Кафедра и департамент системного анализа: как мы работаем со студентами
Всем привет!
Меня зовут Наталья Волкова, я куратор команд департамента системного анализа (ДСА) и лидер кафедры ДСА. Сегодня я хочу рассказать о том, что такое кафедра, как мы работаем с вузами и чем ещё занимаемся.
Что такое кафедра?
Мы задумывали кафедру как место, где молодые специалисты могут вырасти до определенного уровня практически с нуля. Однако в процессе проработки этой идеи поняли, что если обучение будет проходить в отрыве от реальных задач и практики, то оно не принесёт особой пользы. Поэтому решили сделать место, где можно совместить и практику, и учёбу. Сейчас в рабочей группе кафедры уже три куратора, включая меня, при необходимости нам помогают и другие наши коллеги.
В самом начале работы мы рассматривали несколько источников для поиска начинающих аналитиков: рынок, тематические курсы для переквалификации, вузы. Небольшой спойлер: на вузах мы и остановились, так как в работе с ними есть несколько плюсов. Давайте их разберём.
Плюсы для студентов
Сама практика трудоустройства студентов не нова. Это делают многие компании, причем не только из IT. На каждом предприятии свои требования, но мы попробовали создать условия, которые точно понравятся студентам.
На базе нескольких вузов мы запустили собственную программу доподготовки, где преподаватели знакомят студентов с инструментами, которые понадобятся им в работе. На примере реальных кейсов мы показываем, как знания и навыки, полученные на нашей программе, в дальнейшем пригодятся системным аналитикам и аналитикам данных.
Лучшим студентам мы разово выплачиваем дополнительную стипендию. Помимо этого, тем, кто обучался у нас на программе, мы можем зачесть производственную практику. Также студентам, которых мы пригласили к сотрудничеству, SM Lab предлагает трудоустройство и заработную плату по рынку, а не низкооплачиваемую стажировку.
Отмечу, что не во всех компаниях можно совмещать стажировку или работу с учёбой. У нас же такая возможность есть. Хотя мы, конечно, рады, когда студенты приходят к нам работать на полную ставку.
Еще один важный момент: мы не предлагаем стажироваться в абстрактных системах и на учебных задачах. После отбора мы сразу прикрепляем студентов к реальным продуктам. Даже к таким ключевым, как маркетплейс или интернет-магазин Спортмастера.
У нас в департаменте есть развитая система кураторства и менторства. То есть студентов не оставляют наедине с собой, а погружают в продукт и корпоративную культуру. Это также помогает им развивать необходимые навыки и получать дополнительные знания.
Плюсы для компании
Студенты и выпускники вузов мотивированы на получение работы, готовы активно погружаться в процессы и развиваться. Они еще не забыли, что такое «учиться». Поэтому этот этап проходит быстрее и легче, чем у тех, кто основательно учился чему-то давно.
Также мы сотрудничаем с профильными вузами и факультетами. Бывает, что к нам приходят студенты с кафедр, где готовят разработчиков. Но даже они достаточно быстро начинают самостоятельно работать и приносить пользу. В этом им помогают прохождение программы доподготовки и работа непосредственно в продукте.
Быстрому погружению студентов в работу способствует и наше взаимодействие с вузами. Оно позволяет отобрать лучших из лучших и пригласить на работу ребят с хорошими знаниями и сильной мотивацией.
Для нас также важно, чтобы процесс работы с университетами не увеличивал нагрузку на кураторов. Были случаи, когда вузы предлагали варианты сотрудничества с ведением дипломных работ или созданием отдельных учебных проектов. Такие варианты мы не рассматриваем.
Отбор вузов
Помимо дополнительной нагрузки на кураторов у нас есть ряд критериев для отбора вузов. Все они приведены на слайде ниже, но я ещё подробно расскажу про каждый из них.
Во-первых, нам интересны вузы из регионов. По качеству обучения они не уступают столичным, а студенты оттуда сильнее мотивированы. Тем более с появлением удаленного и гибридного формата работы мы стали менее привязанными к городам, в которых у нас есть офисы.
