Адаптация рабочих пространств современных офисов для программных клиентов видеосвязи
Мы в компании «ЛАНИТ-Интеграция» часто получаем запросы на создание унифицированных пространств для совместной работы в офисе. В этой статье я расскажу о требованиях к формированию удобной рабочей среды современных переговорных, а также поделюсь примерами ВКС-решений из мировой практики, которые предлагают компании-интеграторы.
Не было бы счастья
До пандемии рабочие сеансы видеоконференцсвязи прочно ассоциировались с использованием аппаратной инфраструктуры компании, и персональные программные клиенты ВКС были, скорее, дополнением к этой самой аппаратной инфраструктуре.
Это было следствием того, что сами программные клиенты также предоставлялись производителем инфраструктуры ВКС, и звонки через них обрабатывались теми же серверами, что и звонки с аппаратных терминалов. Для работы же вне офиса такие программные клиенты ВКС требовали наличия VPN-тоннелей в локальную сеть компании.
Пандемия показала востребованность облачных ВКС в работе офисных сотрудников. За время карантина разработчики существенно улучшили функционал своих систем.
Однако все же сохранился ряд проблем, которые не были решены и еще сильнее обострились с окончанием пандемии и возвращением работников в офисы. Прежде всего, речь идет о сложностях интеграции программных клиентов облачных сервисов в общественные рабочие места в компаниях.
Оказалось что, когда в компаниях вся инфраструктура ВКС поменялась с аппаратной на программную, появилось много неудобств для совместной работы именно в офисе — в переговорных и конференц-залах удобнее было работать именно с аппаратной инфраструктурой. В результате возникла задача создания новой, теперь уже не аппаратной, а удобной аппаратно-программной рабочей среды в переговорных помещениях.
Удобная рабочая среда… и остальные дни недели
Что же подразумевается под удобной рабочей средой современной переговорной или конференц-зала? Ниже я собрал основные требования, которым она должна соответствовать.
1. Единый рабочий интерфейс управления мероприятием. Раньше переговорные помещения, оснащённые терминалами ВКС одного производителя, по умолчанию имели единый рабочий интерфейс, который определялся как раз возможностями терминала. Теперь на каждом ПК должен быть установлен единый рабочий программный интерфейс для быстрого поиска и запуска нужных приложений, известный всем работникам и не требующий замены от помещения к помещению.
2. Быстрое подключение сторонних источников презентаций. Аппаратные терминалы ВКС всегда имели возможность прямого подключения сторонних источников видео и звука (как правило, персональных ноутбуков), приносимых пользователями для проведения презентаций. Программные клиенты ВКС и стандартные ПК не имеют такой возможности по умолчанию. Они требуют подключения дополнительных устройств видеозахвата и создания видеокоммутационной инфраструктуры.
3. Интеграция с системами управления умных офисов. Аппаратные терминалы ВКС всегда имели возможность интеграции с системой управления умным офисом или аудиовизуальным комплексом, которые есть в конференц- и конгресс-залах. Программные клиенты ВКС не имеют такой возможности. Дело в том, что у них нет открытого API для интеграции с системами управления.
4. Поддержка современных концепций проведения рабочих встреч и совещаний — концепции BYOD (Bring Your Own Device) и BYOM (Bring Your Own Meeting).
Здесь также будет уместно пояснить, чем BYOD отличается от BYOM — сейчас в сети на эту тему много путаницы.
Концепция BYOD предполагает, что пользователь может для трансляции рабочей презентации использовать своё персональное устройство, например, ноутбук, планшет или смартфон. При этом на презентационном дисплее в переговорной и на персональном устройстве пользователя могут быть установлены некие программные или программно-аппаратные дополнения, которые позволяют передавать контент для презентации в едином формате, независимо от типа используемого устройства. В простейшем случае используются известные интерфейсы AirPlay или Miracast. Для этого персональное устройство не обязательно должно быть интегрировано в доменную сеть компании — подключение может быть одномоментным по временной ссылке через гостевой сегмент сети. Между устройствами происходит лишь трансляция презентационного контента. На сегодняшний день концепция BYOD в основном реализуется за счёт подключения дополнительных BYOD-шлюзов, встроенных в ЖК-панели, или отдельных. Они преобразуют видеопоток от персонального устройства, который передается по локальной сети, в видеосигнал, воспроизводимый на ЖК-панели в переговорной.
