Best practice по общению с зарубежными партнерами в новогодние каникулы и после
Наступают длинные зимние каникулы. Во многих IT-компаниях уже объявлен режим freeze — заморозка новых активностей до конца праздников. Особенно длительной будет пауза у тех, кто сотрудничает с европейскими партнерами — они уходят на каникулы уже в 20х числах декабря, а российские офисы откроются после праздников лишь 3 недели спустя.
В этой статье я расскажу, как сделать так, чтоб партнеры не потеряли вас за это время, но при этом и не дергали по пустякам. А также поделюсь конкретными речевыми оборотами, которые понадобятся, когда выйдете в офис и начнете разгребать дела.
Почта
Первое, что нужно сделать, уходя на каникулы, — это поставить в почте отбивку о своей доступности в праздники. Традиционно указывают предпочитаемый формат связи, к кому можно обратиться, кроме вас, и дату возвращения к обычному режиму работы.
Вот готовая формулировка:
I will be out of office with limited access to my mail till January, 11, 2021. For urgent matters please call my mobile or contact Suzy via email suzy@colleague.com
Вариант 2:
Please note that January, 1–10 are official days off in Russia due to New Year and Christmas celebration. During holidays I will have limited access to my mail and will reply upon return. In case of urgent matters please call my mobile.
Мессенджеры
Также поставьте соответствующий статус в мессенджерах, где вы общаетесь с партнерами. Напишите лаконично:
OOO till January, 11, 2021.
(OOO означает out of office)
После выхода с каникул
Завал в почте неизбежен. Отличная фраза, с которой можно начать письма партнерам после затянувшегося молчания — это:
Sorry for the radio silence!
Radio silence в нашем контексте — период, в течение которого ничего не было слышно от обычно своевременно отвечающего человека.
Так можно объяснить, где вы пропадали:
Hi Jane, sorry for keeping silence for some time. Our team has been on NY holidays till today.
Hi Robert, we are finally back to office after NY vacations.
Dear Linda, I am sorry for getting back to you late. I was out of office due to the state New Year holidays.
Если вы общаетесь на приятельской волне, то далее можно доверительно посетовать на обилие писем, скопившихся в ящике:
Oh my, I have more than 200 unread emails in my mailbox! I will deal with this scope during the next couple of days and will send you my feedback via email, ok?
Сразу после объяснения молчания надо успокоить партнера/клиента, пообещав заняться его вопросом:
I will deal with your issue ASAP*.
I will go through your email thoroughly right after our call.
Be sure I«ll check your inquiry and solve the issue as you expect it.
I put your case to my highest priority.
* ASAP — as soon as possible
Если клиент понимающий и дело не горит, постелите себе соломку, сказав, что выполнение задачи может занять некоторое время:
Please keep in mind that the issue might take a couple of days, but I will do my best to speed up the whole process.
Кого не надо поздравлять
Обратите внимание, что не все страны отмечают НГ тогда же, когда и мы, так что не всех партнеров уместно поздравлять в конце декабря. Вот страны-исключения:
Саудовская Аравия — отмечание смены дат считается чуждым исламу, поэтому новый год тут не только не празднуется, но и запрещен. Даже существует специальная полиция, которая следит за тем, чтобы в магазинах не продавались новогодние символы, а граждане не отмечали этот чуждый культуре праздник.
Израиль празднует осенью — без точной даты, каждый год по разному. В 2021 году это будет 7–8 сентября. А 1 января у них — обычный рабочий день.
Работают 31 декабря и 1 января также в Северной Корее.
В Южной Корее, Китае и Вьетнаме Новый годв 2021 отмечают 12 февраля. В это время происходит настоящая феерия. А 31 декабря никакого размаха нет.
В Таиланде, Камбодже и на Лаосе празднуют каждый год 13–15 апреля. Хотя точечные отмечания можно встретить и 1 января, но это, скорее, развлечения для туристов, чем истинный праздник.
В Индии Новый год наступает 22 марта по единому национальному календарю, но фактически даты празднования в разных штатах могут отличаться.
В Бангладеше официальная дата праздника — 14 апреля (хотя 1 января — тоже выходной).
Иран считает приход Нового года с первым днем весны (22 марта по нашему григорианскому календарю).
Аналогичных традиций придерживается Афганистан.
Как поздравлять
Если ваши зарубежные партнеры не из вышеназванных стран, отправьте им поздравления до католического Рождества, которое празднуют 25 декабря. Вот несколько незатасканных пожеланий:
Let the next year support all your innovations and lead you to impressing results.
Hopefully, the next year will be lucky and outstanding, with lots of positive happenings and great results in all the spheres of your life.
Let the New Year bring you net-new businesses to rich up company’s income twice and and more!
На этом все. Веселых праздников!
