BeeFREE. Переводим людей на удалёнку с 2016 года
Привет!
Надеемся, вы читаете этот пост в рабочее время, уже будучи переведённым на удалённую работу своим работодателем.
У нас же получилось перевести сотрудников на удалёнку довольно быстро по одной простой причине — начиная с 2016 года в компании существует BeeFREE, наш стратегический проект удаленной работы, который позволяет сотруднику работать из дома.
Под катом — о том, как у нас все работает, почему программы для мониторинга рабочего стола сотрудников это выстрел в ногу, зачем мы вообще всё это внедряли 4 года назад, а также немного советов для тех, для кого временная удаленная работа оказалась довольно внезапным событием, включая три ловушки удалёнки.
А еще небольшой опрос.
BeeFREE
BeeFREE задумывался как проект, полезно влияющий как и на корпоративную культуру в целом, так и на состояние (и настроение) отдельно взятого человека. Какой бы большой ни была компания, она всегда состоит из людей, у каждого из которых свои представления о прекрасном и окружении, включая рабочую среду, график, комфортную температуру для работы, (не)приемлемость разогревания рыбы на общей кухне и прочие штуки.
Кто-то любит работать в офисе, общаться с коллегами лично и (да, да) принимать участие во встречах. Кто-то солидарен с теми, для кого опенспейс — это один из кругов ада, в котором просто чуть шумнее, чем в остальных. Третьи железно уверены, что одним нормально составленным письмом с четко поставленным вопросом можно добиться куда большего, чем созывая три совещания в разное время для этого. А зачастую еще и быстрее.
В общем, в 2016 было решено запустить это в качестве пилота, а потом посмотреть, приживется ли вообще, или не стоит это масштабировать. Как уже понял внимательный читатель, прижилось вполне себе успешно и продолжает работать.
Итак, как это устроено и что нужно для перехода сотрудника на BeeFREE.
- Обсудить все с непосредственным руководителем, который, в зависимости от ситуации, даст добро или скажет, почему нельзя. Допустим, если человек уже более или менее показал, что он в состоянии работать самостоятельно и решать задачи, то ОК, пускай попробует делать это дома. А если человек, наоборот, становится ярчайшим пример сотрудника, за которым надо постоянно смотреть, поправлять, фиксить что-то или напоминать, что позависать в соцсетях по три часа можно (да и нужно) в свободное от работы время, то это уже другая история.
Ну и, конечно же, ряд должностей просто не предполагает удаленку. Будет немного сложно отправить поработать из дома монтажника ВОЛС. Конечно, он сможет морально поддерживать коллег по видеосвязи, но это чуток не то. Или сотрудники салонов связи. В общем, это довольно очевидно — специалист, хорошо работающий за ноутбуком и выполняющий с компа все свои обязанности, может так же хорошо работать и вне офиса.
- Сообщать коллегам, что в конкретные дни тебя нет в офисе. BeeFREE штука гибкая, и, к примеру, если на разговоре с руководителем было решено, что ты работаешь из дома 3 дня, а в офисе, скажем, по вторникам и средам (или понедельникам и пятницам), то хорошо бы, чтобы непосредственные коллеги знали об этом и сразу писали тебе в почту или чатики вместо того, чтобы искать тебя по всему офису.
- Раз в неделю согласовывать с руководителем свои текущие задачи и расставлять приоритеты. Звучит как довольно банальная штука, но она реально помогает расставить акценты и снимает вот эту странную менеджерскую напряженность а-ля «Так, а что именно делает этот парень, на каком все этапе?». Для подобного в личном кабинете сотрудника и руководителя есть специальный todo-лист, но, как показывает практика, главное просто договориться. А кто, где и как ведет запись задач и прогресса, дело второе. Главное — чтобы оно просто было. И не только в устной форме.
Главные принципы — при такой удалёнке мы оцениваем результат, а не процесс. Грубо говоря, самое худшее, что можно сделать в такой ситуации — это пытаться постоянно контролировать работника, уточняя, что он делает прямо сейчас, занят ли именно работой или чем-то еще. В самых дичайших случаях работодатели иногда просят установить специальное ПО для мониторинга (читай — слежки) за рабочим столом сотрудника. Есть странное мнение, что это мотивирует сотрудника всегда заниматься делом, а не чем-то отвлеченным.
