[Перевод] Культ деловых совещаний должен исчезнуть03.08.2015 08:07

На нашем сегодняшнем совещании мы обсудим наши главные десять задач первостепенной важности.

Я не уверен, почему мы решили собраться, но давайте все равно встретимся.

Простите, я опоздал, мое первое совещание затянулось. Не могли бы вы мне напомнить тему, которую мы обсуждаем?

Я слышу подобное каждый день. (Знаю, что и вы тоже.) Я слышу эти фразы ТАК часто, что уже не обращаю внимание на то, насколько все это невероятно и иронично. Только подумайте: как вы можете сфокусироваться на десяти главных задачах первостепенной важности? Это же самое важное. Это то, что должно быть сделано в ПЕРВУЮ очередь. Как вам добиться того, чтобы эти десять задач были решены?
И тем не менее мы организовываем собрание, терпеливо «заседаем», слушаем, страдаем фигней вместо того, чтобы фокусироваться на десяти главных вопросах. Мы с грехом пополам отбрасываем сваленную на нас кучу вздора на встрече, не имеющей ни четкого плана, ни четкой цели. На такие собрания участники, как правило, опаздывают либо преждевременно сбегают. В результате имеем ужасную неэффективность.

Все это выглядит странно, правда?

Потому, что мы не выбирали и не хотели такого пути развития нашего бизнеса, каким бы он ни был.

Культ деловых совещаний, поглотивший наши предприятия, в корне испорчен. И он разрушает вашу эффективность и прибыльность вашего бизнеса, примером чего может послужить недавнее снятие с должности Брайана Стоктона (Bryan Stockton), генерального директора компании Mattel (это тот производитель игрушек, который выпускает всемирно известную куклу Барби), после еще одной волны неудачных праздничных продаж. Когда же Стоктона спросили, что же случилось, тот ответил, что Mattel недостает инновационного подхода, и виной всему плохая организация собраний.

Итак, перед еще одной неделей, полной встреч и собраний, как вам определить и исключить ненужные мероприятия? И, в первую очередь, как перерасти их и избежать появления ненужных совещаний в будущем?

Подсчитайте стоимость каждого собрания

Каждое совещание имеет вполне реальную стоимость. Это часовая ставка каждого человека, присутствующего на собрании. Предположим, что почасовая ставка каждого, кто посещает ваши еженедельные служебные совещания, составляет где-то в границах 100–300 долларов. Давайте выберем золотую середину, 200 долларов, и помножим эту сумму на десять — количество участников собраний.

Ваши служебные совещания выходят вам в 2000 долларов еженедельно. И теперь представьте, что вы могли бы инвестировать эти 2000 долларов в свой продукт или улучшение услуг предприятия. Неужели вы думаете, что эта инвестиция не вернется к вам хотя бы в том же размере? И теперь, почему бы вам не договориться с самим собой, что каждое собрание в вашей организации должно как минимум «отбивать» свою стоимость, то есть стоимость времени его участников?

Подсчитайте стоимость ваших собраний и выявите из общего списка те, которые являются убыточными или приносят слишком низкий доход.

Задайте себе вопрос о личностной и профессиональной ценности каждого собрания

Если вы хотите исключить плохие совещания из своего календаря, то первым делом поставьте под сомнение личностную и профессиональную ценность каждого вашего собрания. Вместо того, чтобы автоматически принимать предложение следующей встречи, остановитесь и подумайте, вернет ли она вам вложенные инвестиции.

Поможет ли это совещание в достижении ваших целей?
Как цель совещания (если она вообще есть!) пересекается со стратегическими приоритетами компании?
Какой вклад вы можете внести в это собрание?
Заметит ли кто-то ваше отсутствие?
Эта встреча зарядит вас энергией или высосет жизненные силы?
Будет ли это совещание лишь «перепевом» последних пяти собраний?

Прежде всего, является ли посещение этого собрания по состоянию на данный момент наилучшим и наиболее эффективным использованием вашего времени? Каждый раз, когда вы соглашаетесь на что-то одно, вы отказываетесь от чего-то другого.

Не оставляйте ничего на волю случая — планируйте свои совещания

Когда вы рассматриваете запуск нового продукта или услуги, вы тщательно исследуете рынок, проводите испытания и тщательно планируете каждый этап от разработки до запуска. Ваши совещания требуют такого же внимания. Успех любого совещания зависит от предварительного обдумывания и планирования.

Для того, чтобы увеличить ваши шансы на проведение эффективных и целесообразных собраний, подумайте над ответами на следующие вопросы перед тем, как запланировать очередное совещание:

Почему нам нужно встречаться? Если вы не можете ответить на этот вопрос, то не переходите к следующему. Вам не нужно встречаться.
Какова цель совещания?
Чего я хочу добиться в результате этой встречи?
Есть ли другие пути достижения того же результата?
Если собрание важное, то какой формат встречи будет идеален для достижения его целей: личная встреча, виртуальное собрание или комбинация того и другого?
Кому нужно присутствовать на совещании?
Какую информацию мне нужно получить от присутствующих?
Что присутствующие должны знать или завершить перед встречей, чтобы совещание было продуктивным?
Каковы мои ожидания относительно подготовки и вклада присутствующих в собрание? Как мне их озвучить?

Если вы ответите на все эти вопросы и будете методично действовать в соответствии с данными вами ответами, это станет залогом того, что ваше собрание будет сфокусировано на его реальных целях, и они будут достигнуты. Вы сэкономите время и деньги.

Ставьте под сомнение продолжительность каждого совещания

Как часто вам доводилось, уходя с совещания думать: «Эта встреча уложилась бы и в 10 минут» или даже «Мы могли бы окончить собрание еще ЧАС тому назад»?

В какой-то момент все мы перестаем тщательно обдумывать идеальную продолжительность каждого совещания и становимся жертвами выбранных по умолчанию функций в наших календарях, в соответствии с которыми каждому собранию отводится один час вне зависимости от его целей. Переступите эту условность. Начните ставить под сомнение продолжительность всех совещаний, которые вы проводите (или на которых бываете в роли пассивного слушателя).

Если вы проводите совещание, то основательно обдумайте его цели, результаты, и формат, чтобы рассчитать идеальную продолжительность встречи. Если вы проводите виртуальную встречу в формате телефонного разговора или видеоконференции, то будьте готовы к тому, что, возможно, вам не удастся всецело завладеть вниманием ваших отдаленных невидимых коллег, занятых одновременно другими задачами.

А это значит, что собрание длиной от 45 до 60 минут гарантированно приводит к серьезному ухудшению внимания и концентрации. Чем короче виртуальная встреча, тем лучше.

Ваша цель — планирование совещаний как можно более короткими и вместе с тем эффективными в плане концентрации внимания участников. Обдумайте сокращение каждого собрания на 15 минут. И не забывайте о законе Паркинсона — работа должна занимать все отведенное на нее время.

Что сейчас вы можете сделать?

Посмотрите на ваше расписание на следующую неделю и вычеркните из него как минимум два совещания. Используйте это время на обдумывание или завершение работы.
Перед тем как соглашаться идти на очередное совещание, приглашение на которое появилось в ваших входящих сообщениях, спросите себя, поможет ли это собрание в достижении ваших целей, каков может быть ваш вклад, и не является ли встреча «перепевом» последних пяти собраний.
Сократите все проводимые вами совещания на 15 минут.