[Из песочницы] Ретроспектива проекта, на которую команде захочется приходить
Как часто вы скучали на ретроспективе проекта? Как часто вы злились, что тратите на эту встречу целый час своего времени, пока рядом грустно догорает очередная задача? Слушали ли вас на ретро, или каждый ждал своей очереди, чтобы сказать пару формальностей и вернуться к работе? Мне однажды это страшно надоело. В этой статья я буду говорить о том, как с помощью простых правил мне удалось сделать ретро самой теплой встречей команды, не считая корпоратива.
Ретроспектива проекта — это обсуждение командой возникших проблем на проекте и способов их решения. Кроме того, правильно проведенная ретро несет в себе еще и психологическую разрядку для команды.
Для начала определимся, когда можно и нужно проводить ретроспективу.
Для полезной ретро у вас должны быть:
- Завершенный проект или большое количество спринтов по проекту в достаточно долгосрочный период. Например, за пару месяцев. Если проект большой, существует выделенная под проект команда и работа над проектом ведется активно, можно проводить ретро раз в месяц. Чаще не стоит.
- Команда. Желательно, устоявшаяся и внутренняя. Проводить ретроспективу с аутсорсом или в ситуации, когда у вас ресурсы текут сильнее, чем вода из крана — бессмысленно и беспощадно.
- Обратная связь от команды. Будет отлично, если у команды будет возможность подготовиться к ретро. Будет идеально, если у команды будет выделено на это отдельное время в расписании.
В каком формате лучше всего собирать обратную связь
Конечно, если вы просто попросите обратную связь от команды, вы рискуете стать обладателем объемной, эмоциональной и неструктурированной информации, с которой невозможно работать.
Лучше всего, если у команды есть общая таблица.
Скажу откровенно, таблица обратной связи, пожалуй, одна из самых важных составляющих качественно проведенной ретро. Таблица, которую я использую, состоит из двух последовательно заполняемых командой частей.
Первая часть — это описание проблем и столбец под вариант решения, принятый на встрече.
Замечательно, если проблемы пишутся обезличено, а обсуждаются уже непосредственно на встрече, где сотрудник сможет остаться неназванным, если он того не захочет.
Также хорошо, если в таблице есть два столбца для описания проблемы: столбец для проблемы технической/организационной и т.п., и место для ора. Таким образом мы ненавязчиво помогаем коллеге разграничить свои чувства от конкретных проблем.
В моей таблице обычно есть два столбца для того, чтобы команда смогла поделиться эмоциями. В первом я даю возможность людям выбросить свой негатив, отвечая на вопрос: «Что было плохого?». После того, как праведный гнев был освобожден и прожег глаголом сердечки сочувствующих, я задаю вопрос-нейтрализатор: «Что было хорошего?». Обсуждать с коллегами не только негативные моменты даже самых трудных, рывковых, спринтов, крайне важно. Даже если спринт не удался, а у вам на почту валятся громогласные письма от клиента, команда должна найти позитивные моменты этого опыта. Вашей команде необходимо учиться самим находить позитивные моменты даже в самых трешовых ситуациях.
Вторая часть — это голосование. Разумеется, для каждого сотрудника собственная боль и мнение являются приоритетными. Но стоит помнить, что мы работает в команде. После того, как все проблемы были обсуждены, весь ор выслушан и найдены позитивные моменты, стоит выделить три главные проблемы (и их решение), которые вы и ваша команда будет внедрять в течение следующего месяца.
Не пытайтесь решить на ретро все проблемы скопом, это невозможно. Постарайтесь на каждой ретро соблюдать правило:
Три проблемы — три решения
Еще месяц вы потратите на внедрение этих решений, привыкание команды к изменениям и выявление подводных камней. Отлично, когда приоритеты этих проблем расставляет команда. Для этого у нас в таблице есть часть с голосованием.
Голосование проходит крайне просто: у каждого члена команды есть три голоса, которыми он волен распорядиться как угодно. Он может поставить все три голоса на приоритет единственно важной для него проблемы, или отдать по голосу за каждую свою боль. Дайте команде время подумать, не торопите их. По результатам голосования выделите три проблемы цветом и не забудьте вернуться в ним в следующую ретро для закрепления результата и разбора подводных камней.
А теперь я хочу сделать вашу жизнь немного проще. Для тех, кто еще ни разу не проводил ретро, ниже есть пошаговая инструкция, как начать такое благое дело>
Шаг 1
Определяем, нужна ли нам ретро. Выделяем на ретро два часа времени. Желательно провести ретро через день после релиза, когда хотфиксы уже накачены, команду отпустило и еще не накрыло новыми задачами с головой.
Шаг 2
Создаем таблицу.
Шаг 3
Собираем команду на пятиминутный стендап. Тезисно рассказываем, что это за зверь такой «эта ваша ретро», показываем таблицу.
Шаг 4, который важно не игнорировать
Выделяем каждому члену команды по 30–40 минут из расписания на заполнение таблицы. Пусть они знают, что у них есть на это время. Пусть они смогут спокойно ее заполнить.
Шаг 5
Приготовьтесь, что первая ретро пройдет отвратительно. Ждите, что в вашей таблице будет либо мат, либо пустые строки. Пока ваша команда не поняла, зачем вы это делаете, и для них это — пустая трата их драгоценного времени, в которое можно сделать что-нибудь полезное. Наберитесь терпения и будьте лояльны. Подготовьте положительные нюансы прошедшего спринта, занесите их сами в таблицу. Ах, да. Запаситесь успокоительным.
Шаг 6
Предложите коллегам приходить на ретро с кофе/чаем, задайте традицию «сладости на ретро к чаю» самостоятельно. Начните с озвучивания негативных и позитивных эмоций. Снимите негатив с команды, посмейтесь и поругайтесь все вместе. Эту часть часто пропускают, так как она малопродуктивна с точки зрения производства. Но для вас и вашей команды она важна. Если команда написала только негатив, предложите свои плюсы, послушайте отклик.
Важное правило ретро:
Не команда слушает вас. Вы слушаете команду.
Шаг 7
После переходите к озвучиванию проблем. Следите, чтобы на этом этапе команда уже вернулась в рабочее состояние и была готова к решению трудностей. Когда вы обсудили все трудности, есть наброски решений или уже сложившийся план решений, зафиксируйте их в таблице.
Шаг 8
Голосование. Поясните, что у каждого члена команды есть три голоса. Они могут распределить их по своей свободной воле, в зависимости от того, у кого какая проблема больше «болит», и ее решение для данного члена команды критично. Дайте коллегам время на голосование.
Шаг 9
Выделите три проблемы, которые будете решать выбранным способом. Поблагодарите коллег за встречу.
Шаг 10
Создайте таски для решения выделенных вами проблем и назначьте ответственных. Убедитесь, что у ответственных есть на это время.
Шаг 11
Будьте последовательны и ритмичны. Раз в месяц (или с иной периодичностью) у вас ретро. Все решения, которые выделены на ретро априори или внедряются, или выносятся на следующее обсуждение, как провалившееся решение, для поиска нового.
Если у вас есть возможность проводить ретро от случая к случаю, с текучей командой и за 20 минут, лучше не проводите встречу вовсе. Поберегите нервы своих коллег.
Сделайте ретро хорошей традицией. Вам окупится.
