Автоматизация журналиста. Часть 1: Задачи и календари24.02.2020 10:08

Уже больше 15 лет я работаю техническим журналистом. Помогаю рассказывать о продуктах, технологиях и, что уж тут скрывать, встраиваюсь в стратегию хантинга.
На меня есть спрос, поэтому много лет для меня ребром стоит задача повышения эффективности работы. Как говорится, вокруг столько интересных задач, а я — одна…

Я не на «крайнем рубеже» с точки зрения технологий. Но если на рынке появляется какой-то популярный инструмент автоматизации работы, рано или поздно мне о нем рассказывают, хочу я этого или нет. Поэтому за годы трудовой деятельности я перепробовала десятки разных «штук, облегчающих жизнь». Но в итоге действительно вошли в обиход лишь некоторые. О них и хочу рассказать.

(а это мне муж нарисовал на футболку;)

В двух словах рассказать о целой сфере деятельности не получится, поэтому погружаться будем поэтапно. Сразу сделаю ремарку: это не обзор сервисов (почти любой можно заменить аналогом), а лишь рассказ о лично моем подходе. Более того, рассказывать буду «своими словами», игнорируя все обязательные для работы редакционные политики и упрощая процесс выпуска текста.

Часть 1. Задачи и календари

Работа технического журналиста — это не только бесконечные разговоры и написание статей, но и огромный пласт рутины. Когда-то все начиналось с разовых заказов на обзорные статьи по открытым источникам. Сейчас моя работа — это постоянно движущаяся махина, где нельзя упускать сроки запроса комментариев, утверждения цитат, отправки на корректуру, где есть обязательства по регулярным публикациям и т.п.
Единственный способ обуздать тот хаос, который творится в реальной жизни, — организация и классификация.

У меня три типа задач

Первый — события, жестко привязанные ко времени — интервью, встречи, совещания. Их можно переносить, но не единолично, а лишь после обсуждения с участниками.
Такие задачи удобнее создавать в календаре. Большая часть моих контрагентов пользуется Google Calendar, ну и я тоже. В свое время пробовала всякие Outlook, но привязка к одному рабочему месту или пляски с бубном для синхронизации с портативными версиями здорово мешали.

Второй тип — масштабные задачи, где надо иметь в запасе большой промежуток времени для выполнения. Задачу приходится сначала загружать в мозг, а потом уже генерировать результат. Пример: создание текста статьи по собранной ранее информации. Мелкими подходами такое сделать сложно.

Третий — вся та рутина, которая окружает первые две задачи. Восемь созвонов по поводу договоренности о времени интервью, пять напоминаний спикеру про согласование цитат, утверждение сроков и тематических планов, написание вопросов и предварительное обсуждение их с заказчиком текста, запрос фотографий спикеров к готовым статьям, если этого требуют редакции, и т.п. Сюда же стоит отнести не так давно появившийся класс задач по оформлению деятельности ИП (договора, акты, счета, оплата налогов). Наравне с этим есть и семейные дела — логистика детей, домашнее снабжение: продукты, расходники и многое другое.

Для первого типа задач нужен календарь, для остальных — он противопоказан (сугубо мое мнение). Задачи второго и третьего типа нельзя смешивать в одном списке, т.к. это дает неправильное представление об общем времени, доступном для работы, а вот первые задачи лучше бы «подставлять» в список со вторыми. Семейные дела вообще лучше хранить отдельно от работы… И как это реализовать?

10 лет назад, еще не имея в голове такой четкой классификации, я задумалась об эффективности и начала с таблички Excel, задач в Thunderbird и попыток подстроить под себя монструозный Outlook. Но в 2011 году я приняла важное решение об уходе на 100% удаленку. По первости не смогла занять задачами 100% рабочего времени и использовала его для всестороннего изучения и настройки рабочего процесса. Включала тайм-треккинг, читала книжки по личной эффективности и управлению делами, тестировала различные рекомендуемые инструменты. Свободное время быстро кончилось — появились задачи за деньги —, но сухим остатком из всей этой деятельности вышла привычка к RTM (Remember the milk), тогда еще в связке с блокнотами Evernote. Одно время у меня даже был платный аккаунт у обоих…

В 2015 году вместе со спадом в собственной работе из-за рождения первого ребенка пришлось пересмотреть целесообразность использования платных аккаунтов зарубежных сервисов — понятно, почему. С того момента объемы догнали и перегнали предыдущие показатели. Но сейчас то же самое, только лучше, доступно бесплатно.

