Как эффективно проводить 1:1 встречи
После 1:1 участники должны выходить радостными котиками
Встреча 1:1 (one-on-one) — регулярная встреча менеджера и его сотрудника. Это отличный инструмент для развития и построения доверительных отношений в работе. В прошлой компании я был на стороне менеджера, в Miro — на стороне сотрудника. Обычно у меня одна встреча с менеджером в неделю.
В этой статье опишу, без чего встречи будут неэффективными, какие типы 1:1 существуют, и какой вид 1:1 самый недооценённый. Будут примеры вопросов для разных типов встреч.
Обязательные пункты
Ожидания
Менеджер ожидает, что сотрудник будет рассказывать про статусы проектов, готовить повестку, а он этого не делает. Сотрудник ожидает, что менеджер будет его менторить и отслеживать движение к целям, а он этого не делает. В итоге расстроены оба.
У каждого в голове своя картина, поэтому важно как можно раньше обсудить: какие у вас ожидания от 1:1 и друг от друга, как выглядит идеальный 1:1 для каждого из вас.
Вопрос «Как дела?», но не в формате приветствия, а в формате настоящего вопроса
Мы привыкли отвечать односложно: хорошо, нормально, неплохо. Встречи 1:1 — отличное место, чтобы обсудить этот вопрос глубже: «хорошо» — что в работе сейчас нравится; «нормально» — чего не хватает, чтобы стало «круто»?
Особенно это важно в формате удалённой работы, когда случайных разговоров на кухне нет, и за настроением друг друга следить сложнее.
Цели и апдейты по ним
Для начала нужно определить цель. Сотрудник может прийти с несколькими целями к менеджеру, обсудить их важность и определить главные цели на квартал. Цели обычно связаны с результатами работы и развитием навыков.
На каждом 1:1 стоит обсуждать, приблизились мы к этим целям или нет. Если нет, то почему? Если за несколько недель мы не приблизились к целям, сотрудник об этом сигнализирует, а менеджер помогает сотруднику убрать барьеры и достичь цели.
Повестка
Время встречи ограничено, поэтому хочется использовать его по максимуму. К началу встречи мы формируем повестку, чтобы пройти по ней и если нужно — приоритизировать вопросы и задачи. Обычно за повестку отвечает сотрудник.
Для удобства используем гугл док, прикреплённый к встрече в календаре.
Следующие шаги
Мы обсудили важные вещи, но основная работа будет сделана вне встречи. Поэтому стоит записать, о каких шагах договорились, кто их на себя возьмёт, и пробежаться по ним на следующем 1:1.
Ниже пример реальной повестки встречи. Подпункты в темах обсуждения — следующие шаги.
Call to action: начните проводить 1:1
Если вы менеджер и у вас нет 1:1 с сотрудниками — проведите их в тестовом режиме и вы удивитесь результату.
Если вы сотрудник и у вас нет 1:1 с менеджером — попросите его найти для встречи 45 минут в неделю. Это первый шаг к пониманию, как лучше достигать целей, профессионально расти и приносить больше ценности компании.
Типы 1:1
Встречи 1:1 бывают разных типов и у них разные цели.
Как дела 1:1
Строим доверительные отношения, синхронизируемся по целям, обсуждаем насущное. Обычно встречи в таком формате проводятся каждую неделю.
Примеры вопросов:
Как дела? Чего не хватает, чтобы стало хорошо/отлично?
Насколько продуктивным ты был на этой неделе? Как думаешь, почему?
Насколько мы продвинулись к целям? Есть ли что-то, что замедляет прогресс?
Как я могу тебе помочь на следующей неделе?
Ставим цели 1:1
Вместе обсуждаем и выбираем, на чём будем фокусироваться в ближайший месяц или квартал. Поставленные цели могут быть связаны с квартальными результатами и развитием навыков. Такие 1:1 обычно привязаны к конкретному периоду, например, проводятся в конце квартала.
Примеры вопросов:
Как прошёл этот квартал? Какие цели достигли, какие не получилось достигнуть? Как думаешь, почему?
Какие из целей компании/отдела/команды тебя вдохновляют больше всего?
Какие цели думаешь поставить на следующий квартал? Почему?
Как мы поймём, что достигли этих целей?
Обсуждаем рост и карьеру 1:1
Определяем сильные стороны и зоны роста. Думаем, как сотрудник может развиваться дальше и какие перспективы роста есть в компании.