Концепция же BYOM изначально подразумевала, что пользователь предоставляет на время оборудованию переговорной доступ к своему персональному устройству, на котором запущено его рабочее приложение. Таким образом, в работе используется вся аудиовидеоаппаратная инфраструктура, установленная в переговорной. В последнее время эта концепция получила развитие. Теперь пользователь может предоставлять инфраструктуре переговорной доступ не к своему оборудованию, а к своему рабочему пространству. Например, календарю, сообщениям, учётным записям в сервисы редактирования презентаций, облачному хранилищу и т.д. Для доступа к этой информации, так же, как и в случае BYOD, на персональном устройстве и оборудовании в переговорной должны быть установлены специальные клиентские приложения. Однако персональное устройство пользователя в данном случае не транслирует презентационный контент, а является неким аналогом ключа для входа в рабочее пространство. Пока пользователь и его устройство находятся в переговорной — сеанс открыт. Как только пользователь закончит работу или даже просто выйдет из переговорной, сеанс закроется. При этом, никаких данных пользователя в памяти оборудования переговорной не остаётся — никаких логинов/паролей пользователь не вводил.
Из всего вышесказанного следует, что задача создания удобной рабочей среды в современном офисе может решаться несколькими способами.
1. Ежедневным кропотливым трудом сисадминов, которые будут в течение дня мониторить экраны ПК в переговорных, очищать рабочие столы от случайных файлов, расставлять в нужные места значки приложений, завершать сессии ВКС или рабочих приложений.
2. Строгим разделением переговорных помещений по функциональному назначению. Это позволит уменьшить число используемых приложений для ПК. Как правило, переговорные помещения предназначены либо для локальных совещаний, либо для ВКС. Не стоит забывать, что этот вариант хоть и сильно уменьшает описанные в п. 1 заботы сисадмина, но не исключает полностью. Универсальность переговорных помещений при этом, конечно же, теряется. Это значит, что уменьшается количество свободных помещений. Тем не менее такой способ иногда становится компромиссным и на сегодняшний день преобладает в российском корпоративном сегменте.
3. Использованием специальной программы-лончера, заменяющей стандартный интерфейс операционной системы ПК в переговорной, и, таким образом, дающей возможность настроить его везде в едином стиле. Данный тип решения проблемы создания удобной рабочей среды — самый инновационный. И сегодня спрос на него растёт так же, как на программные сервисы ВКС.
От хаоса к порядку
С первым вариантом все понятно — каждая компания реализует этот вариант по-своему. При этом в работе с таким подходом порой трудно определить, чего все-таки в переговорных присутствует больше: полезной работы или подготовки к ней.
В большинстве случаев пользователи таких переговорных помещений, устав от проблем с локальным ПК, начинают на совещаниях использовать собственные ноутбуки как групповые средства видеоотображения, а сеансы видеосвязи запускать через WhatsApp на своих смартфонах. Да-да, это не шутка.
Уверен, многие читатели узнают в этом описании свой родной офис. Это именно тот случай, когда офисная инфраструктура оказалась совершенно не готова к переходу на программные средства видеосвязи, а сотрудникам пришлось приспосабливаться. Как говорил один из героев рассказов Зощенко: «Человек — не блоха. Ко всему привыкнуть может». Раньше в переговорной стоял удобный ВКС-терминал с простым и понятным пультом, а теперь появился компьютер с кучей иконок, которые ещё и надо иногда искать, чтобы запустить нужное приложение. В таких условиях реализовать четыре необходимых условия для существования удобной рабочей среды (и самое главное — далее поддерживать их работоспособность) чрезвычайно трудно. Для человека же, пришедшего на переговоры из другой компании, провести актуальную презентацию своих предложений бывает и вовсе невозможно — обязательно что-нибудь да не работает или неизвестно, как включить.
