Автоматизация бухгалтерского учета интернет-магазина: опыт «Аудиомании»
Исторически сложилось так, что мы в «Аудиомании» всегда уделяли значительное внимание автоматизации бизнес-процессов (на Хабре уже публиковался рассказ о нашем складе: раз, два).Как известно, начав что-либо автоматизировать, остановиться очень сложно, поэтому изменения коснулись и других сфер деятельности компании.
Сегодня мы расскажем о том, как и для чего создавали собственную систему автоматизации бухгалтерии.
Причины перехода на свою систему бухгалтерского учетаПочему мы задумались над созданием собственного бухгалтерского софта? Во-первых, бухгалтерия во многих компаниях — это просто «закрытый ящик», куда «ссыпаются» документы — она слабо связана с бизнесом в части предоставления ему полезной для принятия дальнейших решений информации.Стандартные системы, использующиеся для автоматизации бухгалтерского учета, не обладают требуемой гибкостью и неудобны для тех, кто управляет бизнесом. Например, до создания собственного софта в «Аудиомании» создавалось большое количество отчетов: по продажам, отгрузкам, приему денег, тратам на маркетинг, взаимодействию с поставщиками, при этом возможность построения сложной отчетности отсутствовала. Например, нам не удавалось дать себе максимально быстрый и точный ответ на вопросы о том, сколько, мы тратим на зарплату кладовщиков, насколько конкретный магазин прибылен: выручку посчитать — запросто, а вот прибыльность, исходя из расходов и доходов — никак.
Кроме того, в реальной жизни платежи имеют не те атрибуты, которые «забиты» в существующий бухгалтерский софт — из-за этого данные бухгалтерской отчетности не всегда удобны для дальнейшего использования при принятии управленческих решений. Все это побудило нас заняться созданием собственной системы финансового учета, которая бы решала все задачи «Аудиомании» и могла быть развернута без лишних усилий и серьёзных дополнительных затрат: не секрет, что многие компании тратят большие средства на внедрение новых продуктов, выгода от которых не всегда покрывает их стоимость.
Подготовительный этап Мы решили отталкиваться от международных систем формирования отчетности (они в большей степени соответствуют потребностям бизнеса, нежели российские правила ведения бухгалтерского учёта) — отчетность крупных компаний, созданную в рамках таких систем, можно найти здесь (портал американской Комиссии по Ценным Бумагам и Биржам). Портал позволяет получить готовые финансовые отчеты публичных компаний, кроме того, компании можно фильтровать по профилю деятельности, что особенно полезно при подборе референсов.Итак, работу мы начали с того, что подобрали среди представленных фирм ряд схожих с нами по направлению бизнеса и проанализировали структуру их отчетности: интерес эта структура представляла в том числе потому, что в международной практике требования к отчетности менее строгие: существует ряд обязательных требований и некоторое количество областей, в которых компании могут проявлять инициативу — например, добавлять ряд статей по своему усмотрению. Опыт компаний, много лет работающих по подобным системам, оказался очень кстати: часть инсайтов мы почерпнули оттуда, хотя кое-что все равно пришлось доработать, исходя из наших собственных потребностей.
Основной задачей, которую мы ставили перед собой при проектировании новой системы, стала потребность строить самые разные отчеты по доходам и расходам — например отчеты по расходам конкретного отдела на логистику/связь/закупку оборудования, мебели, либо сводные отчеты по конкретным типам затрат для всей компании и т.п. с возможностью анализа состояния компании по отдельным статьям и группировки результатов по самым разным показателям. Нам нужно было добиться возможности быстро показать точную картину по текущему состоянию дел в нужной плоскости. По сути, нам нужна была система, которая способствовала бы принятию управленческих решений, была бы максимально автоматизированной (без дополнительных затрат на персонал и поддержку) и включала в себя данные предыдущих отчетных периодов, чтобы сразу после ее развертывания можно было использовать ее возможности для принятия решений.
Ноу-хау Соответственно, мы пошли своим собственным путем и в ходе реализации проекта осуществили целый ряд решений, которые обычно не встречаются в продающихся на рынке системах.Был создан «шаблонизатор», с помощью которого автоматизировалась значительная часть проводившихся вручную работ по занесению в систему информации по платежам и расходам. Теперь новая система «ассоциирует» расходы с платежами контрагентам для автоматического контроля за расходами.
При этом учет расходов ведется по месяцам, а оплата товара может быть частичной, авансовой, «размазанной» по нескольким периодам. Далеко не всегда компания платит деньги синхронно с получением товаров или услуг — в такой ситуации «Аудиомания» бывает, например, при работе с тем же «Яндекс.Маркетом» (расходы на Маркет фиксируются помесячно, однако оплату мы производим периодическую, пополняя лицевой счёт по мере необходимости, кроме того, в этом случае присутствует еще и отсрочка платежа): в такой ситуации подобное ассоциирование позволяет избежать путаницы и связывает фактические расходы и оказанные услуги.
