Еженедельные отчеты клиентам: как писать, чтобы держать руку на пульсе. + Регламент
Всем привет, меня зовут Саша Комбаров, я CEO в веб-студии. Мы делимся регламентами, которые будут полезны менеджерам, аналитикам, дизайнерам, тестировщикам и разработчикам. Сегодня расскажем про еженедельный отчет.
Еженедельный отчет клиенту — это письмо в котором указано:
что было сделано за прошлую неделю;
какие планы на текущую неделю;
вопросы и возможные проблемы на проекте;
дедлайны и наши договоренности.
Отправляем, как понятно из названия, каждую неделю.
Клиенты помимо проекта занимаются дополнительной деятельностью либо ведут несколько проектов сразу, в общем — заняты. Данный отчет позволяет «сверить часы», понять, что происходит на проекте без дополнительного пингования нашего менеджера, особенно когда все вопросы согласованы и не требуют обсуждений.
Чтобы и клиенту, и нам было проще ориентироваться в отчете, мы составляем его по определенной структуре — она едина на протяжении всего проекта.
Сейчас я уже не веду проекты и, соответственно, такие отчеты не отправляю. Проджект-менеджеры ставят меня в копию еженедельного отчета клиенту, чтобы я со стороны агентства мог контролировать процесс и направлять его в нужное русло. А ниже наши правила написания отчета.
Несколько правил написания отчета
Отчет отправляется на email клиента из договора и всем заинтересованным лицам;
Отчет отправляется менеджером проекта каждый понедельник в первой половине дня;
В копию ставится руководитель отдела разработки и генеральный директор;
Отчет разбивается на несколько блоков: Учет выработки, Дедлайн этапа, Сделано на прошлой неделе, Делаем на этой неделе, Вопросы/Проблемы, Необходимые документы;
Для пункта «Сделано на прошлой неделе» бери перечень задач из предыдущего отчета и отмечай, что сделано, а где возникли проблемы;
Если есть ссылки на материалы (Figma, DEV), прикрепляй к пунктам, чтобы клиент мог увидеть результаты работы;
Если какая-то задача не выполнена, пропиши напротив нее причину, что произошло и что мы предпримем;
Расписывай список работ, которые будешь выполнять на этой неделе. Не просто «Дизайн», а: «Дизайн страниц: Контакты; Оформление заказа» и тд;
Если произошло смещение сроков, то нужно обосновать это и нужно прикрепить к письму скорректированный график работ;
Если дата дедлайна сдвигается, то пишем в отчете изначальную дату, красим ее в желтый и дальше пишем, что дедлайн сдвигается на такую-то дату и пишем почему он сдвинулся;
Пиши статус по затраченному времени за неделю и за отчетный период. Прикрепляй таблицу с учетом;
Задавай вопросы и подсвечивай проблемы в отдельных блоках;
Запрашивай необходимые документы (приложения, акты) в отдельном блоке.
Пример еженедельного отчета
Соблюдайте эти правила и тогда клиент будет доволен, а вы превосходны!
Ссылка на регламент по написанию еженедельного отчета тут.
