджеты, задачи jira, проектные папки и сайты.
• Достижение личных целей. Интеллект-карты эффективны и в личной жизни: для планирования покупок, проведения SWOT-анализа, планирования путешествий и фокусировки своих приоритетов на различные периоды.
• Простое использование. Основные элементы управления — стрелки клавиатуры, кнопки Enter и Insert. Добавление элементов в карту происходит за доли секунд, а перенос элементов и всей их структуры по карте выполняется легким движением мышки.
  

Как применять интеллект-карты и перейти к соответствующему мышлению

Основная идея ведения проекта через интеллект-карты — это комплексное планирование с возможностью снятия ключевых информационных составляющих с карты без глубокого погружения в неё (статусы, критичность, просрочки, косты и тп.). Интеллект-карты позволяют повысить эффективность работы мозга за счет использования сразу двух полушарий: и левого полушария, отвечающего за логику (через придание структурности хаосу), и правого полушария, отвечающего за эмоции (через визуализацию информации, «раскраску» интеллект-карты и т.п.).

Для лучшего восприятия интеллект-карт необходимо изменить свое мышление и подход к обработке информации. Об этом по порядку.

1. Для начала необходимо разгрузить голову, вывести лишнюю информацию в интеллект-карту — визуализировать хаос. Пока пусть в голове будет только самое необходимое для принятия оперативных решений.
   
2. Структурируем получившийся хаос группировкой по схожим параметрам.
   
3. Декомпозируем структуру до задач и расставляем связи между ними.
   
4. Расставляем приоритеты.
   

Вот как могло бы выглядеть «поле боя» моего реального проекта. Обратите внимание, что можно обнаружить проблемные зоны без приложения дополнительных усилий.

Есть десятки программ и онлайн-сервисов, которые помогут создать интеллект-карты. Ещё больше в сети всевозможных обзоров и рейтингов лучших приложений (например, в статье «В чем нарисовать MindMap? Детальный обзор 6 самых популярных программ для рисования mindmap»). Наиболее популярные — бесплатные Xmind и Freemind. Набор функциональности небольшой, но они подходят для простой работы с интеллект-картами.

Одна из самых востребованных программ для профессионалов при работе с интеллект-картами — Mindjet MindManager. Хотя это и не самое дешевое средство (продукт стоит 25 000 рублей), но с возможностью обновления с более старых версий за меньшую стоимость. Программа не просто так лидирует в корпоративном секторе. Вот ее ключевые особенности:

• интерфейс программы очень дружелюбный для пользователей и схож с пакетом Microsoft Office — стили вкладок, меню и основные элементы управления очень похожи на продукты мелкомягких;
• возможность интеграции со всеми основными приложениями из офисного пакета, а также с Microsoft Project;
• возможность экспорта в форматы документов, презентаций и планов работ;
• гибко и легко настраиваемая рабочая область под свой вкус — фоны, стили текста, стили элементов;
• большое количество шаблонов интеллект-карт от радиальных до диаграммы Ишикава;
• дополнительные элементы для эффективности планирования — назначения ответственных, напоминалки и тайм-трекер мозговых штурмов;
• различные виды и способы фильтрации всей присутствующей в карте информации и многое-многое другое.

Новые фишки последней версии

В последних версиях программы появились новые фишки. Вот основные из них.

• Новый анализ SWOT.
  
• Переработанные диаграммы SwimLine.
  
• Фильтры угасания. Они не скрывают из вашего вида остальную карту, а лишь затеняют её. Это помогает оставаться в контексте всей карты, акцентируя внимание лишь на нужной информации. Ниже пример, как отразить только «задачи второго приоритета»:
  
• Календарь. Задачи будут отражены с привязкой к датам, удобно комплексно смотреть на задачи с привязкой к периодам и рассчитывать загрузку для их выполнения.
  
• Приоритеты. Всеми любимые списки приоритетов теперь и в Mind«е.
  
• Условное автоформатирование. В зависимости от установленного правила ваши элементы могут подкрашиваться, зачеркиваться и менять форму, это полезно для привлечения внимания при наступлении ключевых событий.
• Диаграмма Ганта. Те, кто пробовал её использовать раньше в этом продукте, наверное, негодовали от её угловатости. Сейчас она стала лучше, почти полнофункциональной копией Ганта из MS Project.
  