Во втором варианте, как было сказано выше, переговорные помещения разделяются по своей функциональности. В переговорных общего назначения центральный компьютер выступает, как правило, в роли обычного офисного рабочего места, на котором установлены стандартные офисные приложения. ПК в переговорных для ВКС становится терминалом видеосвязи. На него устанавливается только программный клиент ВКС, который используется в компании. Это уже вносит значительную часть порядка в работу офиса в целом. Это связано с тем, что для реализации каждого типа задач предлагается специализированный инструментарий с ограниченным самой задачей набором функций.
Популярные ВКС-сервисы
Какие же программные средства ВКС на сегодняшний день стали наиболее используемыми в мире? Если верить диаграмме Gartner, по данной тематике ещё не сформирован актуальный список даже на 2022 год. Но согласно Gartner, в 2021 году с огромным отрывом лидировали такие решения, как MS Teams, Zoom и Webex. Отрадно видеть, что в отчёт вошла и одна российская разработка — TrueConf. Хотя до попадания в квадрант лидеров ей ещё далековато, но начало есть.
Webex я не буду рассматривать в этой статье. Дело в том, что он является программным клиентом инфраструктуры ВКС Cisco, а значит, в переговорных используется нечасто. Это, прежде всего, приложение для персонального использования сотрудниками на индивидуальных рабочих местах. Для оснащения переговорных у Cisco имеются более масштабные программно-аппаратные решения.
Зато MS Teams и Zoom — это истинно программные приложения. Причём их функционал предназначен не только для оснащения персональных рабочих мест, но и для переговорных помещений. Работа в такой комнате становится практически неотличимой от работы в помещении, оснащённом аппаратным терминалом ВКС. Этому способствует возможность создания отдельной консоли управления конференцией, которая имеет унифицированный интерфейс и выполняет роль пульта управления терминалом, в то время как видеоконференция отображается на общей ЖК-панели в переговорной. Монитор консоли и ЖК-панель просто подключаются к видеовыходам ПК в переговорной комнате, избавляя пользователя от необходимости запоминать нюансы работы с каждым отдельным компьютером в разных переговорных помещениях офиса. Ниже показаны примеры переговорных, оснащённых клиентами Zoom и MS Teams.
Однако на сегодняшний день эти сервисы официально ушли из России, а отечественные разработки сервисов ВКС (TrueConf, SberJazz, Dion, Atom Space, Яндекс Телемост, VideoMost, IVA, Vinteo и др.) пока не имеют режима консоли. Но это преодолимое препятствие при оснащении переговорных помещений. Например, если использовать решения без режима консоли, то на ЖК-панели и настольном мониторе будет просто одинаковый интерфейс, а если переговорная достаточно небольшая, то можно обойтись и без настольного монитора. Тем не менее решение с консолью несравнимо удобнее. Надеюсь, оно скоро появится в российских разработках.
Небольшой итог. Разделение переговорных комнат по функциональности сильно упрощает жизнь и пользователям, и администраторам, а также ещё более приближает офис к концепции удобной рабочей среды. Минусами здесь являются необходимость увеличивать число переговорных, по сравнению с вариантом, когда все переговорные универсальны, а также невозможность реализации концепции BYOM (по крайней мере, в её современном варианте, когда никаких паролей и логинов пользователь не вводит, а проходит идентификацию и аутентификацию, используя своё персональное мобильное устройство).
