Что такое матрица RACI? Как этот инструмент управления проектами может повысить производительность
Что такое матрица RACI?
Хабр, привет! Cегодня хочу рассказать про такой популярный инструмент управления проектами как матрица RACI.
Эта матрица используется для уточнения ролей и обязанностей сотрудников по каждой задаче, этапу и решению, которые принимаются на протяжении всего проекта.
Про то какие роли существуют в IT команде в разрезе этапов создания цифровых продуктов я ранее писал в Telegram канале сообщества IT’S Analysis.
Что такое матрица RACI?
Матрица RACI представляет собой тип матрицы распределения ответственности (RAM) в управлении проектами.
Это таблица, в которой перечислены все заинтересованные стороны проекта и уровень их вовлеченности в каждую задачу, обозначенный буквами R, A, C или I. Как только эти роли определены, можно распределить их по ролям и приступить к работе.
Ниже показано краткая расшифровка каждого обозначения из матрицы.
Краткое обозначение каждой из ролей
Давайте подробнее расшифруем каждое обозначение.
Responsible ®
Ответственный — это тот, кто выполняет работу по завершению задачи или созданию конечного результата. За каждую задачу должен отвечать как минимум один ответственный, а может быть и несколько. Ответственные, как правило, входят в проектную команду и обычно являются разработчиками или другими создателями.
Accountable (A)
Задача участника с этой ролью — убедиться, что ответственное лицо или команда знают ожидания от проекта и выполняют работу в срок. За каждую задачу должен отвечать только один ответственный и не более. Accountable, как правило, входят в проектную команду и обычно занимают руководящие или управленческие должности.
Consult ©
Люди, с которыми проводились консультации. Они вносят свой вклад и дают обратную связь о работе, выполняемой в рамках проекта. Они заинтересованы в результатах проекта, поскольку это может повлиять на их текущую или будущую работу.
Руководителям проектов и командам следует проконсультироваться с этими заинтересованными сторонами перед началом выполнения задачи, чтобы получить информацию об их потребностях, а также на протяжении всей работы и по завершении задачи, чтобы получить обратную связь о результатах.
Не для каждой задачи или этапа требуется участие консультанта, но руководитель проекта должен учитывать все возможные заинтересованные стороны при создании диаграммы RACI и включать в нее столько заинтересованных сторон, сколько необходимо.
Informed (I)
Участника с этой ролью нужно посвящать в ход проекта, но не советоваться с ними и не перегружать деталями каждой задачи. Они должны знать, что происходит, потому что это может повлиять на их работу, но они не являются лицами, принимающими решения в процессе.
Когда следует использовать RACI-матрицу ?
Структура RACI полезна практически для любого проекта, но для небольших проектов она может оказаться неактуальной.
Например, создавая эту статью, я знаю, что несу ответственность, потому что я выполняю работу по написанию, то есть в данном примере я являюсь Responsible.
Также я являюсь лицом, кто будет проверять корректность написания статьи, то есть я также являюсь accountable. Если бы у меня был редактор, то роль accountable перешла бы на него. И, скорее всего, он консультировался бы со специалистом по SEO для продвижения публикации. В таком случае специалист по SEO выступал бы в роли Consult.
Но проект по написанию статьи довольно простой. Он состоит всего из нескольких шагов и включает в себя несколько заинтересованных сторон, поэтому составление матрицы RACI для него нецелесообразно.
Матрица RACI удобна для сложных и долгосрочных проектов, которые включают в себя множество заинтересованных сторон, задач и этапов, особенно если работы частично совпадают.
Например, для редизайна веб-сайта компании потребуется, чтобы команды дизайнеров, копирайтеров и разработчиков работали над задачами одновременно. Каждая задача повлияет на работу в сфере продаж, маркетинга, финансов и развития бизнеса. Структурные изменения, сроки и основные затраты потребуют участия и одобрения высшего руководства.
В таких сложных проектах легко упустить из виду потребности и отказаться от требований. Руководитель проекта обычно создает таблицу RACI, чтобы не упустить важные детали и обеспечить четкую коммуникацию на протяжении всего проекта.
Как создать RACI матрицу ?
Этапы составления матрицы RACI
Для создания матрицы RACI нужно выполнить следующие действия:
Определить задачу: Перечислить все задачи или мероприятий, связанных с проектом, разбить проект на управляемые компоненты.
Составь список членов команды: Определить всех членов команды или групп, которые будут участвовать в проекте. Это могут быть сотрудники из разных отделов или внешние заинтересованные стороны.
Распределить роли: Для каждой задачи нужно назначить соответствующую роль RACI каждому члену команды или группе. Убедиться, что за каждую задачу отвечает только один человек, чтобы избежать путаницы.
Выполнить валидацию матрицы: Ознакомить с матрицей RACI всех членов команды. Убедиться, что все согласны с назначенными им ролями. Такой совместный подход способствует повышению заинтересованности и снижает риск недоразумений.
Ниже показан пример матрицы RACI для процесса сбора семьей на пикник.
Пример матрицы RACI
Плюсы и минусы матрицы RACI?
Преимущества использования диаграммы RACI в проекте в большинстве случаев намного перевешивают недостатки, но перед её созданием нужно понимать какие плюсы и минусы может нести в себе этот артефакт.
Плюсы:
Ясное распределение ответственностей и ролей в команде.
Улучшение коммуникации и снижение конфликтов за счет четкого определения кто отвечает за какие задачи.
Увеличение производительности благодаря оптимизации процессов и улучшению координации действий.
Улучшение качества продукта или услуги за счет более ответственного подхода к выполнению задач.
Минусы:
Сложность внедрения и поддержания этой системы в больших организациях.
Возможность возникновения путаницы в распределении ролей, если они не определены четко.
Риск привязки к статусу, что может привести к уходу от ответственности за решения и ошибки.
В простых проектах можно потратить время на создание матрицы RACI без необходимости.
Заключение
В заключение хочу сказать, что использование матрицы RACI представляет собой мощный инструмент управления, который помогает определить ответственности и роли каждого участника проекта.
Она позволяют четко определить, кто отвечает за выполнение конкретных задач, кто принимает решения, кто должен быть информирован о процессе и кто контролирует выполнение работ.
Внедрение данного инструмента может значительно повысить эффективность работы проекта и достижение поставленных целей, но перед составлением матрицы нужно понимать целесообразность её составления на конкретном проекте.
Спасибо всем, кто дочитал эту статью до конца. Делитесь своим мнением в комментариях.