• Работа с MS SharePoint. Для тех, кто в своих проектах использует MS SharePoint, наконец появилось расширение для полноценной работы с ним, версионностью, редактированием и другими плюшками совместного доступа.

Несмотря на продуманность и популярность программы, в ней есть минусы, и для меня он только один — «Браузер». Абсолютно неудобный для просматривания веб-страниц, встроенный в вашу интеллект-карту, предлагает открывать все ссылки именно в себе.

Но для исключения этой печали из вашей жизни есть возможность открыть ссылки в сторонних браузерах. См. ниже:

Как применять интеллект-карты в повседневности и проектной деятельности

Ниже я приведу основные элементы инструмента, часто используемые у меня в работе, и дам несколько советов.

• Используем приоритеты.

Для установки приоритетов есть отдельные маркеры у задач в панели инструментов в закладке «Задание», мои потребности они отражают не полностью. Для работы в рамках матрицы Эйзенхауэра я использую двойную градацию — буквенно-циферную.

Буквенно-циферное обозначение можно добавить через контекстное меню задачи. В меню будут подсвечены в разделе «общие значки» наиболее часто используемые идентификаторы — мои «любимые», по мнению Mind«a.

В дополнение к вышесказанному я использую систему флагов: —

создаю отметки задач фиолетовым флагом, которые нужно сделать сегодня с привлечением других специалистов / допресурсов,
зеленым флагом —  задачи полностью автономные, которые могу закрыть сам, без привлечения кого-либо,
черным — которые нужно сделать потом.

Каждый день я пересматриваю все флаги на предмет их актуальности и перевода в фиолетовую/зеленую категорию.

Визуально задачи выглядят следующим образом:

• Используем установку сроков по задачам, назначаем ответственных.

На любой элемент карты можно добавить свойство контроля исполнения — сроки исполнения и ответственных. В случае, если сроки будут проходить, а задача будет незавершенной, задача будет подсвечена красным цветом, и легко можно будет идентифицировать этот срыв. Их установка происходит все так же на панели инструментов в закладке «Задание» и через контекстное меню. Можно задавать и периоды выполнения задач, и ход их исполнения. Ресурсы же будут отражаться на диаграмме Ганта с учетом настроенной возможной их нагрузки. Выглядит это так (красным автоматически подсвечен срыв задачи):

• Наполняем задачи сутью.

В задачи можно добавить уникальные свойства, разных форматов. Именно эти свойства потом можно использовать в расчете формул (об этом далее), я же чаще всего использую такие свойства, как стоимость производства и трудозатраты исполнения. После их суммирования по направлениям деятельности своего проекта, я вижу комплексно картину костов по проекту.

• Используем формулы

Это одна из самых востребованных мной функций. Позволяет выполнять вычисления внутри карты, результат выдавать ровно там, где нужно, — в преднастроенное свойство задачи. Используются простые математические формулы, синтаксис же значительно проще, чем в Excel. Для указания формулы в интерфейсе появляется специальное поле (см. ниже).

Функциональность позволяет считать свойства из дочерних задач, из задач «родителей», тем самым агрегируя значения на уровнях выше. Пример ниже:

• Используем в виде отчетов и презентаций.

Из Mind«а возможно экспортировать информацию в разных форматах, причём достаточно гибко:

• генерация презентации. Мастер генерации презентации сам предложит возможные слайды, у вас будет возможность изменить их перечень и отображаемую на них информацию, провести презентацию.

• экспорт через специализированную настройку с выбором параметров для экспорта (какие параметры экспортировать, до какого уровня карты, в какой формат), а также создание интерактивной карты на HTML5 для демонстрации на устройствах без поддержки MindJet MindManager.

• через интерфейс «Сохранить как…» будут предложены форматы для преобразования информации, примерно такие же, как и для экспорта, только результат будет совсем простой и не будет отвечать вашим ожиданиям.

• Используем как Рабочий стол, все ссылки и документы прикрепляем к карте.