На самом же деле, это должно очень хорошо мотивировать пойти обновить своё резюме и найти работу без подобных перегибов в плане контроля.
Собственно, всё. Далее работаем как работали, используя следующее.
Наш инструментарий
Ряд корпоративных ресурсов доступен только из внутренней сети, поэтому проблема доступа к ним решается с помощью VDI. Чтобы начать пользоваться благами удалёнки, требуется вот что.
- Заводим необходимые заявки. Наверное, единственный этап, так или иначе связанный с бюрократией и формальностями. Но когда ты большая компания, по-другому сложно.
- После исполнения всех этих заявок на ноутбук сотрудника (личный или рабочий), устанавливается VDI, мы используем Horizon.
- Для аутентификации пользователя используются данные его учетной записи + ввод уникального токена (за это отвечает Gemalto, приложение можно установить на смартфон с Android / iOS).
- Корпоративная почта и календарь — Microsoft Outlook.
К слову, это весь список обязательного софта, в плане коммуникаций и постановки задач мы отдали все на откуп руководителям направлений и самим сотрудникам. Удобнее кому-то вести общение в Slack — пожалуйста. Не хватает стикеров для выражения эмоций — всегда есть Telegram. Никто не отменял и Whatsapp со скайпом.
Раз в неделю у многих подразделений проходит статус. В нормальной эпидемиологической обстановке это была большая переговорка с ВКС, потому что у нас и сотрудники штаб-квартиры в Москве, и удаленщики, и ребята из области, и люди из регионов, так что это было в формате «Личное присутствие или Bluejeans». Сейчас же все встречи и переговоры проводятся только удаленно, Bluejeans или Zoom.
И ещё полезного софта для удобной удалённой работы
Бывает, что работа вашей компании завязана на одного вендора, или же вы просто уже используете его продукты. Или, наоборот, политики безопасности в компании по ряду причин запрещают пользоваться софтом конкретной компании, значит, нужны альтернативы.
Видеоконференции
Zoom (бесплатно до 100 участников и 40 минут на одну конференцию, далее от 15$ в месяц)
Bluejeans (до 50 участников от 12$ в месяц, дальше — больше)
Google Hangouts Meet (в рамках GSuite, от 5,5$ в месяц за пользователя, до 100 участников, 14 дней бесплатного триала)
Cisco WebEx Meetings
Microsoft Teams (в рамках Office 365)
Чаты и базы знаний
Slack — продукту скоро 7 лет, и за это время он оброс кучей полезных интеграций (Dropbox, Asana, Google Drive и прочее). Из простого рабочего чатика Slack стал комбайном, в котором можно создать канал для каждого департамента в компании, обмениваться файлами, быстро подключить нужных ботов, мониторинг событий, алерты для тестировщиков, в общем, функций хватает.
Notion — помогает создавать удобные базы знаний (howto, курс молодого бойца для онбординга новых сотрудников, удобные расписания, задачи со статусами, ну и, само собой, заметки).
Asana — пожалуй, классика жанра в плане постановки задач, дедлайнов, ответственных, приоритетов и прочего. Много полезных интеграций.
Trello — для любителей досок и Atlassian.
О людях
Казалось бы, все просто, перешел ты на удаленку и работаешь из дома. Безусловно, плюсов море — не тратишь время на дорогу до работу (и нервы тоже), экономия на проездных и бензине и другие приятности. Но есть и ряд опасностей, подстерегающих человека, решившего ступить на эту тропу. Самая известная связана с неправильной самоорганизацией. Собственно, из неё и вытекают все остальные.
Ловушка #1. Домашние
Если вы живете не один, а с супругом, детьми или родителями, или, что ещё опаснее, с котом, то ваша удаленка на первых порах будет восприниматься ими весьма однозначно — круто, ты дома, значит, можно просить о чем угодно. Сходить в магазин, сделать чаю, поменять памперс, сделать выговор коту за неравный бой с фикусом, убраться дома, снова поменять памперс.
В общем, даже если вы сами для себя решите, что вы столь же ответственно и самоотверженно работаете из дома, то до домашних надо будет четко донести, что вы не просто дома за компом, вы работаете.