Мы сотрудничаем с вузами в сфере информационных технологий или с университетами, в которых есть интересные нам факультеты. Отмечу, что это не всегда направления системного или бизнес-анализа. Часто хорошие студенты, заинтересованные в аналитике данных или системном анализе, есть на прикладной информатике или математике.
Еще одно требование для вуза — готовность провести занятия по нашей программе. То есть в университете должны быть преподаватели, знающие или готовые разобраться в какой-то теме, которые проведут по ней лекцию. У нас есть две программы: для системных аналитиков и для аналитиков данных. Но их можно комбинировать, мы так уже делали в нескольких вузах.
Также у нас есть требование к самим студентам: они должны быть с 3 курса или старше. Дело в том, что они уже что-то знают и умеют. Помимо этого, такие студенты быстрее смогут выйти к нам на полную ставку — у них меньше времени до окончания вуза.
Цифры
В 2020 году мы начали свое сотрудничество с Кубанским государственным университетом (КубГУ). Там мы запустили первый поток нашей программы и набрали на неё 12 слушателей. По итогам обучения и собеседований предложили работу четверым из них — сейчас все они успешно работают в нашей компании. Тот запуск нам настолько понравился, что мы решили продолжать.
Уже в следующем учебном году мы расширили сотрудничество. В КубГУ мы запустили сразу две программы, а также стали работать с еще одним вузом — Новосибирским государственным техническим университетом (НГТУ). Хоть мы и приняли на программу 40 студентов, сам набор оказался слабее. Поэтому на работу мы взяли только шесть человек.
В 2022–2023 учебном году мы запустили нашу программу уже в трёх вузах: КубГУ, НГТУ и ЛГТУ (Липецком государственном техническом университете). Ее прошли 36 студентов. На работу к нам вышло чуть меньше трети — 10 человек. Они успешно адаптировались и уже приносят пользу продуктам, в которые мы их привели.
В этом году мы запустили нашу программу в двух вузах: в КУбГУ, с которым мы сотрудничаем уже четвертый год, и в ЮФУ. В итоге в этом году в этих вузах по программе отучились 33 студента, а взяли мы к себе девять прекрасных ребят.
Отбор студентов
Мы отбираем студентов в два этапа: на программу и на кафедру. Первый этап отбора на программу проходит достаточно быстро — встреча с каждым студентом занимает около 15 минут. В течение этого времени наши кураторы стараются понять мотивацию студентов: интересны ли ему системный анализ и аналитика данных, или он пришёл в эту программу за компанию. Какие предметы в целом интересны, в каких проектах ему интересно было бы поучаствовать. Это тоже про интересы и мотивацию. Чтобы дополнить свое впечатление, мы также по возможности собираем обратную связь от вузов, в которых учатся студенты.
Из получаемой обратной связи мы обращаем внимание на «красные флаги», сомнительные моменты, например, если студент записался на отбор сразу на все наши программы. Так в КУбГУ у нас сейчас три направления подготовки: аналитики, разработчики и тестировщики, которые ведут наши коллеги из соответствующих департаментов. Если студент записался на все три, это не очень хорошо говорит о его намерениях. То есть мотивация попасть к нам у него есть, но мотивация к определенной деятельности уже под вопросом.
Ещё пример — если от вуза приходит информация о большом количестве пропусков и о сложностях с выполнением домашнего задания, для нас это тоже такой «красный флаг». Скорее всего, студенту будет сложно учиться на нашей программе и совмещать с основной учёбой.
После завершения программы мы проводим второй этап отбора, где каждая встреча длится уже час–полтора. В ходе этой встречи мы смотрим, какой осталась мотивация студента к системному анализу или аналитике данных, что студент запомнил из курса и как он может воспользоваться своими знаниями на примере специальных задач, которые мы придумываем к таким «собеседованиям». Также мы проверяем, заинтересован ли сейчас студент в получении работы и сколько времени он сможет ей уделять, учитывая, что он, скорее всего, продолжит учиться.