Как все это выглядит сейчас. RTM

Центр всего — RTM, причем веб-версия. Именно ее я использую, как свой персональный «центр контроля хаоса». Несмотря на то, что мне важна мобильность (рабочий комп — ноут/планшет — смартфон для быстрого «затыкания дыр» в дороге), приложение на смартфоне у меня так и не пошло. Поначалу мешала их модель с синхронизацией раз в сутки на бесплатном аккаунте, потом уже на платной модели просто «не зашло». До сих пор использую приложение только в экстренных случаях, когда дело надо записать, находясь далеко от любого из рабочих мест.

Пользуюсь списками (по заказчику), тегами (по роду деятельности), умными списками:

все актуальные рабочие задачи (т.е. все, за исключением списка «когда-нибудь»),
все звонки. Я до сих пор гораздо больше люблю задачи, не подразумевающие личного общения с людьми, поэтому для звонков выделяю какое-то время в начале дня (по возможности), и стараюсь «отзвонить» все разом, чтобы дальше чувствовать себя свободной;
бюрократия (подписать / отсканировать / отправить). Ненавижу эти задачи, но без них никуда. Стараюсь делать их, когда есть короткий промежуток времени, например, между интервью. Т.е. когда не займешься ничем серьезным, поскольку не хватит времени на «загрузку» задачи в голову;
когда-нибудь (задачи без срока — то, что подвисло по каким-то причинам, или должно реализовываться после нескольких этапов, которые еще не окончены). Например, отправляешь в пресс-службу крупной компании запрос на комментарии по хитрому вопросу, а когда они ответят и ответят ли в принципе — никому неизвестно. Конечно, если при этом мой собственный заказчик фигурально выражаясь «стоит с палкой над головой», требуя результат в определенные сроки, задача никогда не улетит в этот неопределенный список. Скорее всего, она попадет в «звонки» (и я буду регулярно отзваниваться пресс-службе), а потом превратится в административный вопрос — в изменение самой задачи, если комментатор обещает молчать. Но это уже детали организации;
список для контроля времени. Во всех задачах я пишу время, которое необходимо, чтобы исполнить ближайший этап — до передачи «мяча» на противоположную сторону поля (заказчику). Это позволяет контролировать загрузку на день / рабочую неделю. Бывает по запарке при добавлении новой задачи забываю ставить время, поэтому сделала эдакий «контрольный» список всех задач без времени (он так и называется — Time_error). Когда надо оценить, смогу ли взяться еще за какую-то статью в работу, лезу туда и сначала проставляю все оценки для отдельных проектов, а потом уже принимаю решение.

Еще год назад выделяла задачи на выезде (вне зависимости от заказчика и характера деятельности). Жила на отшибе, чтобы выбраться из района, нужно было время. Все выездные дела за неделю старалась планировать в один день. За счет этого получалась некислая оптимизация времени. Но с переездом в центр этот «феншуй» потерял смысл — часть дел теперь вообще можно сделать в 10-минутном доступе на электросамокате.
Кстати, раньше также сортировала дела в списках по месту исполнения, но оказалось, что это влияет где-то на 5% записей, так что общий эффект близок к нулевому. Еще выделяла дела, связанные с оплатой (когда согласуются документы или ожидаются деньги). Молодой семье деньги иногда нужны были срочно — хотелось понимать, какие мои действия могут что-либо ускорить. Эта практика приходит и уходит, в зависимости от соотношения доходов и расходов.

Чтобы выделить мелкие задачи от крупных, а также звонки и поездки от всего остального, я использую дополнительные пометки в заголовке задачи.

»0 — » отмечаю короткие дела, которые можно делать в перерывах (быстро проверить, отослать, напомнить по почте),
«ЗВОНОК:» и «ВЫЕЗД:» используются, соответственно, для созвонов и дел вне дома.

То же самое можно было бы реализовать тегами, но мой подход позволяет легко влиять на детали сортировки по сроку исполнения и не требует ежемесячной оплаты подписки.

