Электронный документооборот. Реальный пример
Система электронного документооборота «Дело» функционировала на предприятии за долго то того, как там появился я. Но за два года моего участия я неплохо разобрался, как все устроено по капотом. О том, как же это все работает, о некоторых косяках я расскажу прямо сейчас.
Привет, документооборот
Начнем наше знакомство с документооборотом, взяв на себя роль простого начальника отдела. Пусть наш отдел отвечает за ремонт помещений. Итак, вот мы проснулись утром, постояли в Московских пробочках и наконец оказались в своем уютном кабинете. Выпив кофе, загружаем компьютер и открываем Дело. Видим папки: входящие, на исполнение, на контроле. Третью папку (на контроле) доступна не всем, а только тем, кто подобрался достаточно близко к власти.
Открываем папку входящие. Там пара документов. Вот пришел документ о том, что по желанию можно придти на такой-то тренинг тогда то. Мы просто удаляем его из кабинета. Следующий документ содержит приказ какого-то вышестоящего должностного лица, о том, что надо кинуть проводку на третьем этаже. Нажимаем на кнопку «принять к исполнению». На самом деле таких документов утром может придти не 2, а десятки. Не все из них достойны внимания, некоторые попадают в кабинет по рассылки «всем пользователям». Поэтому, зачастую, работу по разгребанию папки входящие ведет не сам начальник, а его помощник. Помощник доводит до руководителя только наиболее важные моменты.
Открываем папку на исполнение. В самом верху документ о проводки. Срок его не подходит, можно не волноваться. Но все же заходим в него. Нажимаем «добавить подчиненную резолюцию» и отправляем этот документ к электрикам. Следующий документ горит красным. Что это он так? А, по нему надо было отправить отчет еще вчера. Ну ничего, не очень страшно. Заходим во внутрь и пишем отчет. Допустим, документ был о покраске лавочки. Пишем: «Лавочка покрашена в такой то цвет» и прикладываем фотографию. Если просто написать «поручение выполнено», будет а-та-та. Надо обязательно доказать.
*Прошло два дня*
Теперь поручение о проводке горит красным. Заходим в него. Внутри видим отчет о выполненной работе от электриков. Посылаем помощника проверить, все ли выполнено верно. Да, действительно, все так. Нажимаем отправить отчет, прикрепляем доказательства. Через некоторое время контролер снимет это поручение.Если не снимает, то звоним ему по телефону, узнаем, все ли так и просим снять.
Папка на контроле доступна лишь ограниченному числу пользователей. Только тем, кто может давать поручения начальникам отделов и их контролировать. Тут все просто: пришел отчет от всех исполнителей о выполненном поручение, нажал снять с контроля. Не понравился отчет: взял телефон, набрал номер исполнителя и высказал все рекомендации по выполнению.
Ситуация, описанная выше, полностью придуманная. В реальности, такие проблемы, как мигающая лампочка, решаются через заявку по телефону. Но придумать более качественный пример, не углубляясь во внутренние процессы, я не смог.
Жизненный путь документа
Документ создается в недрах предприятия (набирается в ворде, печатается на листе бумаги), подписывается всеми необходимыми по регламенту руководителями и визирующими лицами (напоминаю, все подписи пока ставятся на бумаге). Затем этот документ попадает в отдел документационного оборота (по нашему- канцелярия). В этом отделе много человек и у них очень крутые и дорогие сканеры, готовые сканировать лист за листом, тратя на каждую страницу меньше секунды. Наш документ сканируется. Ему автоматически присваивается номер (состоящий из индекса, которые показывает, к какому типу относится документ, и порядкового номера с начала года). Затем регистратор (сотрудник канцелярии) вручную вводит рубрику и информацию, о чем документ (спасибо распознавалке текста, которая значительно ускоряет эту работу). На следующем шаге регистратор рассылает документ в личные кабинеты тем, кому это необходимо видеть. Список тех, кому разослать документ создатель указывает на оборотной стороне. Для типовых документов, которые и составляют основную массу, готовые списки рассылки уже заботливо созданы нами в программе «Дело», поэтому рассылка, зачастую, занимает пару кликов. С этого момента документ остается в системе навсегда. А оригинал на бумажном носителе убирается в шкаф.
С обычным документом работа завершена. Он попал в кабинеты тех пользователей, которым нужно. Те, кому он понадобится, могут найти его по номеру, содержанию, дате, рубрике. Конечно, если у пользователей хватит прав просмотреть его. С контрольным поручением работа не закончена. Регистратор проставляет всех исполнителей и контролеров. А так же даты, до которых поручения должны быть выполнены. Теперь этот документ не исчезнет из папки на исполнение и на контроле у исполнителя и контролера соответственно.
На бумаге то все хорошо. А как на деле работает «Дело»?
В целом, все работает так, как должно. К софту и его логике претензий почти нет. Но большую роль во всем процессе играет человеческий фактор. Кто то заглядывает в систему по регламенту дважды в день, а кто был там лишь однажды. Единственный способ мотивации к качественной работе: денежный. Квартальная премия у нас зависит напрямую от количества невыполненных и просроченных поручений. Точнее, тут связь обратная.
Отдельный вопрос с настройкой прав. Их очень много и они настраиваются в разных местах. Именно поэтому слово почти в предыдущем абзаце. Есть разные грифы доступа. К примеру, есть гриф персональные данные. Документы, помеченный этим грифом, невозможно найти через поиск. Его можно открыть, только если он пришел в кабинет. Бывает, что документ был удален из кабинета, как более не нужно, а тут вновь понадобился. Пользователям приходится звонить и просить направить им этот документ заново.
В остальном же система надежная, как мамонт. За 2 года не было никаких технических проблем. Но и выглядит так же: типичная офисная программа 90-х годов. Сейчас уже вышла браузерная версия, которая выглядит по легче. Большая часть сотрудников переведено на нее, так как это значительно упрощает администрирование: не нужно на каждый компьютер пользователя ставить программу.
Бонус раздел
В моем прошлом посте zhavoronok задал ряд вопросы, на которые я постараюсь ответить.
Как работает тех. поддержка?
К поддержке претензий нет вообще. Всегда (в рабочее время) на связи по почте и телефону. В вопросы углубляются, знают свои продукты хорошо.
Отдельно хочу отметить документацию по использованию. Это несколько томов толстых книг, в которых описаны абсолютно все галочки, параметры, кнопочки. Расписано все, как для дураков. Но очень часто это помогает. К сожалению, на последние версии нет документации в печатном виде.
Насколько сложно дорабатывать самостоятельно?
Дорабатывать самостоятельно просто нет возможностей. Исходный код закрыт. Все, что мы можем- докупать опции.
Совпали ли ожидания с реальностью?
Продукт покупался за долго, до моего прихода на работу. Но, я думаю, ожидания превзошли реальность, так как изначально этот продукт закупался как система контроля исполнения поручений.
Какова стоимость владения в год в вашем случае
На этот вопрос я не могу ответить, так как не владею такой информацией.
Связана ли она у вас с ERP, насколько легко можно связать
Настолько я знаю, Дело никак не связано с ERP и автоматического импорта информации не происходит. Но, при необходимости, можно использовать api, которое, конечно же, докупается отдельно. Api сейчас используется для дружбы с 1C.
Что сделано хорошо, а что плохо?
Хорошо, что продукт качественный. Плохо, что иногда его сложно развернуть под конкретные нужды.
Какие потребности покрыли
Больше никто не в праве сказать: «не видел, не слышал, потерялся документ».
© Megamozg