Следующий этап — адаптация, где студенты становятся сотрудниками кафедры и начинают погружаться в продукт, знакомятся с корпоративной культурой, интегрируются в команду, а также подтягивают знания, необходимые в конкретном продукте. И первое, что мы делаем на данном этапе, — подбираем для студента, где он сможет успешно адаптироваться.
Требования к продукту
Во-первых, нам важно, чтобы продукт, в который мы приводим сотрудника кафедры, развивался и имел задачи на ближайшие полгода. В идеале мы хотим привести студента в ту команду и продукт, в которых он потом останется. А если у продукта нет развития, то и вакансии для аналитика, скорее всего, в ближайшее время не будет.
Есть случаи, когда мы можем привести сотрудника кафедры в продукты, где скорее всего не будет ни ротации, ни расширения состава аналитиков. Это происходит только если в продукте уже есть сильные системные аналитики, которые готовы и хотят менторить сотрудников, вкладываться в них и знакомить с корпоративной культурой, бизнес-областью, а мы готовы временно привести туда студентов для практики менторства. И это скорее исключение. Мы стараемся вести сотрудника кафедры так, чтобы он потом остался в продукте. Например, если нет Product Lead (коллеги, который «рулит» потоком задач на команду), и аналитику приходится совмещать эти роли, то у него может банально не хватить времени на погружение сотрудника кафедры в продукт. В этом случае мы не поведём его в команду.
Также мы смотрим на то, сколько в целом аналитиков в команде продукта. Хорошо, когда в ней больше одного аналитика, и тот, кто будет менторить сотрудника кафедры, хорошо знает продукт и в идеале уже имел опыт менторства. Если релевантного опыта или знаний по менторству у аналитика ещё нет, то у нас в департаменте несколько раз в год проводится специальный обучающий курс.
Нам также важно, чтобы аналитики команды придерживались основополагающих практик работы и рекомендаций, которые выделены в рамках нашего Департамента системного анализа. Они позволяют новому сотруднику быстрее погрузиться в продукт и упрощают адаптацию при переходе из одного продукта в другой со схожими практиками. Потому что у нас не всегда получается сразу привести сотрудника в продукт, в котором он останется.
Адаптация сотрудников кафедры
Подбор продукта происходит еще до официального устройства сотрудника кафедры. Обычно список подходящих команд и продуктов мы с кураторами и PL собираем за несколько недель до прихода студентов и старта второго этапа отбора. Когда у нас на руках есть список продуктов и студентов, успешно прошедших второй этап отбора, мы с кураторами соотносим профили понравившихся студентов с требованиями и особенностями команд.
В некоторых командах есть требования к часовому поясу или местоположению. Бывает, что из-за особенностей продукта сотруднику нужно ездить в определенные места, проверять что-то связанное с продуктом в магазинах или на склад. Есть продукты, в которые готовы погружать только тех студентов, которые могут к нам выйти не меньше чем на 0,75 ставки.
После распределения сотрудников кафедры начинается процесс трудоустройства в нашу компанию и адаптация. Эти процессы проходят по стандартной схеме, но со своими нюансами.
Для сотрудников кафедры мы создаём индивидуальный план развития (ИПР) сроком на 2,5–3 месяца, тогда как у остальных аналитиков, пришедших к нам по основному потоку, первый ИПР появляется уже после завершения испытательного срока. А ИПР для сотрудников кафедры мы целенаправленно решили заводить сразу, потому что зачастую для них наша компания — это первое место работы. Через ИПР мы можем познакомить студентов с нашей корпоративной культурой и популярными рабочими инструментами: с почтой, Microsoft Teams, Confluence и другими, используемыми в продукте. Плюс мы дотягиваем до уровня младшего аналитика по тем компетенциям, которые в первую очередь нужны в продукте.
Для сокращения затрат кураторов мы на кафедре подготовили предзаполненные ИПР.