Помогает отгородиться от подобного оговаривание четкого времени, когда вас нельзя отвлекать. Чтобы домашние понимали, что с 10 до 18 (например) к вам не стоит приставать с вопросами, отвлекать, просить что-то сделать, раз вы «всё равно ж дома».
Конечно, тут надо без крайностей, и если вдруг вам до конца работы осталось ещё 20 минут, а периферическое зрение сообщает, что ребёнок таки выбрался из манежа и пошёл исследовать другую комнату один, то лучше таки встать и принять меры. Или если захотелось пойти и прогуляться полчаса в парке поблизости — надо пойти и прогуляться.
Ловушка #2. Обманчивое время
Может начать казаться, что раз вы сидите дома, комп под рукой, софт налажен и вы буквально всегда теперь в одном клике от работы, то теперь-то вы точно все успеете и можно расслабиться и делать все раза в три медленнее.
Вообще ни разу. И вот почему.
Скорее всего, каких-то задач станет больше. С большой долей вероятности, общая и привычная для вашего отдела скорость работы немного упадет. Потому что работать в рамках удаленной команды год подряд и работать удаленно две недели — это две очень большие разницы. Кого-то к этому вообще жизнь готовила последние 20 или 30 лет. А для кого-то такой внезапный расслабон не очень хорошо скажется на продуктивности.
Даже если вы, вот вы, да, переключитесь очень быстро, ответственно и будете всегда на связи, закрывая свои задачи в два раза быстрее, всегда найдется тот, кто будет тормозить работу. То ремонт у кого-то, то свет отключили, то сосед с перфоратором понял, что время пришло. И теперь любая видеоконференция — это коллективный сеанс человеколюбия.
В общем, мы не призываем загонять себя в совсем уж жесткие рамки и моментально отвечать на любое входящее сообщение, но имейте в виду — первый этап перевода команды, которой это в новинку, на удаленку, будет связан с небольшим торможением.
Ловушка #3. Отсутствие контроля
Как мы уже писали выше, худшее, что может сделать работодатель — это включить вахтера и пытаться быть в курсе каждого вашего шага: на каком этапе задача, почему в копию письма поставили не всех, сколько времени вы просидели сегодня за компом, какой марки сверло у соседа, почему у вас такие странные обои на рабочем столе и прочее.
Здесь главное не начать думать, что раз вы вне офиса, то всем резко стало всё равно, где вы и что делаете. Что все ваши задачи поместились для руководства в какую-то папочку без дедлайнов, да и вообще, что делать их необязательно.
Самый главный контроль для удаленщика — это самоконтроль. Никто лучше вас не знает, в какое время вам работается круче всего. Может быть, в вашем случае круче и полезнее до 15.00 вообще забивать на работу и смотреть сериалы, а с 16.00 до полуночи ваша продуктивность выше всяких похвал, и вы за день сделаете столько, сколько фанат офиса — за три. Офисная система с опенспейсами и игнорированием ритмов людей не в состоянии этого понять.
Удаленка же — это одновременно и возможность для работодателя сделать вывод, насколько хорошо вы работаете, когда сидите дома, и возможность для вас доказать делом, что люди вообще-то могут делать крутые штуки не только с 10 до 18, и если ты ничего не сделал до полудня, это говорит только о том, что ты ничего не сделал до полудня.
И ещё кое-что
Мы в Билайн за эти годы отлично протестировали BeeFREE, собрали много обратной связи как от сотрудников, так и от их руководителей, сделали выводы, внесли пару фиксов и продолжаем активно использовать подход и сейчас.
Теперь мы активно помогаем другим компаниям включить BeeFREE у себя. Как с точки зрения железа и софта, так и советами. Например, мы поможем вам быстро развернуть VDI для задач любого профиля, работают ли ваши ребята с повседневными задачами или это будет 3D-моделирование на удаленке. У нас есть решения для аудио- и видеоконференций, подробнее про BeeFREE: WorkPlace-as-a-Service можно почитать на этой странице.
А вот подробный вебинар по организации удаленной работы от Ольги Филатовой (исполнительный вице-президент по управлению персоналом, организационному развитию и поддержке) и Алина Драгун, (менеджер по организационному развитию Билайн, куратор проекта BeeFREE).