Соответственно, учет того, какие пришедшие деньги к какой операции относятся, является нетривиальной задачей, которую обычно бухгалтеры выполняют почти полностью вручную (иногда на регулярной основе) — благодаря нашей системе «связывания» приходов и расходов эти операции стало возможным выполнять по большей части автоматически. Например, после загрузки в наш софт свежей банковской выписки, он (софт) сможет на основании указанного в выписке назначения платежа и контрагента определить тип расходов и внести их в соответствующий раздел (учитывая период, указанный в договоре с конкретным контрагентом — предыдущий/текущий/будущий).
Подобная стыковка платежей и документов в целом позволяет избежать появления неоплаченных расходов, или оплат, не привязанных ни к каким расходам. Ответственный сотрудник оповещается о «странных» ситуациях ближе к концу периода (месяца), чтобы до его закрытия навести порядок или, удостовериться в том, что все корректно.
Система может связать оплату и соответствующий расход (часть информации на скриншоте скрыта)
Кроме того, такая система позволяет учитывать различные «нестандартные» ситуации: например, случаи, когда один сотрудник отвечает за смежные задачи, относящиеся к двум отделам — его зарплату можно отразить как расход, поделенный в соответствующей пропорции между разными подразделениями (это, впоследствии, позволяет формировать более четкое представление о затратах каждого из отделов компании.). Фрилансеров по каждому подразделению мы также учитываем отдельно, что тоже полезно, поскольку в штат они, де-факто, не входят — это, например, временные курьеры, относящиеся к отделу логистики, или копирайтеры, трудящиеся на отдел маркетинга.
Раньше руководители отделов вели учёт расходов своих подразделений в Excel-файлах, теперь же они просто контролируют правильность атрибуции расходов исходя из оплат. Также они планируют будущие непериодические расходы, что дало в руки сотрудников финансового отдела новые инструменты для планирования денежных потоков.
Сложности внедрения Мы стараемся автоматизировать все рутинные задачи, при этом проектировать интерфейсы, работе с которыми не нужно долго обучаться— все процессы, которые сотрудник выполнял в «докомпьютерную» эру, должны быть такими же и при работе с софтом. Мы редко в корне меняем бизнес-процессы, скорее стараемся адаптировать систему для людей. В случае с бухгалтерией решение подобной задачи усложняется, поскольку, объективно, там работают особенные люди, которые не столь близки к информационным технологиям. Из-за этого возникали ситуации, когда у сотрудников появлялось стремление перепроверять сгенерированные системой документы, чтобы в них «точно не было ошибок» (что нивелирует весь смысл автоматизации процессов). Была даже ситуация, когда бухгалтер проверяла за нашей системой сумму нескольких операций на калькуляторе. Однако, этот этап мы прошли относительно безболезненно.Пожалуй, самой главной проблемой стала необходимость загрузки данных по предыдущим периодам в новую систему. ранее у нас многие операции имели дополнительный «произвольный» текстовый комментарий, в котором условно описывалась внутренняя статья расходов — теперь было нужно распределить их по «правильным» статьям расходов в новой системе.
Благодаря новой системе больше не нужно прописывать комментарии к операции вручную
На стыковку контекста оплаты прошлых операций с конкретной статьей и периодом расходов ушло больше всего времени, но, тем не менее, результат стоил потраченных усилий. «На все про все» от идеи до внедрения потребовалось 5 месяцев, из которых большая часть времени ушла на изучение и обработку информации. Код был написан силами одного программиста, который в целом затратил на работу менее 30 дней.
Нет, это не черная бухгалтерия Важно подчеркнуть, что мы не пытаемся «утаивать» доходы или расходы. Наша система хоть и не соответствует требованиям к ведению бухгалтерского учета, таковым не является. Мы оптимизируем возможности аналитики для того, чтобы информация, фиксируемая в ходе ведения бизнеса, могла использоваться для управленческих решений. Основной бухгалтерский учёт продолжает вестись в соответствии с законодательством. Наша система функционирует параллельно ему, периодически обмениваясь с ним данными. Теперь мы можем построить самый настоящий P&L в соответствии с МСФО за три года всего за 10 секунд, используя данные, поступающие в реальном времени.В следующий раз мы расскажем о том, как мы автоматизировали собственный сервис для сбора и анализа статистики по клиентам интернет-магазина — следите обновлениями в нашем блоге!