Еще один нюанс — студентам как правило требуется больше времени и внимания на старте, чем другим новым сотрудникам. Поэтому мы ведём их только в те команды, где есть и куратор, и ментор, готовые выделять необходимое количество времени.
При помощи нашего процесса обучения, двойного этапа отбора, менторства и курирования, мы уже через полгода получаем ценного сотрудника, которого официально можем перевести в целевую команду.
Развитие текущих сотрудников
Задача кафедры не ограничивается работой с вузами — мы уделяем большое количество времени развитию наших текущих сотрудников. Есть три глобальные задачи, которыми мы занимаемся на регулярной основе.
Во-первых, мы регулярно проводим ревизию описания грейдов системного аналитика, а также занимаемся подбором и ревизией материалов, которые помогут аналитикам достигать этих грейдов. Например, когда у нас в департаменте появилась должность младшего аналитика, мы с коллегами проработали и согласовали те наборы знаний и навыков, которыми должны обладать наши сотрудники на этом уровне. Также мы скорректировали требования по остальным грейдам, так как часть требований к младшим аналитикам переехала от аналитика, а к аналитику могло попасть что-то из старшего аналитика.
Во-вторых, совместно с аналитиками и коллегами из других департаментов мы создали серию материалов по наиболее важным для аналитика темам: лекции, статьи, вопросы для тестирования и самопроверки.
С процессом отбора материалов связана следующая наша регулярная задача — мы отбираем самое полезное и интересное для наших аналитиков. Как мы это делаем?
Мы сами постоянно стремимся знакомиться с новой информацией. Если находится что-то интересное, мы делимся этим на странице рекомендаций, а самое лучшее добавляем на страницу с материалами для грейдов.
Также мы активно стимулируем аналитиков и коллег из других департаментов делиться рекомендациями. Если аналитик прошёл какой-то курс, нашёл интересную статью, книгу или инструмент, он может поделиться ссылкой на них. Наша кафедра регулярно рассматривает эти предложения, изучает возможные аналоги и условия обучения на рекомендованных курсах и прочее, а потом всё это описывает. Если рекомендация топовая, ее можно получить, то есть скачать книгу, оплатить курс и остальное, и при этом нет дубляжей со стороны других ресурсов, то такое предложение мы добавляем на страницу с утверждёнными рекомендациями или даже на страницу с грейдами. Если рекомендация не подошла, то мы опишем, чего не хватило до попадания в рекомендации, и поблагодарим коллег.
Также совместно с коллегами из HR мы периодически обновляем библиотеку книг и список курсов, подходящих для наших аналитиков. Это такая регулярная активность, которую мы проводим раз в год или немного чаще.
В-третьих, мы изучаем новые форматы обучения. Если находим что-то интересное, пробуем запустить. Таким новым форматом, который мы относительно недавно запустили, стал «Открытый стол» — встреча, на которой собираются ребята с разным уровнем погружения в тот или иной инструмент или тему и эксперт, готовый ответить на вопросы слушателей и затеять дискуссию.
Роли для такой встречи могут быть разные. Это эксперты, их может быть несколько, это могут быть слушатели, которые слушают встречу как подкаст и задают вопросы письменно, и активные участники, которые задают вопросы голосом и дискутируют с экспертами по теме встречи.
«Открытый стол» можно проводить по-разному в зависимости от набора ролей или темы. Сначала мы пробовали и более ламповый формат, где мы знакомились с PlantUML. После были открытые столы по инструментам Swagger и Postman уже в другом формате. В целом мы планируем и дальше экспериментировать и развивать «Открытые столы».
Планы
Помимо поиска новых форматов обучения в планах есть задачи по снижению нагрузки на наших кураторов по части адаптации студентов и новых сотрудников. Мы очень надеемся, что у нас получится это сделать без потери качества адаптации. Также мы хотим попробовать изучить другие форматы взаимодействия с вузами или иными источниками для сотрудников кафедры. Посмотрим, получится ли у нас найти что-то для нас подходящее, или мы остановимся на том варианте, который уже сейчас хорошо работает.