Я почти не пользуюсь встроенными приоритетами RTM — мне не хватает их четырех градаций. Фактически, я использую 2 приоритета — высший и никакой — добавляя свою логику:

Короткие задачи высшего приоритета автоматом попадают вверх списка (как я писала выше, у них есть индекс »0-»).
Длинные задачи высшего приоритета расставляю утром рабочего дня в очереди вручную, устанавливая вначале названия »1-»,»2-» и т.д. Иногда этот рейтинг сохраняется на 2–3 дня в неизменном виде.
Задачи без приоритета оказываются в конце списка.

Такая схема удобна, поскольку у меня большие по времени задачи второго типа (2 — 5 часов), т.е. все это не приходится переделывать по несколько раз в день.

В заметках к задаче в RTM я обычно храню ссылки на необходимые документы: файл с записью интервью, текст расшифровки, письма по задаче в почте. Раньше все это сваливалось в заметки Evernote, которые привязывались к задачам. Но практика показала, что проще не изобретать дополнительный сервис для хранения текстов и гиперссылок по текущим проектам. Архив — дело другое, но о нем расскажу в другой раз.

Календарное представление

RTM имеет один важный недостаток — здесь отсутствует календарное представление. Задачи могут сортироваться по времени и т.п., но вот классический «Месяц», как в Google Календаре, тут не посмотреть. Поэтому для записи информации об интервью и совещаниях используется уже упомянутый Google Календарь. Дополнительный стимул именно в сторону этого инструмента — тот факт, что несколько моих заказчиков тоже его используют. Удобно обмениваться запланированными встречами через почту.
Большой проблемой еще недавно была кривая синхронизация RTM и Google Календаря. По умолчанию они готовы были отправлять туда-сюда полные списки дел. А в последнее время Google вообще перестал поддерживать какую-то функцию, через которую реализовывалась эта синхронизация в бесплатной версии. Мне же нужно, чтобы из Календаря в RTM (и только в этом направлении) поставлялись записи о запланированных интервью. Оказалось, что это можно сделать через IFTTT. При создании или изменении дела в календаре сервис шлет мне письмо на аккаунт RTM, добавляя таким образом задачу с определенными параметрами. Так при планировании недели я в календарном представлении (Месяц) вижу, что и в какой день жестко зафиксировано. А каждое утро, открывая RTM, получаю вверху списка информацию о запланированных на определенное время делах.

Интеграция там, где теряются задачи

IFTTT у меня используется и для того, чтобы собирать задачи с разных аккаунтов. У меня есть заказчики, которые используют Trello и Asana. Когда там на меня назначается задача, информация о ней через IFTTT попадает в мой единый список дел. Заказчику по проекту я отвечаю в его системе, но свое собственное планирование могу осуществлять в одном окне. Это очень ценно.

Аналогично у меня построено добавление задач через телеграм-бот.
В момент резкого роста нагрузки после декрета я заметила, что могу запросто потерять задачу, когда мне сыпется много разных обращений по разным каналам. Но происходит эта потеря только в момент переключения между приложениями. Т.е. написали мне, допустим, в Телеге, что надо поправить текст. Я с большей вероятностью забуду об этом, если полезу в мобильное приложение RTM добавлять задачу, а в этот момент кто-то позвонит. После звонка я вижу интерфейс RTM, но не помню уже, зачем он был нужен…
Выход — фиксировать сам факт задачи еще до того, как покинешь приложение. Так у меня задачи добавляются через телеграм-бот (от IFTTT) и через Gmail (опция «Добавить в Задачи» и интеграция Задач с RTM через Zapier) — в моем случае это два основных канала получения заданий.

Trello для семейных задач

Описывая третий тип задач, я упомянула дела семейные. Чтобы не путать их со всем остальным, я выбрала принципиально иной сервис — Trello. На двоих с мужем у нас есть доска, где свалены все дела, касающиеся ремонта, детских садов, домашней логистики и т.п. Здесь специально нет никакой автоматики. С «домашней» доски в RTM или Календарь задачи попадают только в экстренных случаях. И только вручную.

На сегодня все. В следующий раз расскажу о работе со спикерами. В этой части уже не все так однозначно, поэтому речь пойдет не только о том, что я уже использую, но и о том, как в принципе выглядит этот род деятельности и почему для него не получается применять существующие инструменты. Может коллективный разум мне тут что-то подскажет?