Автоматизация проектного управления и долгосрочного планирования
Неделю назад я сидел в «Джонджоли» со старым приятелем, он руководитель проектного офиса в крупной оценочной компании. С серым лицом он рассказывал, что считает дни до отпуска, страшно устал от цифр, от войны менеджеров за время оценщиков и аналитиков, от попыток развести поезда бронирований и избежать аварии.
Недавно, говорит, вообще был номер: эксперт-аутсорсер заявил, что его пригласили на проект интереснее, и забирайте оценку как есть. Оценку забрали, но ресурсов доделывать её без перегрузок других сотрудников не было. Сроки пришлось двигать, а мой друг приобрёл дёргающийся глаз.
Мы с командой оцифровывали сквозной процесс управления проектами с CRM и документооборотом в крупной компании КСК. Там не было таких проблем, но процессы похожи. Делюсь кейсом, может быть, он поможет таким же уставшим чувакам.
CRM, СЭД и управление проектами в едином контуре
В системе связаны CRM, управление проектами и проектная документация. Сквозной процесс работы над проектом выглядит так:
Менеджер КСК ГРУПП создаёт в CRM договор на оказание услуг в рамках цикла продаж. Там он прописывает даты начала и окончания проекта, формирует сроки и параметры каждого этапа, фиксирует запланированную стоимость и вносит плановые трудозатраты.
Как договор выглядит в CRM-системе
Затем система создаёт на каждый этап отдельный паспорт проекта для дальнейшего планирования работ в рамках этого этапа. Менеджерам не нужно создавать множество индивидуальных карточек, прописывать и распределять задачи вручную.
Интерфейс создания этапа
Агрегатор всей информации о проекте и контроль финансов
Паспорт этапа — это карточка, в которой собраны все важные данные: дата начала и окончания работ, стоимость, ответственные руководители и исполнители.
Это главный рабочий инструмент менеджера — в него он вносит дополнительную информацию и трудозатраты, с его помощью контролирует ход работы. Расскажу подробнее.
● Сначала по каждому этапу вносятся плановые показатели трудозатрат, чтобы в будущем, когда специалисты зафиксируют фактически потраченные ресурсы, увидеть разницу.
● Далее руководитель проекта указывает в паспорте этапа эксперта, период его работы и способ расчёта — по затраченным часам или фиксированной оплате.
Паспорт проекта собирает всю связанную с ним информацию
Если руководитель планирует, что исполнитель потратит на этап 100 часов, то система умножит эти часы на ставку и покажет общую стоимость его работы. Формулы расчёта и ставки менеджеры регулярно актуализируют.
Таблица по финансовым ресурсам проекта
● После старта работ по этапу из паспорта проекта автоматически создаются задачи для конкретных исполнителей за каждый месяц работы. Распределение задач менеджеры контролируют на диаграмме Ганта.
Диаграмма Ганта в системе
Учёт трудозатрат внутренних и внешних специалистов
Исполнитель вносит фактически затраченное время в табеле — отдельной странице, где выведены все проекты с его участием. Перейти в табель можно из конкретной задачи или из своего профиля.
Для внешних экспертов мы тоже сделали личные профили, но с ограниченными функциями. Они могут только вносить время, просматривать свои задачи и общаться с руководителем проекта.
Табель трудозатрат сотрудника, аналогичный инструмент доступен и внешним экспертам
В «Первой Форме» можно настраивать права пользователей, поэтому для разных групп открыт доступ только к определённым страницам или задачам. Например, исполнители не могут просматривать информацию о стоимости этапов работ.
Зафиксированные часы подтягиваются в паспорт проекта и автоматически умножаются на ставку. Там руководитель проекта видит текущий финансовый результат и сравнивает с запланированным, контролирует сроки и доступный бюджет.
Прозрачная подробная отчётность
Сама формирует отчёты, например, по группе компаний или по отдельному исполнителю. Менеджеры часто пользуются отчётом по букированию специалистов — матрицей, в которой отражается занятость всех сотрудников.
Как в системе выглядит отчёт по букированию
Для ориентации в показателях есть фильтры:
● по отделам,
● показателям,
● руководителям проектов,
● периоду,
● исполнителям,
● типам трудозатрат и другим параметрам.
Результаты внедрения проектного управления
КСК ГРУПП автоматизировала управление проектами и собственными ресурсами. Теперь менеджеры:
● получили инструмент контроля занятости исполнителей на проектах и планирования нагрузки на производство,
● корректно рассчитываются с исполнителями в условиях незавершённого производства.
● видят правдивый финансовый результат и трудозатраты по каждому проекту,
● перестали сами формировать отчёты.