Как в любом другом drag«n"drop инструменте на карту можно перетащить необходимые документы для оперативного доступа к ним (вспоминается OneNote). При этом вас спросят, хотите ли вы использовать ссылку для перехода по ней в дальнейшем или использовать автономный вариант с вложением файла в карту. Картинки же можно сразу вставлять внутрь элементов для большей наглядности. В вашу карту можно добавить внешние ссылки, например, на проектные ресурсы или важные статьи в интернете. Такой подход удобно использовать при планировании долгосрочных поездок.

Ссылки открываются во встроенном браузере, о котором упомянул ранее.

Еще один вариант использования интеллект-карт — интерактивная карта ваших документов по проектам. Когда много проектов, удобно в ней держать все ключевые ссылки на проектные папки, сметы, графики, отчеты и презентации, другие интеллект-карты. Истинно центральное место проекта.

• Мозговой штурм.

Инструмент позволяет соблюсти основные три правила мозгового штурма

• фиксировать всю информацию, в том числе и бредовую, чтобы не потерять в интеллект-карте (см. пункт 1 выше — визуализация хаоса),
• выступать фасилитатором, ведь для проведения мозгового штурма есть подходящий шаблон, и даже если вы никогда его не проводили, вам это удастся.

• ограничить мозговой штурм по времени проведения — есть встроенный таймер (находится справа в нижней панели). Как и все, что есть в Mind«e, его тоже можно кастомизировать.

• Используем фильтры по параметрам.

На выбор предлагается несколько типов отображения результата фильтрации — «скрытие» (например, скрыть все будущие задачи с датой больше текущего месяца), «отображение» (например, отобразить только приоритет 1) и «угасание» (привел пример выше в новшествах последних версий).

Фильтрация применяется и по параметрам, позволяя фильтровать по любому установленному типу параметра, стилю, тексту и информации по задаче, ресурсу, а также выбрать способ отображения результатов фильтрации.

Я использую настроенные и предсохраненные фильтры по флагам исполнения — «черные флажки» (задачи на будущее) и «остальные флажки» (задачи на сегодня). Это позволяет фокусироваться только на том, что необходимо в данный день. Пример — ниже.

• Держим в облаке. Наша интеллект-карта по проекту — это ключевой элемент управления, поэтому советую держать его в облаке (яндекс.диск, dropbox, или как вариант в приватном NAS) для доступа к ней из любой точки мира с любого устройства.

По каждому проекту рекомендую вести отдельную карту и применять рекомендации, данные мной, к каждой из них. А если проектов у вас много, удобно использовать мастер-карту как промежуточный хаб для навигации по всем остальным проектам.

Когда применять этот инструмент

У меня интеллект-карта открыта всегда либо на втором мониторе, либо в фоновом режиме. Её актуализация не требует много времени, если с ней работать постоянно.

Есть периоды времени, когда её необходимо пересматривать комплексно и системно — это смотровые площадки (см. мою статью про тайм-менеджмент), в которые мы планируем наши активности на день/неделю/месяц, фиксируем выполненные активности (перемещением в раздел «Выполнено», именно он в начале статьи в карте выделен черным цветом). В итоге не должно быть разделов карты, в которых отсутствуют невыполненные активности, при этом головная тема не помещена в «Выполнено». Если же такое случилось, задача просто не помещена в «Выполненные» (вы просто забыли) или не выполнена (вы просто не запланировали дальнейшие активности): необходимо выполнить активность/получить результат, которая/ый не указан в карте, и её/его следует добавить и спланировать.

Ваше мнение?

Использовать интеллект-карты можно и без ИТ-средств. Их красивая и наглядная визуализация используется в скрайбинге, позволяя визуализатору полноценно выразить себя и донести информацию до слушателя. Такие интеллект-карты менее надежны для хранения и менее транспортабельны, менее масштабируемы и изменяемы.

Источник

Для меня интеллект-карты — это основа рабочего дня, наглядно показывающая ситуацию на проекте. А что насчет вас? Какие средства используете вы? Может быть, трекеры, таск-менеджеры, интеллект-карты, напоминалки, туду-листы или другие инструменты, делающие вашу работу и жизнь эффективнее? Приглашаю вас поделиться опытом.

Кстати, вся механика мышления и физиологии человека приведена в одной хорошей статье, возможно ранее вами прочитанной. Тыц.

© Habrahabr.ru