Автоматизация планирования трудозатрат на долгосрочные проекты
Да здравствует эпоха массового переезда с западных решений на российский софт! ДРТ (бывший Делойт) заменил SAP в части планирования трудозатрат на проекты.
Вместе с командой мы автоматизировали для них этот процесс. В системе мы настроили:
процесс букирования времени сотрудника через заявку и согласование,
планирование занятости более чем 1.5 тыс. штатных специалистов,
равномерное распределение букирований, при котором система показывает пересечения и перегрузку,
учёт региональных праздников, сокращённых дней и периодов высокой нагрузки,
подготовку отчётов по трудовым ресурсам.
В статье подробно расскажу, какое решение получилось.
Автоформирование букингов
Когда менеджер заполняет заявку на бронь специалиста, он указывает период занятости и тип загрузки — в процентах или в часах. В зависимости от этого рабочие часы пересчитываются и распределяются автоматически.
Например, на проект нужен специалист, который работает 8 часов в день. Он нужен на пять дней, значит, на 40 часов. Тогда:
если указать загрузку 50 часов, то BPM-система пришлёт уведомление, что сотрудник перегружен, и менеджеры смогут вручную одобрить бронь.
В заявку можно добавить конкретных специалистов. Их контакты, ставки и грейды подтягиваются из кадровой учётной системы и попадают в заявку автоматически. А если проект срочный, можно выбрать настройку, которая снимает с сотрудника все остальные букинги.
Если все сотрудники заняты, менеджер может указать сроки и пожелания по грейду и навыкам специалиста. Эта заявка подтянется в SAP HCM, и когда сотрудника наймут, ему автоматически прилетит бронь.
Также в заявке можно указать работу в праздничные и выходные дни при необходимости
Автоматическое согласование заявки и распределение часов
Проекты ДРТ могут длиться 1–2 года, поэтому каждую заявку нужно согласовать, чтобы не было пересечений. Специалисты относятся к определённым проектным командам, и их непосредственные руководители принимают решение, одобрить ли бронирование.
Перегрузки и перекрёстные заявки отображаются на сводном графике. С него согласующие могут изменить даты бронирования, его характеристики, аннулировать бронь или добавить новую.
Зелёные ячейки — 100% загрузки, синие ячейки — загрузка менее 100%, красные ячейки — специалист перегружен
Мы перенесли в BPM-систему более 1,5 тыс. сотрудников и 5 тыс. проектов. Распределение часов тоже автоматизировано — система учитывает десятки факторов, например, региональные праздники и сокращённые дни. Их перечень менеджеры могут отредактировать в любой момент.
Если в стране внезапно объявят выходной, его можно внести в систему
Формирование 19 отчётов в системе
Менеджерам доступны отчёты по одновременному бронированию, ежедневной и общей занятости, списку проектов, в которые вовлечены конкретные специалисты.
Самый востребованный — отчёт по незанятым сотрудникам. Он показывает, сколько часов и у кого можно забронировать.
По ID можно перейти в карточку сотрудника и узнать, из какого он отдела и какой у него грейд
Корпоративный портал с новостями и базой знаний
Мы реализовали в «Первой Форме» для команды ДРТ корпоративный портал. Здесь руководители публикуют новости и регламенты и сообщают о них команде отдельным уведомлением, ведут базу знаний. Ещё на портале есть форма для обращений в техслужбу — можно задавать вопросы по системе или рабочему оборудованию.
По просмотрам новости можно понять, сколько сотрудников уже ознакомились с информацией
Результат: быстро перевели компанию на новое решение и не прервали рабочие процессы
Система позволяет:
бронировать занятость и равномерно распределять загрузку 1,5 тыс. специалистов;
автоматически проводить расчёты и искать пересечения;
обмениваться данными с SAP;
готовить 19 отчётов, в том числе и для расчёта бонусов и премий.