Это самый важный тип 1:1. В некоторых компаниях проводятся оценки сотрудников типаPerformance review или 360° feedback. Это хороший ритуал, но обычно он происходит редко — раз в полгода. Собирать обратную связь от менеджера и коллег нужно чаще.
Моя текущая гипотеза — проводить такие встречи с менеджером один раз в месяц и обсуждать движение и блокеры по выбранным навыкам.
Примеры вопросов:
Какие навыки и как тебе хочется развивать дальше?
Какая часть работы даёт тебе больше всего энергии, вдохновения?
Какая часть работы забирает энергию или делает работу скучной?
Какие видишь варианты развития в компании?
Перед тем как задавать последний вопрос, менеджеру стоит хорошо подумать над возможным ответом. Иначе получится странный диалог — сотрудник не знает варианты развития, а у менеджера их тоже нет. Тогда вместо вдохновения и мотивации сотрудник уйдёт со встречи разочарованным.
Call to action: используйте разные форматы 1:1
Если вы менеджер — проверьте, как часто вы обсуждаете темы выше с вашими сотрудниками. Возможно вы давно не обсуждали важные для сотрудника вещи.
Если вы сотрудник — предложите менеджеру провести 1:1 определённого типа. И подумайте над ответами на вопросы выше.
Бонус: самый недооценённый вид 1:1
Встречи 1:1 полезно проводить с самым важным человеком — с собой.
Скотт Пилигрим готовится провести 1:1 с собой
Как часто мы задаём себе вопросы:
Как у меня дела? Что сделать, чтобы было лучше?
Как идёт движение к целям? Что мне мешает?
На чём мне сфокусироваться в этом месяце/квартале на работе и в жизни?
Куда мне дальше двигаться в карьере? Какие навыки развивать?
Это сложные и непонятные вопросы. Чтобы не прятаться от них, мне помогает такой подход:
Бронирую себе время в календаре, например, полчаса в неделю, чтобы проверить, как у меня дела, и порефлексировать о прошедшей неделе.
Когда приходит время встречи, включаю таймер на 25 минут. Даже если вопрос дискомфортный — думать над ним в течение короткого отрезка времени становится не так страшно. Если нет ответа на один из вопросов — пропускаю его.
Начинаю выписывать мысли. На 1:1 мы смотрим на мысли нашего собеседника со стороны (как же со стороны легко давать советы!). Чтобы на 1:1 с собой добиться того же, важно вынести свои мысли во внешний источник: бумагу, Notion, Miro. Тогда становится проще увидеть в них искажения, эмоции или вещи, которые не соответствуют фактам.
Обычно у меня есть список вопросов, по которым стоит пройти. Так легче начать — уже понятно, о чём стоит подумать. Я использую таблицу в Notion.
Пример списка вопросов:
Какой был приоритет недели? Выделил ли я на него достаточно времени?
Как я себя чувствую?
Что мне понравилось в неделе? Чего не хватило?
Что нового я узнал? Кому я благодарен? Чего я с нетерпением жду на следующей неделе?
На 1:1 с собой обычно определяю два приоритета на следующую неделю: один рабочий, один личный. Иногда выбрать один приоритет по работе тяжело. Тогда выбираю тот, который приятнее. Остальные вопросы помогают увидеть, что неделя прошла не зря, и порадоваться, что меня окружают люди, готовые помочь.
Ответы на вопросы выше помогают мне лучше фокусироваться, обращать внимание на хорошее и вовремя ловить моменты, которые не нравятся. Табличный вид помогает проследить динамику: если я несколько недель подряд не вижу мотивации идти в новую неделю или не узнаю ничего нового, стоит об этом задуматься.
Подобные встречи с собой работают, если проводить их регулярно. Обратил внимание, что когда пропускаю неделю-другую и перестаю вести 1:1 с собой — чаще стрессую и грущу.
Вывод
Встречи 1:1 позволяют сотруднику регулярно делиться проблемами, получать помощь, обратную связь и понимать, на чём лучше фокусироваться.
Менеджеру такие встречи позволяют помогать сотрудникам с приоритизацией и развитием навыков. Также появляется возможность узнать о возможных проблемах как можно раньше и тоже получить обратную связь.
Ещё встречи 1:1 можно применять к себе — выделять время, чтобы подумать о своих делах и других важных вопросах.