Решения для унификации интерфейса ПК
Для полной реализации всех концепций удобной рабочей среды необходим третий вариант оснащения переговорных помещений –, а именно использование специализированной программной оболочки-лончера, которая стандартизирует рабочий интерфейс ПК в переговорных, даёт пользователям доступ только к нужным приложениям для работы, а также реализует все необходимые современные концепции для совместной офисной работы (BYOD, BYOM). На сегодняшний день существуют три известных производителя такого ПО на российском рынке. К большому сожалению, все это зарубежные производители. Так что появление российских аналогов остаётся только ждать. Даже отечественных стартапов, созданных для решения этой задачи, мне найти не удалось.
Предлагаю пройтись по самому известному ПО на рынке России.
Launcher поставляется в Россию как рабочий интерфейс в составе ЖК-панелей для совместной работы таких известных производителей, как Clevertouch, NEC, DELL, Newline, Fujitsu. Также есть возможность приобрести и установить Launcher как отдельное приложение на ПК в переговорной.
Замечу, что облачным сервисом Launcher не является. ПО с сайта грузится, оплата через онлайн. Так как это не облачный софт, он не требует подключения дополнительных платных сервисов от производителя. Правда, сейчас и с оплатой онлайн могут быть проблемы, но это решаемо.
Пользователь может зарегистрироваться с помощью QR-кода и получить персональный календарь, а также доступ в OneDrive. При работе можно пользоваться всеми приложениями ПК, а после завершения сессии Launcher сам закроет все использованные приложения и соединения, а также вернёт интерфейс к первоначальному виду. Важной особенностью приложения стала поддержка режима консоли. То есть при работе с двумя мониторами и запуске видеоконференции, например, окно видеозвонка будет выведено на ЖК-панель, а на настольном компьютере останется рабочий интерфейс пользователя.
В целом, Valarea по свойствам идентична Launcher, но поддерживает больше онлайновых сервисов, помимо OneDrive ещё и Dropbox, GoogleDrive. Отмечу, что российские облачные сервисы пока не поддерживаются.
Кроме того, в отличие от Launcher, Valarea является облачным сервисом, но производитель может предоставить версию для развёртывания на собственном облаке. Приложение также поддерживает режим консоли и имеет возможность очистки рабочего пространства при завершении сеанса пользователя. Причём сеанс может быть завершён не только по времени (когда никаких действий на ЖК-панели не производится в течение определённого интервала времени), но и при отдалении пользователя от ЖК-панели на определённое расстояние. Партнёрами Valarea являются такие производители аудиовидеорешений, как LG и Lenovo. В 2022 г. на выставке INFOCOMM данное ПО даже стало победителем в номинации «Best Collaboration Software Product».
До 2022 г. разрабатывалось компанией UC Workspace. В феврале 2022 г. UC Workspace была поглощена одним из ведущих мировых производителей профессионального AV-оборудования — Kramer Electronics.
Данное ПО — пионер среди решений для унификации интерфейса в переговорных. Как говорится, появилось тогда, когда это ещё не было мейнстримом, — 10 лет назад. До приобретения компанией Kramer Quicklaunch приложение было интегрировано в аудиовизуальные решения таких производителей, как NEC, DELL, Avocor, Ricoh, Promethean, Sharp, ViewSonic.
ПО Quicklaunch не является облачным решением.
Продукт полностью реализует концепцию BYOM, поддерживает режим консоли и может быть приобретён в трёх версиях: Standard, Professional и Ultimate. В версии Standard приложение реализует только концепцию BYOD, BYOM появляется в двух других версиях. Кроме того, в Professional есть возможность управления сторонними устройствами при помощи RS232 команд, а в версии Ultimate предоставляется полноценный API-интерфейс для интеграции с системами управления умным офисом. Приобретение UC Workspace компанией Kramer также говорит о том, что в скором времени в их оборудовании появится полноценная поддержка работы с данным ПО, что позволит создавать полную программно-аппаратную инфраструктуру переговорных комнат на основе решений одного производителя, что, конечно же, благоприятно скажется на стабильности работы решения.
Сегодня российские сервисы ВКС и Unified Communications (UC) быстро развиваются. Мы надеемся, что скоро в портфеле решений российских разработчиков появится и ПО для унификации интерфейса пользователя.
